Nessuno può ricordare ogni singolo dettaglio di una riunione. Verbali di riunione in coda: un modo per trascrivere tutti i punti discussi. Se state scrivendo un verbale di riunione per il presidente del consiglio di amministrazione o per il vostro manager, avete un compito importante da svolgere!
Vedetela così. Il verbale di una riunione è un promemoria per tutti i membri presenti. È come prendere appunti, ma devono essere dettagliati. Se manca qualche dettaglio (e intendiamo qualsiasi), i membri si confonderanno e voi non avrete fatto il vostro lavoro.
Se volete sapere come scrivere un verbale di riunione che sia dettagliato e utile per i partecipanti a una riunione, consultate il nostro articolo qui sotto. Vi illustriamo tutti i consigli e i trucchi per sfruttare al meglio il vostro tempo in riunione e prendere appunti che siano concisi e utili per tutti.
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Cosa sono i verbali delle riunioni?
I verbali di riunione sono una registrazione scritta completa di tutto ciò che accade durante una riunione. Include tutto, dai punti chiave discussi alle azioni assegnate a un dipendente designato.
Questi documenti hanno più di uno scopo. Sono un riferimento per qualsiasi riunione futura, per assicurarsi che tutti siano responsabili. Aiutano a mantenere un registro ufficiale per scopi organizzativi o addirittura legali.
Il verbale deve essere chiaro e conciso. Deve riflettere accuratamente l'essenza della riunione. Di solito, i verbali delle riunioni vengono assegnati a dipendenti come segretarie o assistenti amministrativi. Secondo l'Harvard Business Review, i dirigenti possono trascorrere 23 ore alla settimana in riunione. Di conseguenza, il personale che prende appunti probabilmente farà lo stesso.
Pertanto, è essenziale essere il più dettagliati possibile quando si redige il verbale, ma assicurarsi di non dedicare troppo tempo a parti della riunione che potrebbero non essere importanti.
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Perché i verbali delle riunioni sono così importanti?
I verbali delle riunioni sono fondamentali per il funzionamento di un'azienda e ci sono diversi motivi per cui sono importanti durante le riunioni del consiglio di amministrazione.
Si tratta di un resoconto ufficiale di ciò che è accaduto durante la riunione. I membri vi faranno riferimento quando avranno bisogno di rinfrescare la memoria. I verbali indicano a chi è stato assegnato un compito, in modo che nessuno abbia dubbi su ciò che ci si aspetta da lui. A volte, le note di riunione fungono da prova legale, dimostrando quali sono state le decisioni e le azioni dell'azienda in quel momento.
Aiutano a monitorare l'avanzamento dei progetti e a garantire che i punti di azione siano completati in tempo. Inoltre, consentono alle persone che hanno perso la riunione di recuperare le decisioni prese in loro assenza. Potete semplificarvi la vita utilizzando strumenti come i riassunti dell'intelligenza artificiale per prendere appunti durante una riunione, ma assicuratevi di correggere le note prima di consegnarle per l'approvazione.
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Come redigere un verbale di riunione
Prima di iniziare a prendere appunti, è necessario prepararsi bene prima della riunione. È inoltre necessario avere un'idea dello scopo della riunione per poter scrivere un verbale efficace. Qui di seguito vi diamo alcuni consigli su ciò che dovete fare prima, durante e dopo una riunione, compresi i modi per risparmiare tempo durante l'intero processo.
1. Preparare la riunione
Quando si scopre la data della riunione, è necessario iniziare a prepararsi accuratamente. Parlate con il responsabile della riunione per discutere di ciò che ci si aspetta da voi.
Esaminare i verbali delle riunioni precedenti
Esaminare i verbali delle riunioni precedenti aiuta a capire il formato, lo stile e il livello di dettaglio richiesto. Inoltre, fornisce un contesto per le discussioni in corso e aiuta a identificare eventuali questioni irrisolte che potrebbero essere affrontate.
Esaminare l'ordine del giorno della riunione
Prima di partecipare alla riunione è necessario ricevere un ordine del giorno. In genere viene fornito un elenco delle cose da discutere. Probabilmente riceverete anche una panoramica o l'ordine delle cose che verranno discusse. Studiatelo in modo da poter prevedere come si svolgerà la riunione e preparatevi a prendere appunti.
Raccogliere tutti i documenti necessari
Assicuratevi di avere tutti i documenti necessari, come relazioni, documenti supplementari e qualsiasi materiale fornito dai relatori. Averli a portata di mano vi aiuterà a comprendere le discussioni e a prendere appunti accurati.
Impostazione dei dispositivi di registrazione
Registrate la riunione utilizzando un dispositivo di registrazione o uno smartphone, se possibile. In questo modo si potrà avere un aiuto per colmare eventuali vuoti nella trascrizione degli appunti.
2. Cosa fare durante la riunione
La stesura del verbale di una riunione può essere molto impegnativa. In particolare, si tratta di una trascrizione istantanea di ciò che viene detto. Ecco la procedura da seguire dall'inizio alla fine.
Dettagli della chiave di registrazione
Iniziare a notare:
- La data e l'ora
- La sede della riunione
- I nomi dei partecipanti e degli assenti
Tutte queste informazioni sono fondamentali per il contesto e la consultazione.
Documentate tutte le discussioni e le decisioni
Riportate l'essenza di ogni discussione, compresi i punti principali, le opinioni divergenti e le eventuali decisioni o risoluzioni. Assicuratevi di annotare tutte le mozioni, chi le ha proposte e i risultati. Questo è particolarmente importante in una riunione del consiglio di amministrazione in cui vengono prese decisioni ufficiali.
3. Prendere appunti efficaci
Utilizzate abbreviazioni o note stenografiche per tenere il passo con la discussione. Evitate di essere troppo sintetici per non compromettere la fluidità della vostra scrittura! Concentratevi sulla trasmissione dei messaggi chiave e delle conclusioni piuttosto che cercare di riprodurre ogni parola.
Inoltre, identificate i punti di azione e le date di scadenza. Osservate la struttura della riunione per assicurarvi che tutti i punti vitali siano annotati.
Appello e presentazioni
Annotare l'appello se è una parte regolare della procedura di riunione. Registrare i nomi di tutti i partecipanti alla riunione e le presentazioni fatte dal responsabile della riunione.
Punti all'ordine del giorno e punti di discussione
Durante la riunione, seguite attentamente l'ordine del giorno. Registrate le discussioni per ogni punto all'ordine del giorno, includendo i punti di discussione e le questioni chiave sollevate. Questo aiuta a mantenere un documento chiaro e organizzato per il verbale della riunione.
Identificare i punti di azione e gli incarichi
Documentate chiaramente tutti i punti d'azione, indicando chi è responsabile di ciascun compito e la data di scadenza. Questo assicura che tutti i partecipanti alla riunione conoscano le proprie responsabilità.
4. Organizzare gli appunti dopo la riunione
Una volta terminata la riunione, è necessario iniziare a compilare tutti i documenti in modo che siano facilmente consultabili. Vediamo cosa fare.
Trascrivere e organizzare tutti gli appunti
Subito dopo la riunione, trasformate i vostri appunti in un documento coerente e sistematico. In questo modo, ricorderete sempre tutti i dettagli senza commettere errori. Per questo lavoro si può utilizzare MS Word o Google Docs.
Revisione e revisione
Per garantire la veridicità e la comprensibilità dei verbali, provate a rileggerli. Assicuratevi inoltre che siano facili da leggere e da capire. Non possono essere prolissi, ma devono includere tutti i punti rilevanti. Pertanto, se necessario, esaminate le audiocassette disponibili per un controllo incrociato.
Incorporare il feedback
Se avete domande o bisogno di chiarimenti, contattate il responsabile della riunione o gli altri partecipanti. In questo modo si garantisce che il verbale della riunione sia accurato e completo.
5. Approvazione e distribuzione del verbale della riunione
Una volta terminato il verbale della riunione, è necessario ottenere l'approvazione dei membri del consiglio. Questo deve essere fatto prima dell'inizio della riunione successiva.
Presentazione del verbale per l'approvazione
Per far approvare il verbale, presentatelo al vostro manager o a chi era responsabile della riunione. È necessario farlo prima della riunione successiva. Questa è un'occasione per suggerire correzioni o aggiunte. Assicuratevi che il verbale sia approvato prima di passare alle nuove questioni.
Approvazione della registrazione
Una volta approvato il verbale, annotarlo nel nuovo documento del verbale della riunione. Questa registrazione ufficiale dell'approvazione è importante per mantenere uno storico accurato delle riunioni.
6. Invio del verbale finale della riunione
Ora non resta che inviare il verbale della riunione alle persone giuste!
Condividere con tutti i partecipanti alla riunione
Una volta ottenuta l'approvazione, distribuite il verbale finale a tutti i partecipanti. Questa operazione può essere effettuata tramite e-mail, un sistema interno di gestione dei documenti o una piattaforma di condivisione online.
Conservare e archiviare i verbali delle riunioni
È possibile registrare i verbali in modo da poterli recuperare facilmente in caso di necessità, magari come archivio digitale o fisico, a seconda delle esigenze dell'organizzazione. Questo è importante per i riferimenti futuri e per la conformità.
Condivisione online e archiviazione cloud
L'utilizzo di soluzioni di archiviazione cloud come Google Docs rende i verbali delle riunioni facilmente accessibili a tutte le parti interessate. Ciò facilita anche gli aggiornamenti rapidi e la collaborazione, se necessario.
Domande frequenti
Cosa devo includere nelle mie note di riunione?
Gli appunti della riunione devono sempre includere:
- Data e ora, luogo, nomi dei partecipanti
- Punti all'ordine del giorno, sintesi delle discussioni principali e delle decisioni prese.
- Punti d'azione, data della prossima riunione e orario di conclusione della riunione.
I verbali delle riunioni devono essere trascritti alla lettera?
Non fate in modo che il verbale della riunione sia un resoconto testuale. Dovrebbe invece parafrasare i punti principali e le decisioni prese durante la riunione. L'obiettivo è quello di catturare ciò che è stato discusso in sostanza e le azioni che ne sono scaturite, ma non necessariamente trascrivendo ogni parola. In questo modo si risparmia tempo e si rende il verbale più breve e leggibile.
Entro quanto tempo devo preparare il verbale dopo la riunione?
Subito dopo la riunione, cercate di preparare il verbale. Dovreste cercare di farlo entro uno o due giorni. Questo è importante perché vi aiuterà a mantenerli aggiornati e precisi. Dovete essere in grado di consegnarlo facilmente ai partecipanti, per facilitare un rapido follow-up dei punti di azione.
Esistono requisiti legali per i verbali delle riunioni?
I verbali delle riunioni possono essere richiesti dalla legge, a seconda della natura della vostra attività. Le riunioni dei consigli di amministrazione delle società devono talvolta essere verbalizzate per rispettare le regole di governance aziendale. È quindi importante che comprendiate e rispettiate qualsiasi statuto o obbligo legale locale.
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