Nikt nie jest w stanie zapamiętać każdego szczegółu spotkania. Protokół ze spotkania w kolejce: sposób na transkrypcję wszystkich omawianych punktów. Jeśli piszesz protokoły ze spotkań dla przewodniczącego zarządu lub kierownika, masz przed sobą ważne zadanie!
Pomyśl o tym w ten sposób. Protokoły ze spotkań działają jako przypomnienie dla wszystkich obecnych członków. To jak robienie notatek, ale muszą być one szczegółowe. Jeśli pominiesz jakikolwiek szczegół (a mamy na myśli jakikolwiek), członkowie będą zdezorientowani, a ty nie wykonasz swojej pracy.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak pisać protokoły ze spotkań, które będą szczegółowe i pomocne dla uczestników spotkania, zapoznaj się z naszym artykułem poniżej. Omawiamy w nim wszystkie porady i wskazówki, jak najlepiej wykorzystać czas na spotkaniu i sporządzić notatki, które będą zwięzłe i pomocne dla wszystkich.
Obraz z Unsplash
Czym są protokoły ze spotkań?
Protokoły ze spotkań są kompleksowym pisemnym zapisem wszystkiego, co dzieje się podczas spotkania. Obejmują one wszystko, od kluczowych omawianych punktów po działania przypisane wyznaczonemu pracownikowi.
Dokumenty te służą więcej niż jednemu celowi. Pomyśl o nich jako o punkcie odniesienia dla wszelkich przyszłych spotkań, aby upewnić się, że wszyscy pozostaną odpowiedzialni. Pomagają one zachować oficjalny zapis dla celów organizacyjnych, a nawet prawnych.
Protokoły powinny być jasne i zwięzłe. Muszą dokładnie odzwierciedlać istotę spotkania. Zazwyczaj sporządzanie protokołów ze spotkań powierza się pracownikom takim jak sekretarki czy asystenci administracyjni. Według Harvard Business Review, kadra kierownicza może spędzać 23 godziny tygodniowo na spotkaniach. W związku z tym pracownicy, którzy sporządzają notatki, prawdopodobnie będą robić to samo.
Dlatego ważne jest, aby podczas protokołowania być jak najbardziej szczegółowym, ale nie poświęcać zbyt wiele czasu na części spotkania, które mogą nie być ważne.
Obraz z Unsplash
Dlaczego protokoły ze spotkań są tak ważne?
Protokoły z posiedzeń mają kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmy i istnieje kilka powodów, dla których są one ważne podczas posiedzeń zarządu.
Stanowią one oficjalny zapis tego, co wydarzyło się podczas spotkania. Członkowie będą się do nich odwoływać, gdy będą potrzebowali przypomnieć sobie wydarzenia. Protokoły te będą obejmować, kto jest przypisany do jakiego zadania, aby nikt nie miał wątpliwości, czego się od niego oczekuje. Czasami notatki ze spotkań działają jako dowód prawny, potwierdzając decyzje i działania firmy w danym czasie.
Pomagają w śledzeniu postępów projektów i zapewniają, że elementy działań są wykonywane na czas. Umożliwiają również osobom, które nie uczestniczyły w spotkaniu, nadrobienie zaległości w zakresie decyzji, które zostały podjęte bez ich udziału. Możesz ułatwić sobie życie, korzystając z narzędzi takich jak podsumowania AI do robienia notatek podczas spotkania, ale upewnij się, że najpierw sprawdziłeś te notatki przed przekazaniem ich do zatwierdzenia.
Obraz z Unsplash
Jak sporządzać protokoły ze spotkań
Zanim zaczniesz sporządzać jakiekolwiek notatki, zawsze powinieneś dobrze przygotować się przed spotkaniem. Musisz także mieć pojęcie o celu spotkania, aby spisać skuteczny protokół ze spotkania. Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek dotyczących tego, co należy zrobić przed, w trakcie i po spotkaniu, w tym sposoby na zaoszczędzenie czasu podczas całego procesu.
1. Przygotowanie do spotkania
Gdy poznasz datę spotkania, powinieneś rozpocząć gruntowne przygotowania. Porozmawiaj z prowadzącym spotkanie, aby omówić swoje oczekiwania.
Analiza protokołów z poprzednich spotkań
Przeglądanie poprzednich protokołów ze spotkań pomaga zrozumieć format, styl i wymagany poziom szczegółowości. Daje również kontekst dla toczących się dyskusji i pomaga zidentyfikować wszelkie nierozwiązane kwestie, którymi można się zająć.
Przegląd programu spotkania
Przed wzięciem udziału w spotkaniu powinieneś otrzymać jego plan. Zazwyczaj zawiera ona listę spraw do omówienia. Prawdopodobnie otrzymasz również przegląd lub kolejność spraw, które będą omawiane. Zapoznaj się z nią, aby móc przewidzieć przebieg spotkania i przygotować się do sporządzania notatek.
Zbierz wszystkie potrzebne dokumenty
Upewnij się, że masz wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak raporty, dokumenty uzupełniające i wszelkie materiały dostarczone przez prelegentów. Posiadanie ich pod ręką pomoże ci zrozumieć dyskusje i sporządzić dokładne notatki.
Konfiguracja urządzeń nagrywających
Jeśli to możliwe, nagraj spotkanie za pomocą urządzenia nagrywającego lub smartfona. Będzie to działać jako rozwiązanie awaryjne, które pomoże wypełnić wszelkie luki podczas transkrypcji notatek.
2. Co robić podczas spotkania
Sporządzanie protokołów ze spotkań może być bardzo wymagające. W szczególności, dokonujesz natychmiastowej transkrypcji tego, co zostało powiedziane. Oto procedura, której należy przestrzegać od początku do końca.
Szczegóły klucza zapisu
Zacznij od odnotowania:
- Data i godzina
- Miejsce spotkania
- Nazwiska uczestników i nieobecnych
Wszystkie te informacje są kluczowe dla kontekstu i odniesienia.
Dokumentowanie wszystkich dyskusji i decyzji
Uchwyć istotę każdej dyskusji, w tym główne punkty, różne opinie oraz wszelkie decyzje lub postanowienia. Pamiętaj, aby odnotować wszelkie wnioski, kto je zaproponował i wyniki. Jest to szczególnie ważne podczas spotkania zarządu, na którym podejmowane są oficjalne decyzje.
3. Rób skuteczne notatki
Używaj skrótów lub krótkich notatek, aby dotrzymać tempa dyskusji. Unikaj zbyt krótkich wypowiedzi, ponieważ wpłynie to na płynność pisania! Skoncentruj się na przekazaniu kluczowych wiadomości i wniosków, zamiast próbować odtworzyć każde słowo.
Ponadto należy zidentyfikować elementy działań i terminy ich wykonania. Obserwuj strukturę spotkania, aby upewnić się, że wszystkie istotne punkty zostały zanotowane.
Apel i wprowadzenie
Zanotuj imienne wywołanie, jeśli jest to regularna część procedury spotkania. Zapisz imiona i nazwiska wszystkich uczestników spotkania oraz wszelkie wprowadzenia dokonane przez prowadzącego spotkanie.
Punkty porządku obrad i punkty do dyskusji
W miarę postępów spotkania należy uważnie śledzić porządek obrad. Zapisuj dyskusje w ramach każdego punktu porządku obrad, w tym punkty dyskusji i kluczowe poruszone kwestie. Pomoże to zachować przejrzysty i uporządkowany dokument protokołu spotkania.
Określenie punktów działania i zadań
Jasno dokumentuj wszelkie punkty działania, w tym kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i termin jego wykonania. Gwarantuje to, że wszyscy uczestnicy spotkania znają swoje obowiązki.
4. Uporządkuj swoje notatki po spotkaniu
Po zakończeniu spotkania należy rozpocząć kompilowanie wszystkich dokumentów, aby były łatwe do przeglądania. Przyjrzyjmy się, co należy zrobić.
Transkrypcja i porządkowanie wszystkich notatek
Natychmiast po spotkaniu zmień swoje notatki w spójny i systematyczny dokument. W ten sposób zawsze będziesz pamiętać wszystkie szczegóły bez popełniania błędów. Do tego celu można wykorzystać MS Word lub Google Docs.
Przegląd i poprawki
Aby zapewnić rzeczowość i zrozumiałość protokołów, należy je ponownie przeczytać. Upewnij się również, że są one łatwe do przeczytania i zrozumienia. Protokoły nie mogą być rozwlekłe, ale muszą zawierać wszystkie istotne punkty. Dlatego też, w razie potrzeby, należy sprawdzić wszelkie dostępne taśmy audio w celu kontroli krzyżowej.
Uwzględnianie informacji zwrotnych
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz wyjaśnień, skontaktuj się z prowadzącym spotkanie lub innymi uczestnikami. Dzięki temu protokół ze spotkania będzie dokładny i kompletny.
5. Zatwierdzenie i dystrybucja protokołów z posiedzeń
Po sporządzeniu protokołu ze spotkania należy uzyskać zgodę członków zarządu. Należy to zrobić przed rozpoczęciem kolejnego spotkania.
Przedstawienie protokołu do zatwierdzenia
Aby zatwierdzić protokół, należy przedstawić go przełożonemu lub osobie odpowiedzialnej za spotkanie. Należy to zrobić przed następnym spotkaniem. Jest to okazja dla osób do zasugerowania poprawek lub uzupełnień. Upewnij się, że protokół został zatwierdzony przed przejściem do nowych spraw.
Zatwierdzenie zapisu
Po zatwierdzeniu protokołu należy odnotować ten fakt w nowym dokumencie protokołu spotkania. Ten oficjalny zapis zatwierdzenia jest ważny dla zachowania dokładnej historii spotkań.
6. Wysłanie końcowego protokołu ze spotkania
Teraz pozostaje tylko wysłać sfinalizowany protokół ze spotkania do odpowiednich osób!
Udostępnij wszystkim uczestnikom spotkania
Po zatwierdzeniu, roześlij końcowy protokół do wszystkich uczestników. Można to zrobić za pośrednictwem poczty elektronicznej, wewnętrznego systemu zarządzania dokumentami lub platformy udostępniania online.
Przechowywanie i archiwizowanie protokołów ze spotkań
Protokoły można zapisywać w taki sposób, aby można je było łatwo odzyskać w razie potrzeby, być może jako archiwum cyfrowe lub plik fizyczny zgodnie z potrzebami organizacji. Jest to ważne dla przyszłego odniesienia i zgodności.
Udostępnianie online i przechowywanie w chmurze
Korzystanie z rozwiązań do przechowywania danych w chmurze, takich jak Dokumenty Google, sprawia, że protokoły ze spotkań są łatwo dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron. Ułatwia to również szybkie aktualizacje i współpracę w razie potrzeby.
Najczęściej zadawane pytania
Co powinienem zawrzeć w notatkach ze spotkania?
Notatki ze spotkania muszą zawsze zawierać:
- Data i godzina, lokalizacja, nazwiska uczestników
- Punkty porządku obrad, podsumowanie kluczowych dyskusji i podjęte decyzje
- Elementy działań, data następnego spotkania i godzina zakończenia spotkania
Czy protokoły ze spotkań powinny być dosłownym zapisem?
Protokoły ze spotkań nie powinny być dosłownym zapisem. Zamiast tego powinny one parafrazować główne punkty i decyzje podjęte podczas spotkania. Celem jest uchwycenie tego, co zostało zasadniczo omówione i wszelkich działań, które wynikły w rezultacie, ale niekoniecznie z transkrypcją każdego słowa. Oszczędza to czas i sprawia, że protokół jest krótszy i bardziej czytelny.
Jak szybko należy przygotować protokół po spotkaniu?
Zaraz po spotkaniu postaraj się przygotować protokół. Powinieneś dążyć do tego, aby zrobić to w ciągu jednego lub dwóch dni. Jest to ważne, ponieważ pomoże to zachować ich aktualność i dokładność. Musisz być w stanie łatwo przekazać je uczestnikom, ułatwiając szybkie monitorowanie punktów działania.
Czy istnieją wymogi prawne dotyczące protokołów ze spotkań?
Protokoły ze spotkań mogą być wymagane przez prawo, w zależności od charakteru prowadzonej działalności. Posiedzenia zarządu korporacji muszą czasami być protokołowane, aby spełnić zasady ładu korporacyjnego. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć i przestrzegać wszelkich odpowiednich lokalnych regulaminów lub zobowiązań prawnych.
Uzyskaj pomoc w transkrypcji protokołów ze spotkań dzięki Smodin AI
Transkrypcja protokołów ze spotkań może być trudnym zadaniem, zwłaszcza jeśli spotkanie jest długie i szczegółowe. Smodin AI oferuje rozwiązanie tego wyzwania. Narzędzie Summarizer może pomóc w dokładnym przechwytywaniu i organizowaniu protokołów ze spotkań. Pozwala to zaoszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko błędów.
Dzięki Smodin AI możesz skupić się na uczestnictwie w spotkaniu, zamiast martwić się o pominięcie ważnych szczegółów. Zarejestruj się w Smodin już dziś, aby ułatwić sobie życie!