Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp hoặc làm việc trong lĩnh vực học thuật, bạn có thể quen thuộc với các yêu cầu về thư giới thiệu. Những thư này có thể đến từ những người lao động cũ hoặc sinh viên muốn được hỗ trợ để đạt được tham vọng nghề nghiệp của mình.
Đây là một yêu cầu hay, đặc biệt là nếu bạn có những kỷ niệm đẹp về người mà bạn đang viết về. Nếu bạn không chắc chắn về cách thực hiện hoặc cần một số gợi ý và mẹo, chúng tôi có thể giúp bạn. Hãy tham gia cùng chúng tôi khi chúng tôi trả lời câu hỏi "Làm thế nào để viết thư giới thiệu?" và nâng cao kỹ năng viết của bạn lên một tầm cao mới với các mẹo và công cụ được chúng tôi đề xuất.
Thư giới thiệu là gì?
Khi nộp đơn xin việc hoặc xin một suất học tại một trường đại học, ứng viên phải nổi bật giữa đám đông. Các tài liệu như thư giới thiệu được soạn thảo kỹ lưỡng có thể giúp ích. Chúng nêu bật lý do tại sao một người nào đó sẽ là tài sản có giá trị đối với một cơ sở. Chúng đề cập đến tất cả các kỹ năng có liên quan, thành tích học tập, kỹ năng lãnh đạo hoặc các khả năng khác của họ.
Một lá thư giới thiệu từ người có kinh nghiệm làm việc ở vị trí quản lý có thể tạo nên sự khác biệt cho triển vọng của ứng viên.
Tuy nhiên, cách chúng được xây dựng như thế nào là quan trọng. Cấu trúc phù hợp là chìa khóa. Viết theo giọng điệu chuyên nghiệp là điều cần thiết và một số yếu tố phải được xem xét. Chúng ta sẽ xem xét tất cả những điều này bên dưới.
Bạn nên đưa những gì vào thư giới thiệu?
Hãy bắt đầu hành trình viết thư giới thiệu bằng cách xem xét những gì nên và không nên đưa vào. Bạn phải đảm bảo rằng bạn đưa ra cái nhìn tổng quan đầy đủ về người mà bạn đang viết thư giới thiệu.
Hãy nghĩ về việc họ có thể là tài sản giá trị như thế nào đối với một tổ chức. Đưa ra ví dụ cụ thể về thành tích. Xem xét kỹ năng của ứng viên phù hợp với mô tả công việc hoặc chương trình học như thế nào.
Với suy nghĩ này – một số điều nên và không nên làm khi viết thư giới thiệu là gì?
Những điều nên làm khi viết thư giới thiệu
Sau đây là những điều bạn nên cân nhắc khi viết thư giới thiệu:
- Hãy tích cực: Điều quan trọng là phải tích cực và chỉ sử dụng ngôn ngữ tích cực. Những bình luận tiêu cực có thể ảnh hưởng đến cơ hội của sinh viên hoặc ứng viên xin việc. Nếu bạn chỉ có thể nghĩ ra những điều tiêu cực để nói, tốt nhất là không nên viết thư.
- Cung cấp thông tin chi tiết: Đưa ra ví dụ cụ thể về các thành tích và tiềm năng thành công ở vị trí ứng tuyển. Khả năng của học sinh phù hợp như thế nào?
- Sử dụng ngôn ngữ súc tích: Thư nên súc tích và được cấu trúc thành ba phần: phần giới thiệu, các điểm cụ thể và phần tóm tắt. Chúng ta sẽ đề cập chi tiết hơn về những phần này sau. Điều quan trọng là phải cân nhắc đến độ dài. Thư nên dài một trang nhưng có thể kéo dài thành hai trang nếu có nhiều nội dung hơn để nói.
- Kiểm tra cẩn thận: Đánh máy chữ cái đúng cách. Sửa lỗi ngữ pháp và chính tả. Nên ký bằng tay.
- Cung cấp thông tin liên lạc: Cung cấp tên và chức danh. Địa chỉ gửi thư, địa chỉ email và số điện thoại phải được ghi tối thiểu.
- Tập trung vào người nộp đơn: Giải thích vai trò của bạn trong cuộc sống của người nộp đơn và thảo luận về thời gian bạn đã biết họ. Đây là về họ, không phải về bạn.
Những điều không nên làm trong thư giới thiệu
Khi soạn thư giới thiệu, hãy đảm bảo tránh những điều sau:
- Đừng quá chung chung: Không mô tả quá chung chung về cuộc sống của người nộp đơn.
- Đừng tập trung vào những điều cơ bản: Chúng tôi đang tìm kiếm những gì làm cho ứng viên trở nên nổi bật. Không phải những điều cơ bản như đúng giờ hoặc hoàn thành dự án đúng hạn. Những điều này phải là điều hiển nhiên.
- Không khen ngợi gián tiếp: Đừng chê bai người nộp đơn bằng lời khen hời hợt. Nếu không có gì hay ho để nói, đừng viết thư giới thiệu.
- Đừng mơ hồ: Hãy nêu cụ thể những thành tựu quan trọng mà ứng viên đã đạt được trong công việc hoặc học tập.
- Đừng dùng những từ ngữ cường điệu: Tránh dùng quá nhiều từ và hãy sử dụng ngôn từ một cách tiết kiệm.
- Đừng gửi một lá thư mẫu: Một lá thư giới thiệu phải cụ thể cho từng ứng viên mà bạn viết cho. Nó phải đại diện cho họ một cách độc đáo và phải khác biệt 100% mỗi lần.
Mẫu thư giới thiệu có thể trông như thế nào?
Bây giờ chúng ta hãy đi vào một số ví dụ cụ thể hơn. Đầu tiên, nó phải có giọng điệu chuyên nghiệp. Nó phải có cấu trúc trang trọng và nếu có thể thì chỉ nên giới hạn trong một trang.
Mục tiêu cuối cùng là cung cấp một tài liệu ngắn gọn, có tổ chức tốt, nêu bật điểm mạnh của ứng viên mà không chứa những thông tin không cần thiết.
Dưới đây, chúng ta sẽ thảo luận về những gì cần có trong từng phần của thư giới thiệu.
Giới thiệu
Bạn biết ứng viên như thế nào? Điều này sẽ giúp thiết lập uy tín và sự xác nhận của bạn. Nói về thời gian bạn biết ứng viên và khả năng của bạn. Nội dung này có nghĩa là những người đang xem xét đơn xin việc có thể hiểu được mối quan hệ của bạn và quan điểm mà bạn đang viết.
Thân chính
Sử dụng tên đầy đủ của ứng viên khi bạn nhắc đến họ lần đầu tiên. Sau đó, chỉ cần tên. Tốt nhất là sử dụng hai đoạn văn cho phần thân bài. Làm nổi bật một câu chuyện thể hiện đạo đức nghề nghiệp và tính cách của ứng viên. Nó phải thể hiện điểm mạnh cá nhân, sở thích trí tuệ, tính chính trực hoặc khả năng lãnh đạo của họ.
Lý tưởng nhất là nó phải liên quan đến công việc hoặc chương trình học. Thảo luận về tính cách của ứng viên. Họ tương tác với bạn bè/đồng nghiệp/sinh viên khác như thế nào?
Đoạn thứ hai nên bao gồm lời giới thiệu trực tiếp của bạn. Đoạn này nên kết thúc bằng một tuyên bố chân thành giới thiệu ứng viên cho công việc hoặc tổ chức học thuật.
Tuyên bố kết thúc
Bắt đầu bằng tên đầy đủ của ứng viên. Trong phần kết luận hoặc tuyên bố kết thúc hay , bạn nên khuyến khích công ty hoặc cơ sở liên hệ với bạn nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào khác. Kết thúc bằng “Trân trọng”. Bao gồm chức danh và vị trí công việc của bạn. Nhập tên và chữ ký của bạn. In ra và ký tay vào thư.
Ý tưởng mẫu thư giới thiệu
Sau đây là ý tưởng về cách bạn có thể trình bày một lá thư giới thiệu với một số yếu tố chính.
- [Tên của bạn]
- [Vị trí của bạn]
- [Tên công ty hoặc cơ sở giáo dục]
- [Ngày]
Kính gửi [Tên]
Tôi rất vui khi giới thiệu [Họ tên đầy đủ của ứng viên] cho [chức vụ/tuyển sinh] này tại [Tên trường đại học hoặc công ty]. Tôi đã biết [anh ấy/cô ấy] trong [số] năm. Tôi là [giáo sư/giáo viên/người sử dụng lao động] của họ. Vào thời điểm đó, họ đã thể hiện năng lực học tập mạnh mẽ và phát triển các phẩm chất cá nhân của mình.
Trong [môn học/lớp/vai trò], [Tên của ứng viên] là người có thành tích xuất sắc. Họ có đạo đức nghề nghiệp nhất quán và đáng tin cậy. Ví dụ, [anh ấy/cô ấy/họ] đã đóng góp vào [chủ đề/vai trò cụ thể], nhờ đó [cô ấy/anh ấy] đã nhận được lời khen ngợi vì sự chăm chỉ và chu đáo của mình.
Xa [công ty/trường đại học] [Tên ứng viên] được biết đến với [giai thoại cá nhân], và điều này khiến tôi giới thiệu họ thêm. Tôi tin rằng họ sẽ là tài sản có giá trị cho [công ty/trường đại học] của bạn.
Nếu bạn cần thêm thông tin, vui lòng liên hệ.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Tiêu đề của bạn]
Đây là phác thảo ngắn gọn về cách xây dựng một lá thư giới thiệu. Nó sẽ phù hợp với nhiều vai trò hoặc khóa học đại học khác nhau.
Hãy viết ngắn gọn nhưng hãy đưa vào những giai thoại cá nhân nếu có thể. Điều quan trọng là chỉ viết thư giới thiệu cho ứng viên mà bạn biết rõ. Hoặc đối với ứng viên mà bạn chỉ có thể đưa ra những bình luận tích cực.
Không bao giờ gửi thư giới thiệu tiêu cực. Trong những trường hợp đó, tốt nhất là để ứng viên tìm người khác hoàn thành thư giới thiệu của họ.
Làm thế nào để viết thư giới thiệu bằng công cụ AI?
Sử dụng AI là một trong những cách tốt nhất để thoát khỏi tình trạng bí ý tưởng. Đặc biệt là trong một tình huống quan trọng như thế này, khi mà việc đảm bảo mọi chi tiết đều chính xác là điều bắt buộc. Các công cụ AI đã phát triển rất nhiều trong vài năm trở lại đây. Giờ đây, bạn có thể khiến chúng nghe giống con người hơn bao giờ hết.
Đây là cách tuyệt vời để nhanh chóng tạo bản thảo thư giới thiệu và sau đó chỉnh sửa để phù hợp với kế hoạch giáo dục/nghề nghiệp và bộ kỹ năng của ứng viên. Bao gồm thông tin chi tiết về tính cách của học sinh hoặc các dự án nghiên cứu và sở thích của họ. Đưa ra các ví dụ cụ thể về kỹ năng và khả năng của họ. Đưa thông tin này vào mẫu chuyên nghiệp mà bạn đã tạo và bạn sẽ không mắc sai lầm.
Trải qua quá trình nộp đơn vào trường đại học hoặc bước vào nấc thang sự nghiệp là một giai đoạn lớn trong cuộc đời của bất kỳ ai. Việc giúp họ dễ dàng hơn một chút bằng cách cung cấp một lá thư giới thiệu chất lượng cao có thể rất bổ ích.
Không có gì đáng xấu hổ khi sử dụng công cụ AI để tạo mẫu đề xuất. Đôi khi, bạn có thể thấy khó biết nên bắt đầu từ đâu hoặc hiểu cách chuyên nghiệp nhất để kết thúc.
Một công cụ AI có thể xóa tan mọi lo lắng này và giúp bạn có khởi đầu vững chắc để làm việc. Bạn có thể sử dụng một công cụ như thế này nhiều hay ít tùy theo nhu cầu. Nó có thể giúp bạn tạo một lá thư chuyên nghiệp đầy đủ ngay lần đầu tiên bạn cần. Sau đó, bạn có thể sử dụng cùng một công thức vào lần tiếp theo khi bạn cần viết một lá thư.
Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng khi bạn sử dụng các công cụ AI trong thư giới thiệu, bạn hãy đọc lại và chỉnh sửa thư theo yêu cầu. Đôi khi, các công cụ AI có thể khiến ứng viên bị đánh giá thấp và không thể hiện được kỹ năng của họ theo cách khiến họ nổi bật giữa đám đông.
Viết một lá thư giới thiệu tuyệt vời với Smodin
Vậy, làm thế nào để viết một lá thư giới thiệu? Chúng tôi hy vọng những mẹo trên có thể giúp bạn viết một lá thư nêu bật tất cả các kỹ năng và khả năng hàng đầu của người mà bạn giới thiệu.
Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một số công cụ AI hàng đầu để giúp bạn viết thư xin việc , tạo tuyên bố cá nhân hoặc soạn thảo bài luận hoặc bài tập, chúng tôi có thể giúp bạn!
Bộ công cụ AI chất lượng cao của Smodin giúp bạn không còn căng thẳng khi viết. Hãy bắt đầu sử dụng phần mềm của chúng tôi ngay hôm nay và xem kết quả chuyên nghiệp mà bạn có thể nhận được. Hãy dùng thử trình viết thư giới thiệu của Smodin ngay hôm nay!
Những câu hỏi thường gặp
Sử dụng AI để viết thư giới thiệu có an toàn không?
Có! Đây là một trong những cách tốt nhất để học cách xây dựng một lá thư giới thiệu đúng cách và chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng một công cụ AI như thế này để dễ dàng cá nhân hóa và hoàn thiện tài liệu. Mọi thông tin bạn chia sẻ đều được bảo mật.
Cách tốt nhất để sử dụng công cụ AI để viết thư giới thiệu là gì?
Bạn có thể sử dụng ít hoặc nhiều công cụ AI tùy theo nhu cầu. Khi viết thư giới thiệu, điều quan trọng là phải có tất cả thông tin chính xác 100%.
Bạn có thể sử dụng AI để lập dàn ý và tự điền vào tất cả các chi tiết chuyên môn. Bạn cũng có thể thử bằng cách viết một lá thư giới thiệu đầy đủ và chỉnh sửa theo ý bạn. Từ khi bắt đầu đến khi viết kết luận, chúng vô cùng hữu ích. Bạn có thể tùy ý lựa chọn mức độ đầu vào mà bạn cần.
Thư giới thiệu có thể nâng cao hiệu suất làm việc của ứng viên không?
Có, có thể. Viết thư giới thiệu có thể thúc đẩy sự tự tin của ứng viên và giúp họ đạt được sự nghiệp hoặc trình độ cần thiết. Đây là cách tuyệt vời để giúp họ trong quá trình tuyển sinh hoặc tìm việc.
Khi bạn đã phát triển được mối quan hệ làm việc tuyệt vời với ai đó theo thời gian, việc biết rằng bạn có thể giúp đỡ họ có thể rất bổ ích.