Ningú pot recordar tots els detalls d'una reunió. Actes de reunions de cua: una manera de transcriure tots els punts tractats. Si esteu escrivint les actes de la reunió per al president de la junta o el vostre gerent, teniu una tasca important per davant!
Penseu-ho així. L'acta de la reunió serveix de recordatori per a tots els membres presents. És com prendre notes, però cal detallar-les. Si us perdeu algun detall (i ens referim a qualsevol), els membres es confondran i no haureu fet la vostra feina.
Si voleu saber com redactar actes de reunió que siguin detallats i útils per als participants d'una reunió, consulteu el nostre article a continuació. Repassem tots els consells i trucs per aprofitar millor el vostre temps a la reunió i prenem notes que seran concises i útils per a tothom.
Imatge de Unsplash
Què són les actes de la reunió?
Les actes de reunió són un registre escrit complet de tot el que passa durant una reunió. Inclouen des dels punts clau comentats fins a les accions assignades a un empleat designat.
Aquests documents tenen més d'una finalitat. Penseu en ells com una referència per a qualsevol reunió futura per assegurar-vos que tothom sigui responsable. Ajuden a mantenir un registre oficial amb finalitats organitzatives o fins i tot legals.
Els actes han de ser clars i concisos. Han de reflectir l'essència de la reunió amb precisió. Normalment, les actes de reunió s'assignen als empleats com a secretaris o assistents administratius. Segons la Harvard Business Review , els executius poden passar 23 hores a la setmana en reunions. Per tant, el personal que està prenent notes probablement farà el mateix.
Per tant, és essencial ser el més detallat possible a l'hora de fer actes, però assegurar-se de no dedicar massa temps a parts de la reunió que poden no ser importants.
Imatge de Unsplash
Per què són tan importants les actes de la reunió?
Les actes de reunió són crucials per mantenir un negoci en funcionament i hi ha diverses raons per les quals són importants durant les reunions de la junta.
Són un registre oficial del que va passar a la reunió. Els membres es referiran a ells quan necessitin recuperar la memòria. Aquests minuts inclouran qui està assignat a quina tasca perquè ningú no tingui clar què s'espera d'ells. De vegades, les notes de reunió actuen com a prova legal, demostrant quines eren les decisions i accions de l'empresa en aquell moment.
Ajuden a fer un seguiment del progrés dels projectes i a garantir que els elements d'acció es completin a temps. També ofereixen una manera perquè les persones que es van perdre la reunió es posin al dia de les decisions que es van prendre sense ells. Podeu fer-vos la vida més fàcil utilitzant eines com els resums d'IA per prendre notes durant una reunió, però assegureu-vos de revisar aquestes notes abans de lliurar-les per a la seva aprovació.
Imatge de Unsplash
Com treure l'acta de la reunió
Abans de començar a prendre notes, sempre hauríeu de preparar-vos molt abans de la reunió. També heu de tenir una idea de l'objectiu de la reunió per escriure actes efectius de la reunió. A continuació repassem alguns consells sobre què heu de fer abans, durant i després d'una reunió, incloses maneres d'estalviar temps durant tot aquest procés.
1. Preparar la Reunió
Quan esbrineu la data de la reunió, hauríeu de començar a preparar-vos a fons. Parleu amb el líder de la reunió per parlar del que s'espera de vosaltres.
Examinar l'acta de la reunió anterior
Revisar les actes de reunions anteriors us ajuda a comprendre el format, l'estil i el nivell de detall necessari. També us proporciona context per a les discussions en curs i ajuda a identificar qualsevol problema no resolt que es pugui abordar.
Revisar l'ordre del dia de la reunió
Us hauríeu de donar l'ordre del dia de la reunió abans d'assistir. Això normalment us proporciona una llista de coses a discutir. Probablement també obtindreu una visió general o l'ordre de les coses que es parlaran. Estudieu-lo perquè pugueu predir com anirà la reunió i prepareu-vos per prendre notes.
Reuneix tots els documents que necessites
Assegureu-vos de disposar de tots els documents necessaris, com ara informes, documents complementaris i qualsevol material proporcionat pels ponents. Tenir-los a mà us ajudarà a entendre les discussions i a prendre notes precises.
Configura els dispositius d'enregistrament
Graveu la reunió amb un dispositiu de gravació o amb un telèfon intel·ligent si podeu. Això actuarà com a alternativa per ajudar a omplir els buits quan transcriviu les vostres notes.
2. Què fer durant la reunió
Aixecar les actes d'una reunió pot ser molt exigent. En particular, estàs fent una transcripció instantània del que es diu. Aquest és el procediment que s'ha de seguir des del principi fins al final.
Detalls de la clau de registre
Comença per assenyalar:
- La data i l'hora
- Lloc de la reunió
- Els noms dels assistents i absents
Tota aquesta informació és crucial per al context i la referència.
Documenteu totes les discussions i decisions
Captura l'essència de cada discussió, inclosos els punts principals, opinions diferents i qualsevol decisió o resolució. Assegureu-vos d'anotar qualsevol moció, qui les va proposar i els resultats. Això és especialment important en una reunió del consell on es prenen decisions oficials.
3. Preneu notes efectives
Utilitzeu abreviatures o notes taquigrafies per seguir el ritme de la discussió. Eviteu ser massa breu perquè això afectarà el vostre flux d'escriptura ! Concentreu-vos a fer arribar els missatges i conclusions clau en lloc d'intentar reproduir cada paraula.
A més, identifiqueu els elements d'acció i les dates de venciment. Observeu l'estructura de la reunió per assegurar-vos que tots els punts vitals estiguin anotats.
Convocatòria nominal i presentacions
Tingueu en compte la convocatòria nominal si és una part habitual del procediment de la reunió. Anoteu els noms de tots els assistents a la reunió i les presentacions fetes pel líder de la reunió.
Punts de l'ordre del dia i punts de conversa
A mesura que avança la reunió, seguiu de prop l'ordre del dia. Enregistreu les discussions sota cada punt de l'ordre del dia, inclosos els punts de discussió i els problemes clau plantejats. Això ajuda a mantenir un document clar i organitzat per a les actes de la reunió.
Identificar punts d'acció i tasques
Documenteu clarament qualsevol punt d'acció, inclòs qui és el responsable de cada tasca i la data de venciment. Això garanteix que tots els participants de la reunió coneguin les seves responsabilitats.
4. Organitzeu les vostres notes després de la reunió
Un cop finalitzada la reunió, heu de començar a compilar tots els vostres documents perquè siguin fàcils de visualitzar. Fem una ullada a què hauríeu de fer.
Transcriviu i organitzeu totes les vostres notes
Immediatament després de la reunió, canvieu les vostres notes en un document coherent i sistemàtic. D'aquesta manera, sempre recordaràs tots els detalls sense cometre cap error. En fer aquesta feina, es pot utilitzar MS Word o Google Docs.
Revisar i revisar
Per tal d'assegurar la veracitat i la comprensibilitat de les actes, intenteu llegir-les de nou. A més, assegureu-vos que siguin fàcils de llegir i entendre. No poden ser detallats, però han d'incloure tots els punts rellevants. Per tant, examineu les cintes d'àudio disponibles per a la comprovació creuada quan sigui necessari.
Incorporar comentaris
Si teniu cap pregunta o necessiteu aclariments, poseu-vos en contacte amb el líder de la reunió o amb altres participants. Això garanteix que les vostres actes de reunió siguin precises i completes.
5. Aprovar i distribuir l'acta de la reunió
Un cop hagis acabat l'acta de la reunió, has d'obtenir l'aprovació dels membres de la junta. Això s'ha de fer abans que comenci la propera reunió.
Presentació de l'acta per a la seva aprovació
Per obtenir l'aprovació de l'acta, presenteu-la al vostre responsable o a qui estigués a càrrec de la reunió. Ho heu de fer abans de la propera reunió. Aquesta és una oportunitat perquè la gent suggereixi correccions o addicions. Assegureu-vos que l'acta s'aprova abans de procedir a nous negocis.
Aprovació de la gravació
Un cop aprovada l'acta, anoteu-ho en el nou document de l'acta de la reunió. Aquest registre oficial d'aprovació és important per mantenir l'historial de reunions precís.
6. Envieu l'acta final de la reunió
Ara, tot el que queda és enviar les vostres actes de reunió finalitzades a les persones adequades!
Comparteix amb tots els participants de la reunió
Un cop tingueu l'aprovació, distribuïu l'acta final a tots els participants. Això es pot fer per correu electrònic, un sistema intern de gestió de documents o una plataforma per compartir en línia.
Emmagatzemar i arxivar les actes de la reunió
Podeu registrar les actes de manera que es puguin recuperar fàcilment sempre que sigui necessari, potser com a arxiu digital o fitxer físic segons les necessitats de la vostra organització. Això és important per a futures referències i compliment.
Compartició en línia i emmagatzematge al núvol
L'ús de solucions d'emmagatzematge al núvol com Google Docs fa que les actes de reunió siguin fàcilment accessibles per a totes les parts rellevants. Això també facilita les actualitzacions ràpides i la col·laboració si cal.
Preguntes freqüents
Què he d'incloure a les notes de la meva reunió?
Les teves notes de la reunió han d'incloure sempre:
- Data i hora, lloc, noms dels assistents
- Punts de l'ordre del dia, un resum de les discussions clau i les decisions preses
- Accions, data de la propera reunió i hora de finalització de la reunió
L'acta de la reunió hauria de ser una acta textual?
No feu que l'acta de reunió sigui un registre textual. En canvi, haurien de parafrasejar els punts principals i les decisions preses durant la reunió. L'objectiu és captar el que es va parlar en essència i qualsevol acció que va sorgir com a resultat, però no necessàriament amb cada paraula transcrita. Això estalvia temps i fa que els minuts siguin més breus i llegibles.
Amb quina antelació he de preparar l'acta després de la reunió?
Just després de la reunió, intenteu tenir les vostres actes a punt. Hauríeu d'intentar fer-ho en un dia o dos. Això és important perquè ajudaria a mantenir-los actualitzats i precisos. Cal poder-los lliurar fàcilment als participants, facilitant un seguiment ràpid dels punts d'acció.
Hi ha requisits legals per a les actes de reunió?
Les actes de la reunió poden ser exigides per llei, depenent de la naturalesa del vostre negoci. De vegades, les reunions del consell corporatiu han de conservar actes per complir les normes de govern corporatiu. Per tant, és important que entenguis i compleixis qualsevol reglament local o obligació legal rellevant.
Obteniu ajuda per transcriure les actes de la reunió amb Smodin AI
Transcriure les actes de la reunió pot ser una tasca descoratjadora, sobretot si la reunió és llarga i detallada. Smodin AI ofereix una solució a aquest repte. L' eina de resum us pot ajudar a capturar i organitzar les actes de les reunions amb precisió. Això funciona estalviant temps i reduint el risc d'errors.
Amb Smodin AI, podeu centrar-vos a participar a la reunió en lloc de preocupar-vos per perdre detalls importants. Registra't a Smodin avui per fer-te la vida una mica més fàcil!