Никто не может запомнить все детали совещания. Протокол совещания: способ расшифровать все обсуждаемые моменты. Если вы пишете протокол совещания для председателя совета директоров или своего руководителя, перед вами стоит важная задача!
Подумайте об этом так. Протоколы собраний служат напоминанием для всех присутствующих. Это все равно что вести записи, но они должны быть подробными. Если вы упустите какую-то деталь (а мы имеем в виду любую), участники запутаются, и вы не справитесь со своей работой.
Если вы хотите узнать, как составить протокол совещания, который будет подробным и полезным для его участников, ознакомьтесь с нашей статьей ниже. Мы рассмотрим все советы и рекомендации о том, как наилучшим образом использовать время, проведенное на собрании, и сделать записи, которые будут краткими и полезными для всех.
Изображение из Unsplash
Что такое протокол собрания?
Протокол собрания - это полный письменный отчет обо всем, что произошло во время собрания. Они включают в себя все - от ключевых моментов обсуждения до действий, порученных определенному сотруднику.
Эти документы служат не только для одной цели. Подумайте о них как о справочнике для будущих встреч, чтобы убедиться, что все остаются подотчетными. Они помогают вести официальные записи для организационных и даже юридических целей.
Протоколы должны быть четкими и краткими. Они должны точно отражать суть встречи. Обычно составление протоколов совещаний поручают сотрудникам, например секретарям или административным помощникам. По данным Harvard Business Review, руководители могут проводить на совещаниях 23 часа в неделю. Следовательно, сотрудники, которые ведут записи, вероятно, будут делать то же самое.
Поэтому при ведении протокола необходимо быть максимально подробным, но при этом не тратить слишком много времени на те части встречи, которые могут оказаться неважными.
Изображение из Unsplash
Почему протоколы собраний так важны?
Протоколы заседаний имеют решающее значение для обеспечения функционирования бизнеса, и есть несколько причин, по которым они важны на заседаниях совета директоров.
Они являются официальным отчетом о том, что произошло на заседании. Члены организации будут обращаться к ним, когда им понадобится освежить в памяти события. В протоколе указывается, кому какая задача поручена, чтобы никто не мог понять, что от него требуется. Иногда протоколы собраний выступают в качестве юридических доказательств, подтверждая решения и действия компании на тот момент.
Они помогают отслеживать ход реализации проектов и следить за своевременным выполнением пунктов действий. Кроме того, они дают возможность людям, пропустившим совещание, узнать о решениях, которые были приняты без них. Вы можете облегчить себе жизнь, используя такие инструменты, как AI-сумматоры, чтобы делать заметки во время совещания, но убедитесь, что вы сначала вычитали эти заметки, прежде чем передать их на утверждение.
Изображение из Unsplash
Как вести протокол собрания
Прежде чем приступить к ведению записей, всегда нужно хорошо подготовиться к встрече. Вам также необходимо иметь представление о цели встречи, чтобы составить эффективный протокол собрания. Ниже мы рассмотрим несколько советов о том, что нужно делать до, во время и после совещания, включая способы экономии времени во время всего этого процесса.
1. Подготовьтесь к встрече
Когда вы узнаете дату встречи, вам следует начать тщательную подготовку. Поговорите с руководителем встречи и обсудите, что от вас требуется.
Изучите протоколы предыдущих заседаний
Изучение протоколов предыдущих заседаний поможет вам понять, какой формат, стиль и уровень детализации требуется. Кроме того, он дает представление о текущих обсуждениях и помогает выявить нерешенные вопросы, которые необходимо рассмотреть.
Изучите повестку дня заседания
Перед посещением собрания вам должна быть предоставлена повестка дня. Обычно в ней содержится список вопросов, которые будут обсуждаться. Скорее всего, вы также получите обзор или порядок того, что будет обсуждаться. Изучите ее, чтобы вы могли предсказать, как пройдет встреча, и приготовьтесь делать заметки.
Соберите все необходимые документы
Убедитесь, что у вас есть все необходимые документы, такие как доклады, дополнительные документы и любые материалы, предоставленные докладчиками. Их наличие поможет вам понять ход обсуждения и сделать точные записи.
Настройка записывающих устройств
Если есть возможность, запишите встречу на диктофон или смартфон. Это поможет заполнить пробелы при расшифровке записей.
2. Что делать во время встречи
Запись протокола совещания может потребовать больших усилий. В частности, вы делаете мгновенную расшифровку сказанного. Вот процедура, которой следует придерживаться от начала и до конца.
Запись ключевых деталей
Начните с замечания:
- Дата и время
- Место проведения встречи
- Имена присутствующих и отсутствующих
Вся эта информация очень важна для контекста и справки.
Документируйте все обсуждения и решения
Зафиксируйте суть каждого обсуждения, включая основные моменты, различные мнения, а также любые решения или резолюции. Обязательно фиксируйте любые предложения, кто их предложил и каковы результаты. Это особенно важно на заседании совета директоров, где принимаются официальные решения.
3. Делайте эффективные заметки
Используйте сокращения или стенографические заметки, чтобы не отставать от дискуссии. Избегайте излишней краткости, так как это может повлиять на ваш стиль изложения! Сосредоточьтесь на том, чтобы донести до слушателей основные идеи и выводы, а не пытайтесь воспроизвести каждое слово.
Кроме того, определите пункты действий и сроки их выполнения. Обратите внимание на структуру совещания, чтобы убедиться, что все важные моменты записаны.
Перекличка и представления
Обратите внимание на поименное голосование, если оно является обычной частью процедуры собрания. Запишите имена всех участников собрания и любые представления, сделанные руководителем собрания.
Вопросы повестки дня и тезисы
По ходу встречи внимательно следите за повесткой дня. Записывайте обсуждения по каждому пункту повестки дня, включая тезисы и основные поднятые вопросы. Это поможет подготовить четкий и организованный документ для протокола собрания.
Определите пункты действий и задания
Четко задокументируйте все пункты действий, указав, кто отвечает за каждую задачу и срок ее выполнения. Это гарантирует, что все участники совещания знают свои обязанности.
4. Разложите свои заметки после встречи
По окончании встречи вам необходимо собрать все документы, чтобы их было удобно просматривать. Давайте посмотрим, что для этого нужно сделать.
Транскрибируйте и упорядочивайте все свои заметки
Сразу после встречи превратите свои записи в последовательный и систематизированный документ. Так вы всегда будете помнить все детали, не допуская ошибок. При выполнении этой работы можно использовать MS Word или Google Docs.
Обзор и пересмотр
Чтобы убедиться в фактичности и понятности протоколов, попробуйте перечитать их еще раз. Также убедитесь, что их легко читать и понимать. Они не должны быть многословными, но должны включать все важные моменты. Поэтому при необходимости изучите все имеющиеся аудиозаписи для перекрестной проверки.
Учитывайте отзывы
Если у вас возникнут вопросы или потребуются разъяснения, обратитесь к руководителю совещания или другим участникам. Это обеспечит точность и полноту протокола собрания.
5. Утвердить и распространить протоколы заседаний
После того как вы составили протокол собрания, необходимо получить одобрение членов совета директоров. Это необходимо сделать до начала следующего собрания.
Представление протоколов для утверждения
Чтобы утвердить протокол, представьте его своему руководителю или тому, кто отвечал за проведение собрания. Это необходимо сделать до начала следующего собрания. Это возможность для людей предложить исправления или дополнения. Убедитесь, что протокол утвержден, прежде чем переходить к новым делам.
Утверждение записи
Как только протокол будет утвержден, отметьте это в новом документе протокола собрания. Эта официальная запись об утверждении важна для сохранения точной истории собрания.
6. Разослать итоговый протокол собрания
Осталось только разослать готовый протокол собрания нужным людям!
Поделитесь со всеми участниками совещания
После утверждения разошлите итоговый протокол всем участникам. Это можно сделать по электронной почте, через внутреннюю систему документооборота или онлайн-платформу для обмена информацией.
Хранение и архивирование протоколов заседаний
Вы можете записать протокол таким образом, чтобы его можно было легко извлечь при необходимости, возможно, в виде цифрового архива или физического файла в соответствии с потребностями вашей организации. Это важно для будущих справок и соблюдения требований.
Совместный доступ к Интернету и облачное хранение данных
Использование облачных хранилищ, таких как Google Docs, делает протоколы совещаний легко доступными для всех заинтересованных сторон. Это также способствует быстрому обновлению и сотрудничеству в случае необходимости.
Вопросы и ответы
Что нужно включить в заметки о встрече?
Ваши заметки о встрече должны обязательно содержать:
- Дата и время, место проведения, имена участников
- Вопросы повестки дня, краткое изложение основных обсуждений и принятых решений
- Пункты действий, дата следующего заседания и время окончания заседания
Должен ли протокол собрания быть стенографическим?
Не делайте протокол собрания дословной записью. Вместо этого они должны пересказывать основные моменты и решения, принятые в ходе встречи. Цель состоит в том, чтобы отразить то, что обсуждалось по существу, и любые действия, которые возникли в результате, но не обязательно с расшифровкой каждого слова. Это экономит время и делает протокол более кратким и удобным для чтения.
Как скоро я должен подготовить протокол после собрания?
Сразу после собрания постарайтесь подготовить протокол. Вы должны стремиться сделать это в течение одного-двух дней. Это важно, поскольку поможет сохранить актуальность и точность протокола. Вы должны иметь возможность легко раздать их участникам, что позволит быстро проследить за выполнением намеченных действий.
Существуют ли законодательные требования к протоколам собраний?
Протоколы собраний могут требоваться по закону, в зависимости от характера вашего бизнеса. На заседаниях советов директоров корпораций иногда требуется вести протоколы, чтобы соответствовать правилам корпоративного управления. Поэтому важно, чтобы вы понимали и соблюдали все соответствующие местные подзаконные акты или юридические обязательства.
Получите помощь в расшифровке протоколов совещаний с помощью искусственного интеллекта Smodin
Расшифровка протоколов совещаний может оказаться непростой задачей, особенно если совещание было долгим и подробным. Smodin AI предлагает решение этой проблемы. Инструмент Summarizer поможет вам точно записать и систематизировать протоколы совещаний. Это сэкономит ваше время и снизит риск ошибок.
С помощью Smodin AI вы можете сосредоточиться на участии в совещании, а не беспокоиться о том, что упустите важные детали. Подпишитесь на Smodin сегодня, чтобы сделать свою жизнь немного проще!