Niemand kann sich an jedes einzelne Detail einer Besprechung erinnern. Sitzungsprotokolle in der Warteschlange: eine Möglichkeit für Sie, alle besprochenen Punkte zu transkribieren. Wenn Sie ein Sitzungsprotokoll für den Vorstandsvorsitzenden oder Ihren Vorgesetzten schreiben, haben Sie eine wichtige Aufgabe vor sich!
Stellen Sie es sich so vor. Sitzungsprotokolle dienen als Erinnerung für alle anwesenden Mitglieder. Es ist wie Notizen machen, aber sie müssen detailliert sein. Wenn Sie auch nur ein einziges Detail auslassen (und wir meinen wirklich jedes), werden die Mitglieder verwirrt sein, und Sie haben Ihre Aufgabe nicht erfüllt.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie ein ausführliches und für die Teilnehmer hilfreiches Sitzungsprotokoll schreiben, dann lesen Sie unseren Artikel unten. Wir gehen auf alle Tipps und Tricks ein, wie Sie Ihre Zeit in der Besprechung am besten nutzen und Notizen machen können, die für alle prägnant und hilfreich sind.
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Was sind Sitzungsprotokolle?
Ein Sitzungsprotokoll ist eine umfassende schriftliche Aufzeichnung aller Vorgänge während einer Sitzung. Sie enthalten alles, von den wichtigsten besprochenen Punkten bis hin zu Maßnahmen, die einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen wurden.
Diese Dokumente dienen mehr als nur einem Zweck. Sie dienen als Referenz für künftige Sitzungen, um sicherzustellen, dass jeder zur Verantwortung gezogen wird. Sie helfen, ein offizielles Protokoll für organisatorische oder sogar rechtliche Zwecke zu führen.
Protokolle sollten klar und prägnant sein. Sie müssen das Wesentliche der Sitzung genau wiedergeben. In der Regel werden Sitzungsprotokolle von Mitarbeitern wie Sekretärinnen oder Verwaltungsassistenten angefertigt. Der Harvard Business Review zufolge verbringen Führungskräfte bis zu 23 Stunden pro Woche in Sitzungen. Daher werden die Mitarbeiter, die Notizen machen, wahrscheinlich das Gleiche tun.
Daher ist es wichtig, beim Protokollieren so detailliert wie möglich zu sein, aber auch darauf zu achten, dass Sie nicht zu viel Zeit auf unwichtige Teile der Sitzung verwenden.
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Warum sind Sitzungsprotokolle so wichtig?
Sitzungsprotokolle sind für das Funktionieren eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, und es gibt mehrere Gründe, warum sie bei Vorstandssitzungen wichtig sind.
Sie sind ein offizielles Protokoll über die Ereignisse der Sitzung. Die Mitglieder werden auf sie zurückgreifen, wenn sie ihr Gedächtnis auffrischen müssen. In diesen Protokollen wird festgehalten, wer welche Aufgabe hat, damit niemand im Unklaren darüber ist, was von ihm erwartet wird. Manchmal dienen Sitzungsprotokolle auch als juristisches Beweismaterial, das die Entscheidungen und Handlungen des Unternehmens zu diesem Zeitpunkt belegt.
Sie helfen bei der Verfolgung des Projektfortschritts und stellen sicher, dass die Maßnahmen rechtzeitig abgeschlossen werden. Außerdem können Personen, die die Sitzung verpasst haben, Entscheidungen nachholen, die ohne sie getroffen wurden. Sie können sich das Leben leichter machen, indem Sie Tools wie KI-Zusammenfassungen verwenden, um während einer Besprechung Notizen zu machen, aber stellen Sie sicher, dass Sie diese Notizen zuerst Korrektur lesen, bevor Sie sie zur Genehmigung einreichen.
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Wie man ein Sitzungsprotokoll anfertigt
Bevor Sie sich Notizen machen, sollten Sie sich immer gut auf die Sitzung vorbereiten. Außerdem müssen Sie eine Vorstellung vom Zweck der Besprechung haben, um ein effektives Besprechungsprotokoll zu schreiben. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, was Sie vor, während und nach einer Besprechung tun müssen und wie Sie während des gesamten Prozesses Zeit sparen können.
1. Vorbereitung auf das Treffen
Sobald Sie den Termin für das Treffen erfahren haben, sollten Sie sich gründlich vorbereiten. Sprechen Sie mit dem Leiter des Treffens darüber, was von Ihnen erwartet wird.
Prüfung früherer Sitzungsprotokolle
Die Durchsicht früherer Sitzungsprotokolle hilft Ihnen, das Format, den Stil und den erforderlichen Detaillierungsgrad zu verstehen. Außerdem erhalten Sie so einen Überblick über die laufenden Diskussionen und können ungelöste Probleme erkennen, die angesprochen werden sollten.
Überprüfen Sie die Tagesordnung der Sitzung
Bevor Sie an der Sitzung teilnehmen, sollten Sie eine Tagesordnung erhalten. Darin finden Sie normalerweise eine Liste der zu besprechenden Themen. Wahrscheinlich erhalten Sie auch einen Überblick über die Reihenfolge der Dinge, die besprochen werden sollen. Studieren Sie die Tagesordnung, damit Sie den Ablauf der Sitzung vorhersehen können, und bereiten Sie sich darauf vor, sich Notizen zu machen.
Sammeln Sie alle benötigten Dokumente
Vergewissern Sie sich, dass Sie alle notwendigen Unterlagen wie Berichte, ergänzende Dokumente und von den Referenten zur Verfügung gestellte Materialien haben. Wenn Sie diese zur Hand haben, können Sie die Diskussionen besser verstehen und sich genaue Notizen machen.
Aufnahmegeräte einrichten
Nehmen Sie die Besprechung entweder mit einem Aufnahmegerät oder einem Smartphone auf, wenn Sie können. Dies dient als Ausweichmöglichkeit, um eventuelle Lücken bei der Transkription Ihrer Notizen zu füllen.
2. Was während des Treffens zu tun ist
Das Protokollieren einer Sitzung kann sehr anspruchsvoll sein. Vor allem, weil Sie das Gesagte sofort abschreiben. Im Folgenden wird das Verfahren beschrieben, das von Anfang bis Ende befolgt werden sollte.
Schlüssel-Details aufzeichnen
Beginnen Sie mit einer Notiz:
- Das Datum und die Uhrzeit
- Der Ort des Treffens
- Die Namen der Teilnehmer und Abwesenden
All diese Informationen sind für den Kontext und als Referenz wichtig.
Dokumentieren Sie alle Diskussionen und Beschlüsse
Halten Sie das Wesentliche jeder Diskussion fest, einschließlich der wichtigsten Punkte, abweichender Meinungen und etwaiger Entscheidungen oder Beschlüsse. Achten Sie darauf, dass Sie alle Anträge, die Antragsteller und die Ergebnisse festhalten. Dies ist besonders wichtig in einer Vorstandssitzung, in der offizielle Entscheidungen getroffen werden.
3. Effektive Notizen machen
Verwenden Sie Abkürzungen oder Kurznotizen, um mit der Diskussion Schritt zu halten. Vermeiden Sie es, sich zu kurz zu fassen, da dies Ihren Schreibfluss beeinträchtigt! Konzentrieren Sie sich darauf, die Kernaussagen und Schlussfolgerungen zu vermitteln, anstatt zu versuchen, jedes Wort wiederzugeben.
Außerdem sollten Sie Aktionspunkte und Fälligkeitstermine festlegen. Beobachten Sie die Sitzungsstruktur, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte notiert werden.
Namensaufruf und Einführungen
Notieren Sie die namentliche Nennung, wenn dies ein regulärer Teil des Besprechungsablaufs ist. Notieren Sie die Namen aller Besprechungsteilnehmer und alle vom Besprechungsleiter vorgenommenen Einführungen.
Tagesordnungspunkte und Gesprächspunkte
Verfolgen Sie im weiteren Verlauf der Sitzung die Tagesordnung genau. Halten Sie die Diskussionen unter jedem Tagesordnungspunkt fest, einschließlich der Diskussionspunkte und der wichtigsten angesprochenen Themen. Dies hilft, ein klares und geordnetes Dokument für das Sitzungsprotokoll zu erstellen.
Identifizieren Sie Aktionspunkte und Aufgaben
Dokumentieren Sie alle Aktionspunkte klar und deutlich, einschließlich der Zuständigkeiten für die einzelnen Aufgaben und der Fälligkeitstermine. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Sitzungsteilnehmer ihre Verantwortlichkeiten kennen.
4. Ordnen Sie Ihre Notizen nach der Besprechung
Sobald die Sitzung beendet ist, müssen Sie damit beginnen, alle Dokumente so zusammenzustellen, dass sie leicht einsehbar sind. Schauen wir uns einmal an, was Sie tun sollten.
Transkribieren und Organisieren all Ihrer Notizen
Übertragen Sie Ihre Notizen unmittelbar nach der Sitzung in ein zusammenhängendes und systematisches Dokument. Auf diese Weise werden Sie sich immer an alle Details erinnern, ohne Fehler zu machen. Für diese Aufgabe können Sie MS Word oder Google Docs verwenden.
Überprüfung und Überarbeitung
Um die Sachlichkeit und Verständlichkeit des Protokolls zu gewährleisten, versuchen Sie, es noch einmal durchzulesen. Achten Sie auch darauf, dass sie leicht zu lesen und zu verstehen sind. Sie dürfen nicht wortreich sein, sondern müssen alle wichtigen Punkte enthalten. Prüfen Sie daher gegebenenfalls vorhandene Tonbänder, um Gegenkontrollen durchzuführen.
Feedback einbeziehen
Wenn Sie Fragen haben oder etwas klären müssen, wenden Sie sich an den Leiter der Besprechung oder an andere Teilnehmer. So stellen Sie sicher, dass Ihr Besprechungsprotokoll korrekt und vollständig ist.
5. Genehmigung und Verteilung der Sitzungsprotokolle
Sobald Sie Ihr Sitzungsprotokoll fertiggestellt haben, müssen Sie es von den Vorstandsmitgliedern genehmigen lassen. Dies muss vor Beginn der nächsten Sitzung geschehen.
Vorlage des Protokolls zur Genehmigung
Um das Protokoll genehmigen zu lassen, legen Sie es Ihrem Vorgesetzten oder demjenigen, der die Sitzung geleitet hat, vor. Sie müssen dies vor der nächsten Sitzung tun. Dies ist eine Gelegenheit für die Teilnehmer, Korrekturen oder Ergänzungen vorzuschlagen. Vergewissern Sie sich, dass das Protokoll genehmigt ist, bevor Sie zu neuen Themen übergehen.
Genehmigung der Aufnahme
Sobald das Protokoll genehmigt ist, vermerken Sie dies in dem neuen Sitzungsprotokolldokument. Diese offizielle Aufzeichnung der Genehmigung ist wichtig für die Aufrechterhaltung einer genauen Sitzungshistorie.
6. Versenden des endgültigen Sitzungsprotokolls
Jetzt müssen Sie nur noch die fertigen Sitzungsprotokolle an die richtigen Personen verschicken!
Freigabe für alle Besprechungsteilnehmer
Sobald Sie die Genehmigung erhalten haben, verteilen Sie das endgültige Protokoll an alle Teilnehmer. Dies kann per E-Mail, über ein internes Dokumentenverwaltungssystem oder über eine Online-Plattform erfolgen.
Sitzungsprotokolle speichern und archivieren
Sie können die Protokolle so aufzeichnen, dass sie bei Bedarf leicht abgerufen werden können, vielleicht als digitales Archiv oder als physische Datei, je nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation. Dies ist wichtig für künftige Referenzen und die Einhaltung von Vorschriften.
Online-Freigabe und Cloud-Speicher
Durch die Verwendung von Cloud-Speicherlösungen wie Google Docs sind Sitzungsprotokolle für alle Beteiligten leicht zugänglich. Dies erleichtert auch schnelle Aktualisierungen und die Zusammenarbeit, falls erforderlich.
FAQs
Was sollte ich in meine Besprechungsnotizen aufnehmen?
Ihre Gesprächsnotizen müssen immer einen Hinweis enthalten:
- Datum und Uhrzeit, Ort, Namen der Teilnehmer
- Tagesordnungspunkte, eine Zusammenfassung der wichtigsten Diskussionen und getroffenen Entscheidungen
- Aktionspunkte, Datum der nächsten Sitzung und Endzeit der Sitzung
Sollten Sitzungsprotokolle wortwörtlich sein?
Erstellen Sie keine wortwörtlichen Sitzungsprotokolle. Stattdessen sollten sie die wichtigsten Punkte und Entscheidungen, die während der Sitzung getroffen wurden, paraphrasieren. Ziel ist es, das Wesentliche der Besprechung und die sich daraus ergebenden Maßnahmen festzuhalten, aber nicht unbedingt jedes Wort zu transkribieren. Das spart Zeit und macht das Protokoll kürzer und besser lesbar.
Wie schnell sollte ich das Protokoll nach der Sitzung erstellen?
Versuchen Sie, gleich nach der Sitzung Ihr Protokoll fertig zu stellen. Sie sollten versuchen, dies innerhalb von ein oder zwei Tagen zu tun. Dies ist wichtig, weil es dazu beiträgt, dass sie aktuell und genau sind. Sie müssen in der Lage sein, sie den Teilnehmern auszuhändigen, um eine schnelle Nachbereitung der Aktionspunkte zu ermöglichen.
Gibt es gesetzliche Vorschriften für Sitzungsprotokolle?
Je nach Art Ihres Unternehmens kann ein Sitzungsprotokoll gesetzlich vorgeschrieben sein. In manchen Fällen müssen Vorstandssitzungen protokolliert werden, um den Regeln der Corporate Governance zu entsprechen. Daher ist es wichtig, dass Sie alle relevanten lokalen Statuten oder rechtlichen Verpflichtungen verstehen und einhalten.
Hilfe bei der Transkription von Sitzungsprotokollen mit Smodin AI
Die Transkription von Sitzungsprotokollen kann eine entmutigende Aufgabe sein, besonders wenn die Sitzung lang und detailliert ist. Smodin AI bietet eine Lösung für diese Herausforderung. Mit dem Summarizer-Tool können Sie Besprechungsprotokolle genau erfassen und organisieren. So sparen Sie Zeit und verringern das Risiko von Fehlern.
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