Không ai có thể nhớ mọi chi tiết trong một cuộc họp. Xếp hàng biên bản cuộc họp: một cách để bạn ghi chép lại tất cả các điểm đã thảo luận. Nếu bạn đang viết biên bản cuộc họp cho chủ tịch hội đồng quản trị hoặc quản lý của mình, bạn có một nhiệm vụ quan trọng phía trước!
Hãy nghĩ về nó như thế này. Biên bản cuộc họp đóng vai trò như một lời nhắc nhở cho tất cả các thành viên có mặt. Giống như việc ghi chép, nhưng chúng cần phải chi tiết. Nếu bạn bỏ sót bất kỳ chi tiết nào (và chúng tôi muốn nói là bất kỳ chi tiết nào), các thành viên sẽ bối rối và bạn sẽ không hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Nếu bạn muốn biết cách viết biên bản cuộc họp chi tiết và hữu ích cho những người tham gia cuộc họp, hãy xem bài viết bên dưới của chúng tôi. Chúng tôi sẽ hướng dẫn tất cả các mẹo và thủ thuật để tận dụng tốt nhất thời gian của bạn trong cuộc họp và ghi chép lại những ghi chú ngắn gọn và hữu ích cho mọi người.
Hình ảnh từ Unsplash
Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là bản ghi chép toàn diện mọi thứ diễn ra trong cuộc họp. Chúng bao gồm mọi thứ từ các điểm chính được thảo luận đến các hành động được giao cho một nhân viên được chỉ định.
Những tài liệu này phục vụ nhiều mục đích. Hãy coi chúng như một tài liệu tham khảo cho bất kỳ cuộc họp nào trong tương lai để đảm bảo mọi người đều có trách nhiệm. Chúng giúp duy trì hồ sơ chính thức cho mục đích tổ chức hoặc thậm chí là pháp lý.
Biên bản phải rõ ràng và súc tích. Chúng cần phản ánh chính xác bản chất của cuộc họp. Thông thường, biên bản cuộc họp được giao cho các nhân viên như thư ký hoặc trợ lý hành chính. Theo Harvard Business Review , các giám đốc điều hành có thể dành 23 giờ một tuần cho các cuộc họp. Do đó, nhân viên ghi chép có thể cũng sẽ làm như vậy.
Do đó, điều quan trọng là phải ghi chép càng chi tiết càng tốt khi biên bản nhưng đảm bảo không dành quá nhiều thời gian vào những phần không quan trọng của cuộc họp.
Hình ảnh từ Unsplash
Tại sao biên bản cuộc họp lại quan trọng đến vậy?
Biên bản cuộc họp rất quan trọng để duy trì hoạt động của doanh nghiệp và có một số lý do tại sao chúng lại quan trọng trong các cuộc họp hội đồng quản trị.
Chúng là biên bản chính thức về những gì đã diễn ra trong cuộc họp. Các thành viên sẽ tham khảo lại khi họ cần nhớ lại. Những biên bản này sẽ đề cập đến việc ai được giao nhiệm vụ gì để không ai không rõ về những gì được mong đợi ở họ. Đôi khi, biên bản cuộc họp đóng vai trò là bằng chứng pháp lý, chứng minh các quyết định và hành động của doanh nghiệp tại thời điểm đó.
Chúng giúp theo dõi tiến độ của các dự án và đảm bảo các mục hành động được hoàn thành đúng thời hạn. Chúng cũng cung cấp một cách để những người đã bỏ lỡ cuộc họp có thể theo kịp các quyết định đã được đưa ra mà không có chúng. Bạn có thể làm cho cuộc sống của mình dễ dàng hơn bằng cách sử dụng các công cụ như AI summaryers để ghi chú trong cuộc họp nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đọc lại các ghi chú đó trước khi nộp để phê duyệt.
Hình ảnh từ Unsplash
Cách ghi biên bản cuộc họp
Trước khi bắt đầu ghi chép, bạn luôn phải chuẩn bị kỹ trước cuộc họp. Bạn cũng cần có ý tưởng về mục đích cuộc họp để viết biên bản cuộc họp hiệu quả. Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn một số mẹo về những việc bạn cần làm trước, trong và sau cuộc họp, bao gồm các cách tiết kiệm thời gian trong toàn bộ quá trình này.
1. Chuẩn bị cho cuộc họp
Khi bạn tìm ra ngày họp, bạn nên bắt đầu chuẩn bị kỹ lưỡng. Trao đổi với người chủ trì cuộc họp để thảo luận về những gì được mong đợi ở bạn.
Kiểm tra biên bản cuộc họp trước
Xem lại biên bản cuộc họp trước giúp bạn hiểu định dạng, phong cách và mức độ chi tiết cần thiết. Nó cũng cung cấp cho bạn bối cảnh cho các cuộc thảo luận đang diễn ra và giúp xác định bất kỳ vấn đề chưa giải quyết nào có thể được giải quyết.
Xem lại Chương trình nghị sự của cuộc họp
Bạn nên được cung cấp chương trình nghị sự cuộc họp trước khi tham dự. Thông thường, chương trình này cung cấp cho bạn danh sách những điều cần thảo luận. Bạn cũng có thể nhận được bản tổng quan hoặc thứ tự những điều sẽ được thảo luận. Nghiên cứu chương trình để bạn có thể dự đoán cuộc họp sẽ diễn ra như thế nào và chuẩn bị ghi chép.
Thu thập tất cả các tài liệu bạn cần
Đảm bảo bạn có tất cả các tài liệu cần thiết, chẳng hạn như báo cáo, tài liệu bổ sung và bất kỳ tài liệu nào do diễn giả cung cấp. Có những thứ này trong tay sẽ giúp bạn hiểu các cuộc thảo luận và ghi chép chính xác.
Thiết lập thiết bị ghi âm
Ghi lại cuộc họp bằng thiết bị ghi âm hoặc điện thoại thông minh nếu bạn có thể. Điều này sẽ đóng vai trò như một phương án dự phòng để hỗ trợ lấp đầy bất kỳ khoảng trống nào khi chép lại ghi chú của bạn.
2. Những việc cần làm trong cuộc họp
Việc ghi chép biên bản cuộc họp có thể rất khó khăn. Đáng chú ý là bạn đang thực hiện phiên âm ngay lập tức những gì đang được nói. Sau đây là quy trình cần tuân thủ ngay từ đầu đến cuối.
Ghi lại chi tiết khóa
Bắt đầu bằng cách lưu ý:
- Ngày và giờ
- Địa điểm cuộc họp
- Tên của những người tham dự và vắng mặt
Tất cả những thông tin này đều rất quan trọng về mặt ngữ cảnh và tham khảo.
Tài liệu Tất cả các cuộc thảo luận và quyết định
Ghi lại bản chất của mỗi cuộc thảo luận, bao gồm các điểm chính, ý kiến khác nhau và bất kỳ quyết định hoặc nghị quyết nào. Hãy chắc chắn ghi lại bất kỳ động thái nào, người đề xuất chúng và kết quả. Điều này đặc biệt quan trọng trong cuộc họp hội đồng quản trị nơi các quyết định chính thức được đưa ra.
3. Ghi chép hiệu quả
Sử dụng chữ viết tắt hoặc ghi chú viết tắt để theo kịp thảo luận. Tránh viết quá ngắn gọn vì điều này sẽ ảnh hưởng đến dòng văn của bạn ! Tập trung vào việc truyền tải các thông điệp chính và kết luận thay vì cố gắng sao chép từng từ.
Ngoài ra, hãy xác định các mục hành động và ngày đến hạn. Quan sát cấu trúc cuộc họp để đảm bảo tất cả các điểm quan trọng đều được ghi lại.
Điểm danh và giới thiệu
Lưu ý việc điểm danh nếu đó là một phần thường xuyên của quy trình họp. Ghi lại tên của tất cả những người tham dự cuộc họp và bất kỳ phần giới thiệu nào do người chủ trì cuộc họp thực hiện.
Các mục trong chương trình nghị sự và các điểm thảo luận
Khi cuộc họp diễn ra, hãy theo dõi chặt chẽ chương trình nghị sự. Ghi lại các cuộc thảo luận theo từng mục trong chương trình nghị sự, bao gồm các điểm thảo luận và các vấn đề chính được nêu ra. Điều này giúp duy trì một tài liệu rõ ràng và có tổ chức cho biên bản cuộc họp.
Xác định Điểm Hành động và Nhiệm vụ
Ghi rõ ràng mọi điểm hành động, bao gồm người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ và ngày đến hạn. Điều này đảm bảo rằng tất cả những người tham gia cuộc họp đều biết trách nhiệm của mình.
4. Sắp xếp ghi chú của bạn sau cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn cần bắt đầu biên soạn tất cả các tài liệu của mình để dễ xem. Chúng ta hãy cùng xem những gì bạn nên làm.
Phiên âm và sắp xếp tất cả ghi chú của bạn
Ngay sau cuộc họp, hãy chuyển ghi chú của bạn thành một tài liệu mạch lạc và có hệ thống. Theo cách này, bạn sẽ luôn nhớ tất cả các chi tiết mà không mắc bất kỳ lỗi nào. Khi thực hiện công việc này, có thể sử dụng MS Word hoặc Google Docs.
Xem lại và sửa đổi
Để đảm bảo tính thực tế và dễ hiểu của biên bản, hãy cố gắng đọc lại chúng. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng chúng dễ đọc và dễ hiểu. Chúng không thể dài dòng nhưng cần bao gồm tất cả các điểm có liên quan. Do đó, hãy kiểm tra bất kỳ băng ghi âm nào có sẵn để kiểm tra chéo khi cần thiết.
Kết hợp phản hồi
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần làm rõ, hãy liên hệ với người chủ trì cuộc họp hoặc những người tham gia khác. Điều này đảm bảo biên bản cuộc họp của bạn chính xác và đầy đủ.
5. Phê duyệt và phân phối biên bản cuộc họp
Sau khi hoàn tất biên bản cuộc họp, bạn phải có được sự chấp thuận của các thành viên hội đồng quản trị. Việc này cần được thực hiện trước khi cuộc họp tiếp theo bắt đầu.
Trình bày biên bản để phê duyệt
Để biên bản được chấp thuận, hãy trình bày chúng cho người quản lý của bạn hoặc bất kỳ ai phụ trách cuộc họp. Bạn cần làm điều này trước cuộc họp tiếp theo. Đây là cơ hội để mọi người đề xuất sửa chữa hoặc bổ sung. Đảm bảo rằng biên bản được chấp thuận trước khi tiến hành công việc mới.
Phê duyệt ghi âm
Sau khi biên bản được phê duyệt, hãy ghi chú điều này vào biên bản cuộc họp mới. Biên bản phê duyệt chính thức này rất quan trọng để duy trì lịch sử cuộc họp chính xác.
6. Gửi biên bản cuộc họp cuối cùng
Bây giờ, tất cả những gì còn lại là gửi biên bản cuộc họp đã hoàn thiện đến đúng người!
Chia sẻ với tất cả người tham gia cuộc họp
Sau khi bạn đã phê duyệt, hãy phân phối biên bản cuối cùng cho tất cả những người tham gia. Có thể thực hiện qua email, hệ thống quản lý tài liệu nội bộ hoặc nền tảng chia sẻ trực tuyến.
Lưu trữ và lưu trữ biên bản cuộc họp
Bạn có thể ghi lại biên bản theo cách có thể dễ dàng truy xuất bất cứ khi nào cần, có thể là lưu trữ kỹ thuật số hoặc tệp vật lý theo nhu cầu của tổ chức bạn. Điều này rất quan trọng để tham khảo và tuân thủ trong tương lai.
Chia sẻ trực tuyến và lưu trữ đám mây
Sử dụng các giải pháp lưu trữ đám mây như Google Docs giúp biên bản cuộc họp dễ dàng truy cập được cho tất cả các bên liên quan. Điều này cũng tạo điều kiện cho việc cập nhật nhanh chóng và cộng tác nếu cần.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên đưa những gì vào biên bản cuộc họp?
Ghi chú của bạn về cuộc họp phải luôn bao gồm:
- Ngày giờ, địa điểm, tên người tham dự
- Các mục trong chương trình nghị sự, tóm tắt các cuộc thảo luận chính và các quyết định được đưa ra
- Các mục hành động, ngày họp tiếp theo và thời gian kết thúc cuộc họp
Biên bản cuộc họp có nên được ghi chép nguyên văn không?
Đừng biến biên bản cuộc họp thành một bản ghi chép nguyên văn. Thay vào đó, họ nên diễn giải lại các điểm chính và quyết định được đưa ra trong cuộc họp. Mục đích là ghi lại những gì đã thảo luận về bản chất và bất kỳ hành động nào phát sinh do đó, nhưng không nhất thiết phải ghi lại từng từ. Điều này tiết kiệm thời gian và làm cho biên bản ngắn gọn và dễ đọc hơn.
Tôi nên chuẩn bị biên bản cuộc họp sớm nhất vào lúc nào?
Ngay sau cuộc họp, hãy cố gắng chuẩn bị sẵn biên bản cuộc họp. Bạn nên cố gắng thực hiện việc này trong vòng một hoặc hai ngày. Điều này rất quan trọng vì nó sẽ giúp biên bản được cập nhật và chính xác. Bạn cần có thể dễ dàng cung cấp cho những người tham gia, tạo điều kiện theo dõi nhanh chóng các điểm hành động.
Có yêu cầu pháp lý nào về biên bản cuộc họp không?
Biên bản cuộc họp có thể được yêu cầu theo luật, tùy thuộc vào bản chất doanh nghiệp của bạn. Các cuộc họp của hội đồng quản trị công ty đôi khi phải ghi biên bản để đáp ứng các quy tắc quản trị công ty. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải hiểu và tuân thủ mọi luật lệ địa phương hoặc nghĩa vụ pháp lý có liên quan.
Nhận trợ giúp ghi chép biên bản cuộc họp với Smodin AI
Việc ghi chép biên bản cuộc họp có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt là nếu cuộc họp dài và chi tiết. Smodin AI cung cấp giải pháp cho thách thức này. Công cụ Summarizer có thể giúp bạn ghi lại và sắp xếp biên bản cuộc họp một cách chính xác. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ mắc lỗi.
Với Smodin AI, bạn có thể tập trung vào việc tham gia cuộc họp thay vì lo lắng về việc bỏ lỡ các chi tiết quan trọng. Đăng ký Smodin ngay hôm nay để cuộc sống của bạn dễ dàng hơn một chút!