Ніхто не може запам'ятати кожну деталь зустрічі. Протоколи зустрічей у черзі: спосіб занотувати всі обговорені моменти. Якщо ви пишете протокол зустрічі для голови правління або вашого керівника, перед вами стоїть важливе завдання!
Подумайте про це так. Протокол зустрічі слугує нагадуванням для всіх присутніх членів. Це як робити нотатки, але вони мають бути детальними. Якщо ви пропустите якусь деталь (і ми маємо на увазі будь-яку), учасники заплутаються, і ви не виконаєте свою роботу.
Якщо ви хочете знати, як написати протокол наради, який буде детальним і корисним для учасників зустрічі, тоді ознайомтеся з нашою статтею нижче. Ми розглянемо всі поради та підказки про те, як найкраще використати час, проведений на зустрічі, і зробити нотатки, які будуть лаконічними та корисними для всіх.
Зображення з Unsplash
Що таке протокол засідання?
Протокол зустрічі - це вичерпний письмовий запис усього, що відбувається під час зустрічі. Вони включають в себе все: від ключових питань, що обговорювалися, до дій, призначених для певного співробітника.
Ці документи мають більше, ніж одну мету. Подумайте про них як про довідник для будь-яких майбутніх зустрічей, щоб переконатися, що всі залишаються підзвітними. Вони допомагають вести офіційну документацію для організаційних і навіть юридичних цілей.
Протокол має бути чітким і лаконічним. Вони повинні точно відображати суть зустрічі. Зазвичай ведення протоколів зустрічей доручають таким співробітникам, як секретарі або адміністративні асистенти. За даними Harvard Business Review, керівники можуть проводити 23 години на тиждень на зустрічах. Отже, співробітники, які роблять нотатки, ймовірно, будуть робити те ж саме.
Тому важливо бути максимально детальним під час ведення протоколу, але не витрачати занадто багато часу на ті частини зустрічі, які можуть бути неважливими.
Зображення з Unsplash
Чому протоколи зустрічей такі важливі?
Протоколи засідань мають вирішальне значення для забезпечення функціонування бізнесу, і є кілька причин, чому вони важливі під час засідань ради директорів.
Це офіційний запис того, що відбулося на зустрічі. Члени групи будуть звертатися до них, коли їм потрібно буде освіжити в пам'яті. У цих протоколах буде вказано, кому доручено яке завдання, щоб ніхто не мав неясностей щодо того, чого від нього очікують. Іноді протоколи засідань виступають як юридичні докази, доводячи, якими були рішення та дії бізнесу в той час.
Вони допомагають відслідковувати хід виконання проектів і гарантувати, що заходи будуть виконані вчасно. Вони також дають можливість людям, які пропустили зустріч, наздогнати рішення, які були прийняті без них. Ви можете полегшити собі життя, використовуючи такі інструменти, як штучний інтелект, щоб робити нотатки під час зустрічі, але обов'язково вичитуйте ці нотатки, перш ніж передавати їх на затвердження.
Зображення з Unsplash
Як вести протокол засідання
Перш ніж почати робити будь-які нотатки, ви завжди повинні добре підготуватися до зустрічі. Вам також потрібно мати уявлення про мету зустрічі, щоб написати ефективний протокол зустрічі. Нижче ми наведемо кілька порад про те, що потрібно робити до, під час і після зустрічі, а також про те, як заощадити час протягом усього цього процесу.
1. Підготуйтеся до зустрічі
Коли ви дізнаєтеся дату зустрічі, вам слід почати ретельну підготовку. Поговоріть з організатором зустрічі, щоб обговорити, чого від вас очікують.
Ознайомтеся з протоколами попередніх засідань
Перегляд протоколів попередніх зустрічей допоможе вам зрозуміти формат, стиль і рівень деталізації необхідних документів. Це також дає вам контекст для поточних обговорень і допомагає виявити будь-які невирішені питання, які можна було б вирішити.
Ознайомтеся з порядком денним зустрічі
Перед зустріччю вам повинні надати порядок денний. Зазвичай він містить перелік питань, які будуть обговорюватися. Ймовірно, ви також отримаєте загальний огляд або порядок речей, які будуть обговорюватися. Вивчіть його, щоб передбачити, як пройде зустріч, і приготуйтеся робити нотатки.
Зберіть усі необхідні документи
Переконайтеся, що у вас є всі необхідні документи, такі як звіти, додаткові документи та будь-які матеріали, надані спікерами. Наявність цих документів під рукою допоможе вам зрозуміти хід дискусії та робити точні нотатки.
Налаштування пристроїв для запису
Записуйте зустріч на диктофон або смартфон, якщо це можливо. Це буде запасним варіантом, який допоможе заповнити будь-які прогалини під час транскрибування ваших нотаток.
2. Що робити під час зустрічі
Ведення протоколу зустрічі може бути дуже складним завданням. Зокрема, ви робите миттєву транскрипцію того, що було сказано. Ось процедура, якої слід дотримуватися від початку до кінця.
Запис ключових даних
Почнемо з того, що зауважимо:
- Дата і час
- Місце проведення зустрічі
- Імена присутніх та відсутніх
Вся ця інформація має вирішальне значення для контексту і посилань.
Документуйте всі обговорення та рішення
Занотовуйте суть кожної дискусії, включаючи основні моменти, різні думки та будь-які рішення чи резолюції. Обов'язково занотовуйте будь-які пропозиції, хто їх вносив та результати. Це особливо важливо на засіданні правління, де приймаються офіційні рішення.
3. Робіть ефективні нотатки
Використовуйте абревіатури або стенографічні нотатки, щоб не відставати від дискусії. Уникайте надмірної стислості, оскільки це вплине на потік вашого письма! Зосередьтеся на тому, щоб передати ключові ідеї та висновки, а не намагайтеся відтворити кожне слово.
Крім того, визначте пункти плану дій і терміни їх виконання. Дотримуйтесь структури зустрічі, щоб переконатися, що всі важливі моменти занотовані.
Перекличка та представлення
Занотуйте поіменне переписування, якщо воно є звичайною частиною процедури зустрічі. Запишіть імена всіх учасників зборів і всі представлення, зроблені лідером зборів.
Питання порядку денного та тези для обговорення
Під час зустрічі уважно стежте за порядком денним. Записуйте обговорення по кожному пункту порядку денного, включаючи тези виступів і ключові питання, що піднімалися. Це допоможе зберегти чіткий і впорядкований документ для протоколу зустрічі.
Визначте пункти дій та завдання
Чітко задокументуйте всі пункти плану дій, включаючи відповідальних за кожне завдання та термін виконання. Це гарантує, що всі учасники зустрічі знають свої обов'язки.
4. Упорядкуйте свої нотатки після зустрічі
Після завершення зустрічі вам потрібно почати збирати всі документи, щоб їх було легко переглянути. Давайте розглянемо, що вам слід зробити.
Занотуйте та впорядкуйте всі свої нотатки
Одразу після зустрічі перетворіть свої нотатки на послідовний і систематизований документ. Таким чином, ви завжди будете пам'ятати всі деталі, не допускаючи помилок. Для цього можна використовувати MS Word або Google Docs.
Перегляд і доопрацювання
Для того, щоб переконатися, що протокол відповідає дійсності та є зрозумілим, спробуйте перечитати його ще раз. Також переконайтеся, що їх легко читати і розуміти. Вони не можуть бути багатослівними, але повинні включати всі важливі моменти. Тому, за необхідності, прослухайте всі наявні аудіозаписи для перехресної перевірки.
Включити зворотній зв'язок
Якщо у вас виникли запитання або вам потрібні роз'яснення, зверніться до керівника зустрічі або інших учасників. Це гарантує, що протокол зустрічі буде точним і повним.
5. Затвердження та розповсюдження протоколу засідання
Після того, як ви закінчите протокол засідання, вам потрібно отримати схвалення членів правління. Це потрібно зробити до початку наступної зустрічі.
Подання протоколу на затвердження
Щоб затвердити протокол, подайте його своєму керівнику або тому, хто відповідав за зустріч. Це потрібно зробити до наступної зустрічі. Це можливість для людей запропонувати виправлення чи доповнення. Переконайтеся, що протокол затверджено, перш ніж переходити до нової справи.
Затвердження запису
Після того, як протокол буде затверджено, зазначте це в новому документі з протоколом зустрічі. Цей офіційний запис про затвердження важливий для ведення точної історії зустрічей.
6. Розсилка фінального протоколу зустрічі
Тепер все, що залишилося - це розіслати готовий протокол зустрічі потрібним людям!
Поділіться з усіма учасниками зустрічі
Після того, як ви отримаєте схвалення, розішліть фінальний протокол усім учасникам. Це можна зробити за допомогою електронної пошти, внутрішньої системи документообігу або онлайн-платформи для спільного доступу.
Зберігати та архівувати протоколи засідань
Ви можете записати протокол таким чином, щоб його можна було легко знайти за потреби, можливо, у вигляді цифрового архіву або фізичного файлу відповідно до потреб вашої організації. Це важливо для подальшого використання та дотримання вимог.
Онлайн-обмін та хмарне зберігання
Використання хмарних сховищ, таких як Google Docs, робить протоколи зустрічей легкодоступними для всіх зацікавлених сторін. Це також полегшує швидке оновлення та спільну роботу в разі потреби.
Поширені запитання
Що я повинен включити в свої нотатки про зустріч?
Обов'язково додайте свої нотатки з зустрічі:
- Дата і час, місце проведення, імена учасників
- Питання порядку денного, підсумок ключових дискусій та прийняті рішення
- Пункти дій, дата наступної зустрічі та час закінчення зустрічі
Чи повинен протокол зустрічі бути стенографічним записом?
Не робіть протокол зустрічі дослівним записом. Замість цього слід перефразувати основні моменти та рішення, прийняті під час зустрічі. Мета полягає в тому, щоб зафіксувати те, що обговорювалося по суті, і будь-які дії, які виникли в результаті, але не обов'язково з транскрибуванням кожного слова. Це економить час і робить протокол коротшим і більш читабельним.
Як швидко я повинен підготувати протокол після зустрічі?
Одразу після зустрічі постарайтеся підготувати протокол. Постарайтеся зробити це протягом одного-двох днів. Це важливо, тому що це допоможе зберегти їх актуальними і точними. Ви повинні мати можливість легко передати їх учасникам, що сприятиме швидкому виконанню пунктів плану дій.
Чи існують законодавчі вимоги до протоколів засідань?
Ведення протоколу зборів може вимагатися законом, залежно від характеру вашого бізнесу. Іноді на засіданнях ради директорів компанії необхідно вести протокол, щоб відповідати правилам корпоративного управління. Тому важливо, щоб ви розуміли і дотримувалися всіх відповідних місцевих підзаконних актів або юридичних зобов'язань.
Отримайте допомогу з транскрибуванням протоколів зустрічей зі Smodin AI
Транскрибування протоколів зустрічей може бути складним завданням, особливо якщо зустріч довга і детальна. Smodin AI пропонує рішення цієї проблеми. Інструмент Summarizer допоможе вам точно записати і впорядкувати протокол зустрічі. Це економить ваш час і знижує ризик помилок.
Зі Smodin AI ви можете зосередитися на участі у зустрічі, а не турбуватися про те, що пропустите важливі деталі. Підпишіться на Smodin вже сьогодні, щоб зробити своє життя трохи простішим!