Ninguém se consegue lembrar de todos os pormenores de uma reunião. Ata de reunião em fila de espera: uma forma de transcrever todos os pontos discutidos. Se está a redigir uma ata de reunião para o presidente do conselho de administração ou para o seu diretor, tem uma tarefa importante pela frente!
Pense da seguinte forma. As actas das reuniões funcionam como um lembrete para todos os membros presentes. É como tomar notas, mas têm de ser pormenorizadas. Se lhe faltar algum pormenor (e queremos dizer qualquer pormenor), os membros ficarão confusos e não terá feito o seu trabalho.
Se quiser saber como redigir actas de reuniões que sejam detalhadas e úteis para os participantes numa reunião, consulte o nosso artigo abaixo. Analisamos todas as dicas e truques sobre a melhor forma de tirar partido do seu tempo na reunião e tomar notas que serão concisas e úteis para todos.
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O que são actas de reunião?
As actas das reuniões são um registo escrito exaustivo de tudo o que acontece durante uma reunião. Incluem tudo, desde os principais pontos discutidos até às acções atribuídas a um funcionário designado.
Estes documentos servem mais do que um objetivo. Pense neles como uma referência para quaisquer reuniões futuras, para garantir que todos se mantêm responsáveis. Ajudam a manter um registo oficial para fins organizacionais ou mesmo legais.
As actas devem ser claras e concisas. Devem refletir com exatidão a essência da reunião. Normalmente, as actas das reuniões são atribuídas a funcionários como secretários ou assistentes administrativos. De acordo com a Harvard Business Review, os executivos podem passar 23 horas por semana em reuniões. Por conseguinte, o pessoal que está a tomar notas provavelmente fará o mesmo.
Por conseguinte, é essencial ser tão pormenorizado quanto possível ao redigir as actas, mas sem perder demasiado tempo com partes da reunião que possam não ser importantes.
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Porque é que as actas de reunião são tão importantes?
As actas das reuniões são cruciais para manter o funcionamento de uma empresa e há várias razões pelas quais são importantes durante as reuniões do conselho de administração.
São um registo oficial do que aconteceu na reunião. Os membros consultá-las-ão quando precisarem de refrescar a memória. Estas actas devem indicar a quem foi atribuída cada tarefa, para que ninguém tenha dúvidas sobre o que é esperado de si. Por vezes, as notas de reunião funcionam como provas legais, provando quais foram as decisões e acções da empresa na altura.
Ajudam a acompanhar o progresso dos projectos e a garantir que os pontos de ação são concluídos a tempo. Também permitem que as pessoas que faltaram à reunião fiquem a par das decisões que foram tomadas sem a sua presença. Pode facilitar a sua vida utilizando ferramentas como os resumidores de IA para tomar notas durante uma reunião, mas certifique-se de que revê essas notas antes de as entregar para aprovação.
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Como redigir actas de reuniões
Antes de começar a tomar notas, deve sempre preparar-se bem antes da reunião. Também é necessário ter uma ideia do objetivo da reunião para redigir actas de reunião eficazes. Em seguida, apresentamos algumas dicas sobre o que deve fazer antes, durante e depois de uma reunião, incluindo formas de poupar tempo durante todo este processo.
1. Preparar a reunião
Quando souber a data da reunião, deve começar a preparar-se cuidadosamente. Fale com o responsável pela reunião para discutir o que é esperado de si.
Examinar actas de reuniões anteriores
A revisão de actas de reuniões anteriores ajuda-o a compreender o formato, o estilo e o nível de pormenor exigido. Também lhe dá contexto para as discussões em curso e ajuda a identificar quaisquer questões não resolvidas que possam ser abordadas.
Rever a ordem de trabalhos da reunião
Antes de participar na reunião, deve ser-lhe entregue uma ordem de trabalhos. Normalmente, esta fornece-lhe uma lista dos assuntos a discutir. É provável que também lhe seja dada uma visão geral ou a ordem dos assuntos que vão ser discutidos. Estude-a para poder prever o desenrolar da reunião e prepare-se para tomar notas.
Reunir todos os documentos necessários
Certifique-se de que tem todos os documentos necessários, tais como relatórios, documentos suplementares e quaisquer materiais fornecidos pelos oradores. Ter estes documentos à mão ajudá-lo-á a compreender os debates e a tomar notas exactas.
Configurar dispositivos de gravação
Grave a reunião utilizando um dispositivo de gravação ou um smartphone, se possível. Isto funcionará como um recurso para ajudar a preencher eventuais lacunas aquando da transcrição das suas notas.
2. O que fazer durante a reunião
Redigir uma ata de uma reunião pode ser muito exigente. Nomeadamente, está a fazer uma transcrição instantânea do que está a ser dito. Eis o procedimento que deve ser seguido do princípio ao fim.
Detalhes da chave de registo
Comece por registar:
- A data e a hora
- O local da reunião
- Os nomes dos participantes e dos ausentes
Todas estas informações são cruciais para o contexto e a referência.
Documentar todas as discussões e decisões
Registe o essencial de cada debate, incluindo os pontos principais, as opiniões divergentes e quaisquer decisões ou resoluções. Não se esqueça de registar as moções, quem as propôs e os resultados. Isto é particularmente importante numa reunião da direção em que são tomadas decisões oficiais.
3. Tomar notas efectivas
Utilize abreviaturas ou notas abreviadas para acompanhar o ritmo da discussão. Evite ser demasiado breve, pois isso afectará a fluidez da sua escrita! Concentre-se em transmitir as principais mensagens e conclusões em vez de tentar reproduzir todas as palavras.
Além disso, identifique os pontos de ação e as datas de vencimento. Observe a estrutura da reunião para se certificar de que todos os pontos vitais são anotados.
Chamada nominal e apresentações
Registar a chamada nominal se esta for uma parte regular do procedimento da reunião. Registe os nomes de todos os participantes na reunião e quaisquer apresentações feitas pelo líder da reunião.
Pontos da agenda e pontos de discussão
À medida que a reunião avança, siga atentamente a ordem de trabalhos. Registe os debates sobre cada ponto da ordem de trabalhos, incluindo os pontos de discussão e as principais questões levantadas. Isto ajuda a manter um documento claro e organizado para as actas da reunião.
Identificar pontos de ação e atribuições
Documentar claramente quaisquer pontos de ação, incluindo quem é responsável por cada tarefa e a data de vencimento. Isto assegura que todos os participantes na reunião conhecem as suas responsabilidades.
4. Organize as suas notas após a reunião
Uma vez terminada a reunião, é necessário começar a compilar todos os documentos para que sejam fáceis de visualizar. Vejamos o que deve fazer.
Transcrever e organizar todas as suas notas
Imediatamente após a reunião, transforme as suas notas num documento coerente e sistemático. Desta forma, lembrar-se-á sempre de todos os pormenores sem cometer erros. Para fazer este trabalho, pode utilizar o MS Word ou o Google Docs.
Análise e revisão
A fim de garantir a factualidade e a compreensibilidade das actas, tente lê-las novamente. Além disso, certifique-se de que são fáceis de ler e de compreender. As actas não podem ser prolixas, mas devem incluir todos os pontos relevantes. Por conseguinte, se necessário, examine as gravações áudio disponíveis para efeitos de verificação cruzada.
Incorporar o feedback
Se tiver dúvidas ou precisar de esclarecimentos, contacte o líder da reunião ou outros participantes. Desta forma, garante-se que as actas da reunião são exactas e completas.
5. Aprovar e distribuir as actas das reuniões
Uma vez terminada a ata da reunião, é necessário obter a aprovação dos membros do conselho de administração. Isto tem de ser feito antes do início da reunião seguinte.
Apresentação da ata para aprovação
Para que a ata seja aprovada, apresente-a ao seu chefe ou ao responsável pela reunião. Deve fazê-lo antes da reunião seguinte. Esta é uma oportunidade para as pessoas sugerirem correcções ou aditamentos. Assegure-se de que a ata é aprovada antes de passar aos novos assuntos.
Aprovação do registo
Quando a ata for aprovada, registe-a no novo documento de actas da reunião. Este registo oficial de aprovação é importante para manter o historial exato da reunião.
6. Envio da ata final da reunião
Agora, tudo o que resta é enviar as actas de reunião finalizadas às pessoas certas!
Partilhar com todos os participantes na reunião
Depois de obter a aprovação, distribua as actas finais a todos os participantes. Isto pode ser feito por correio eletrónico, um sistema interno de gestão de documentos ou uma plataforma de partilha em linha.
Armazenar e arquivar actas de reuniões
Pode registar as actas de forma a que possam ser facilmente recuperadas sempre que necessário, talvez como um arquivo digital ou físico, de acordo com as necessidades da sua organização. Isto é importante para referência futura e conformidade.
Partilha online e armazenamento na nuvem
A utilização de soluções de armazenamento na nuvem, como o Google Docs, torna as actas das reuniões facilmente acessíveis a todas as partes relevantes. Isto também facilita actualizações rápidas e colaboração, se necessário.
FAQs
O que devo incluir nas minhas notas de reunião?
As notas da reunião devem sempre incluir:
- Data e hora, local, nomes dos participantes
- Pontos da ordem de trabalhos, resumo dos principais debates e decisões tomadas
- Pontos de ação, data da próxima reunião e hora de encerramento da reunião
As actas das reuniões devem ser um registo literal?
As actas das reuniões não devem ser um registo literal. Em vez disso, devem parafrasear os pontos principais e as decisões tomadas durante a reunião. O objetivo é captar o que foi essencialmente discutido e as acções que daí resultaram, mas não necessariamente com a transcrição de todas as palavras. Isto poupa tempo e torna a ata mais breve e legível.
Quando é que devo preparar a ata após a reunião?
Logo após a reunião, tente ter a ata pronta. O objetivo é fazê-lo no prazo de um ou dois dias. Isto é importante porque ajudará a mantê-las actualizadas e precisas. É necessário poder entregá-las facilmente aos participantes, facilitando o rápido acompanhamento dos pontos de ação.
Existem requisitos legais para as actas das reuniões?
As actas das reuniões podem ser exigidas por lei, dependendo da natureza da sua atividade. As reuniões do conselho de administração das empresas têm, por vezes, de ser objeto de actas para cumprir as regras de governação da empresa. Por isso, é importante que compreenda e cumpra quaisquer estatutos ou obrigações legais locais relevantes.
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