Personne ne peut se souvenir de tous les détails d'une réunion. Le compte rendu de réunion en file d'attente : un moyen pour vous de transcrire tous les points abordés. Si vous rédigez un compte rendu de réunion pour le président du conseil d'administration ou votre supérieur hiérarchique, vous avez une tâche importante à accomplir !
Pensez-y de la manière suivante. Le procès-verbal d'une réunion sert de rappel à tous les membres présents. C'est comme prendre des notes, mais elles doivent être détaillées. Si vous oubliez un détail (et nous parlons bien d'un détail), les membres ne s'y retrouveront pas et vous n'aurez pas fait votre travail.
Si vous voulez savoir comment rédiger un compte rendu de réunion détaillé et utile pour les participants à une réunion, lisez notre article ci-dessous. Nous passons en revue tous les conseils et astuces qui vous permettront de tirer le meilleur parti de votre temps en réunion et de prendre des notes concises et utiles pour tout le monde.
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Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?
Le procès-verbal d'une réunion est un compte rendu écrit complet de tout ce qui s'est passé au cours d'une réunion. Il comprend tout, depuis les points clés discutés jusqu'aux actions assignées à un employé désigné.
Ces documents ont plus d'un objectif. Ils servent de référence pour les réunions futures afin de s'assurer que tout le monde reste responsable. Ils contribuent à la tenue d'un registre officiel à des fins organisationnelles ou même juridiques.
Le procès-verbal doit être clair et concis. Il doit refléter fidèlement l'essence de la réunion. En général, les comptes rendus de réunions sont confiés à des employés tels que des secrétaires ou des assistants administratifs. Selon la Harvard Business Review, les cadres peuvent passer 23 heures par semaine en réunion. Par conséquent, le personnel qui prend des notes fera probablement de même.
Il est donc essentiel d'être aussi détaillé que possible lors de la rédaction du procès-verbal, tout en veillant à ne pas passer trop de temps sur des parties de la réunion qui ne sont peut-être pas importantes.
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Pourquoi le procès-verbal de réunion est-il si important ?
Les procès-verbaux de réunions sont essentiels au bon fonctionnement d'une entreprise et il y a plusieurs raisons pour lesquelles ils sont importants lors des réunions du conseil d'administration.
Il s'agit d'un compte rendu officiel de ce qui s'est passé au cours de la réunion. Les membres s'y réfèrent lorsqu'ils ont besoin de se rafraîchir la mémoire. Ces comptes rendus indiquent qui est chargé de telle ou telle tâche, afin que personne ne soit dans l'incertitude quant à ce que l'on attend de lui. Parfois, les notes de réunion font office de preuves juridiques, prouvant les décisions et les actions de l'entreprise à ce moment-là.
Ils permettent de suivre l'avancement des projets et de s'assurer que les actions sont menées à bien dans les délais impartis. Ils permettent également aux personnes qui ont manqué la réunion de rattraper les décisions qui ont été prises sans elles. Vous pouvez vous faciliter la vie en utilisant des outils tels que les synthétiseurs d'IA pour prendre des notes au cours d'une réunion, mais veillez à relire ces notes avant de les soumettre pour approbation.
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Comment rédiger un procès-verbal de réunion
Avant de commencer à prendre des notes, vous devez toujours vous préparer avant la réunion. Vous devez également avoir une idée de l'objectif de la réunion pour rédiger un compte rendu efficace. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils sur ce qu'il faut faire avant, pendant et après une réunion, ainsi que sur les moyens de gagner du temps tout au long du processus.
1. Préparer la réunion
Lorsque vous connaissez la date de la réunion, vous devez commencer à vous préparer minutieusement. Discutez avec l'organisateur de la réunion de ce que l'on attend de vous.
Examen des procès-verbaux des réunions précédentes
L'examen des procès-verbaux des réunions précédentes vous aide à comprendre le format, le style et le niveau de détail requis. Cela vous permet également de situer les discussions en cours dans leur contexte et d'identifier les questions non résolues qui pourraient être abordées.
Examen de l'ordre du jour de la réunion
L'ordre du jour de la réunion doit vous être remis avant que vous n'y assistiez. Celui-ci vous fournit normalement une liste des points à discuter. Vous obtiendrez probablement aussi une vue d'ensemble ou l'ordre des choses qui seront discutées. Étudiez-le afin de pouvoir prévoir le déroulement de la réunion et préparez-vous à prendre des notes.
Rassemblez tous les documents dont vous avez besoin
Assurez-vous d'avoir tous les documents nécessaires, tels que les rapports, les documents complémentaires et tout matériel fourni par les intervenants. Ces documents vous aideront à comprendre les discussions et à prendre des notes précises.
Configuration des dispositifs d'enregistrement
Enregistrez la réunion à l'aide d'un appareil d'enregistrement ou d'un smartphone si vous le pouvez. Il s'agit d'une solution de rechange qui vous aidera à combler les lacunes éventuelles lors de la transcription de vos notes.
2. Que faire pendant la réunion ?
Rédiger le procès-verbal d'une réunion peut s'avérer très exigeant. En effet, il s'agit d'une transcription instantanée de ce qui se dit. Voici la procédure à suivre du début à la fin.
Enregistrer les détails de la clé
Commencez par noter :
- La date et l'heure
- Le lieu de la réunion
- Les noms des participants et des absents
Toutes ces informations sont cruciales pour le contexte et la référence.
Documenter toutes les discussions et décisions
Saisissez l'essentiel de chaque discussion, y compris les points principaux, les opinions divergentes et les décisions ou résolutions. Veillez à noter les motions, les personnes qui les ont proposées et leurs résultats. Ceci est particulièrement important lors d'une réunion du conseil d'administration au cours de laquelle des décisions officielles sont prises.
3. Prendre des notes efficaces
Utilisez des abréviations ou des notes sténographiques pour suivre le rythme de la discussion. Évitez d'être trop bref, car cela nuirait à la fluidité de votre écriture! Concentrez-vous sur les messages clés et les conclusions plutôt que d'essayer de reproduire chaque mot.
En outre, identifiez les actions à entreprendre et les échéances à respecter. Observez la structure de la réunion pour vous assurer que tous les points essentiels sont notés.
Appel nominal et présentations
Notez l'appel nominal s'il fait partie intégrante de la procédure de la réunion. Notez les noms de tous les participants à la réunion et les présentations faites par l'animateur de la réunion.
Points de l'ordre du jour et sujets de discussion
Au fur et à mesure de la réunion, suivez attentivement l'ordre du jour. Notez les discussions sous chaque point de l'ordre du jour, y compris les points de discussion et les questions clés soulevées. Cela permet de conserver un document clair et organisé pour le procès-verbal de la réunion.
Identifier les points d'action et les missions
Documentez clairement les points d'action, en précisant qui est responsable de chaque tâche et la date d'échéance. Cela permet de s'assurer que tous les participants à la réunion connaissent leurs responsabilités.
4. Organisez vos notes après la réunion
Une fois la réunion terminée, vous devez commencer à compiler tous vos documents afin qu'ils soient faciles à consulter. Voyons ce qu'il faut faire.
Transcrivez et organisez toutes vos notes
Immédiatement après la réunion, transformez vos notes en un document cohérent et systématique. De cette manière, vous vous souviendrez toujours de tous les détails sans faire d'erreurs. Pour ce faire, vous pouvez utiliser MS Word ou Google Docs.
Examiner et réviser
Afin de s'assurer que le procès-verbal est factuel et compréhensible, essayez de le relire. Veillez également à ce qu'il soit facile à lire et à comprendre. Ils ne doivent pas être verbeux, mais doivent inclure tous les points pertinents. Le cas échéant, examinez les bandes sonores disponibles à des fins de recoupement.
Intégrer le retour d'information
Si vous avez des questions ou besoin d'éclaircissements, adressez-vous à l'animateur de la réunion ou aux autres participants. Cela permet de s'assurer que le compte rendu de la réunion est précis et complet.
5. Approbation et distribution du procès-verbal de la réunion
Une fois le procès-verbal de la réunion terminé, vous devez le faire approuver par les membres du conseil d'administration. Cela doit être fait avant le début de la réunion suivante.
Présentation du procès-verbal pour approbation
Pour faire approuver le procès-verbal, présentez-le à votre supérieur ou à la personne responsable de la réunion. Vous devez le faire avant la réunion suivante. C'est l'occasion pour les participants de suggérer des corrections ou des ajouts. Veillez à ce que le procès-verbal soit approuvé avant de passer aux questions nouvelles.
Approbation de l'enregistrement
Une fois le procès-verbal approuvé, notez-le dans le nouveau document du procès-verbal de la réunion. Ce document officiel d'approbation est important pour conserver un historique précis de la réunion.
6. Envoi du compte rendu final de la réunion
Il ne reste plus qu'à envoyer votre compte rendu de réunion finalisé aux bonnes personnes !
Partager avec tous les participants à la réunion
Une fois l'approbation obtenue, distribuez le procès-verbal final à tous les participants. Cela peut se faire par courrier électronique, par un système interne de gestion des documents ou par une plateforme de partage en ligne.
Stocker et archiver les procès-verbaux des réunions
Vous pouvez enregistrer les procès-verbaux de manière à ce qu'ils puissent être facilement retrouvés en cas de besoin, par exemple sous forme d'archives numériques ou de dossiers physiques, selon les besoins de votre organisation. C'est important pour les références futures et la conformité.
Partage en ligne et stockage en nuage
L'utilisation de solutions de stockage en nuage telles que Google Docs permet à toutes les parties concernées d'accéder facilement aux comptes rendus des réunions. Cela facilite également les mises à jour rapides et la collaboration en cas de besoin.
FAQ
Que dois-je inclure dans mes notes de réunion ?
Les notes prises lors de la réunion doivent toujours inclure :
- Date et heure, lieu, noms des participants
- Points de l'ordre du jour, résumé des principales discussions et décisions prises
- Points d'action, date de la prochaine réunion et heure de clôture de la réunion
Les procès-verbaux des réunions doivent-ils être rédigés mot pour mot ?
Le procès-verbal d'une réunion ne doit pas être un compte rendu in extenso. Il doit plutôt paraphraser les principaux points et les décisions prises au cours de la réunion. L'objectif est de rendre compte de l'essentiel des discussions et des actions qui en ont découlé, sans nécessairement retranscrire chaque mot. Cela permet de gagner du temps et de rendre le procès-verbal plus bref et plus lisible.
Dans quel délai dois-je rédiger le procès-verbal après la réunion ?
Juste après la réunion, essayez de préparer votre compte rendu. Vous devriez vous efforcer de le faire dans un délai d'un jour ou deux. C'est important, car cela vous permettra de le tenir à jour et de l'actualiser. Vous devez être en mesure de le remettre facilement aux participants, afin de faciliter le suivi rapide des points d'action.
Existe-t-il des obligations légales en matière de procès-verbaux de réunions ?
Le procès-verbal d'une réunion peut être exigé par la loi, en fonction de la nature de votre entreprise. Les réunions des conseils d'administration des entreprises doivent parfois faire l'objet d'un procès-verbal afin de respecter les règles de gouvernance d'entreprise. Il est donc important que vous compreniez et respectiez les règlements locaux ou les obligations légales en vigueur.
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