Nimeni nu își poate aminti fiecare detaliu al unei reuniuni. Procesele-verbale ale ședințelor de coadă: o modalitate de a transcrie toate punctele discutate. Dacă redactați procese-verbale de ședință pentru președintele consiliului de administrație sau pentru managerul dumneavoastră, aveți în față o sarcină importantă!
Gândiți-vă la acest lucru astfel. Procesele-verbale ale reuniunilor servesc drept memento pentru toți membrii prezenți. Este ca și cum ai lua notițe, dar acestea trebuie să fie detaliate. Dacă vă scapă vreun detaliu (și ne referim la orice detaliu), membrii vor fi confuzi, iar dumneavoastră nu v-ați făcut treaba.
Dacă doriți să știți cum să scrieți un proces-verbal de ședință care va fi detaliat și util pentru participanții la o ședință, atunci consultați articolul nostru de mai jos. Trecem în revistă toate sfaturile și trucurile pentru a profita cât mai bine de timpul petrecut în ședință și pentru a lua notițe care vor fi concise și utile pentru toată lumea.
Imagine din Unsplash
Ce sunt procesele-verbale ale reuniunilor?
Procesele-verbale ale reuniunilor reprezintă o înregistrare scrisă cuprinzătoare a tot ceea ce se întâmplă în timpul unei reuniuni. Acestea includ totul, de la punctele-cheie discutate până la acțiunile atribuite unui angajat desemnat.
Aceste documente servesc mai multor scopuri. Gândiți-vă la ele ca la o referință pentru orice întâlnire viitoare, pentru a vă asigura că toată lumea rămâne responsabilă. Ele ajută la menținerea unei înregistrări oficiale în scopuri organizaționale sau chiar juridice.
Procesele-verbale trebuie să fie clare și concise. Acestea trebuie să reflecte cu acuratețe esența reuniunii. De obicei, procesele-verbale ale ședințelor sunt încredințate unor angajați precum secretarele sau asistenții administrativi. Conform Harvard Business Review, executivii pot petrece 23 de ore pe săptămână în ședințe. Prin urmare, personalul care ia notițe va face probabil același lucru.
Prin urmare, este esențial să fiți cât mai detaliat atunci când întocmiți procesele-verbale, dar asigurați-vă că nu petreceți prea mult timp cu părți ale reuniunii care ar putea să nu fie importante.
Imagine din Unsplash
De ce sunt atât de importante procesele-verbale ale reuniunilor?
Procesele-verbale ale ședințelor sunt esențiale pentru menținerea funcționării unei întreprinderi și există mai multe motive pentru care acestea sunt importante în timpul ședințelor consiliului de administrație.
Acestea sunt o înregistrare oficială a ceea ce s-a întâmplat în cadrul reuniunii. Membrii se vor referi la ele atunci când vor avea nevoie să își împrospăteze memoria. Aceste procese-verbale vor preciza cine este însărcinat cu ce sarcină, astfel încât nimeni să nu fie neclar cu privire la ceea ce se așteaptă de la el. Uneori, notele de ședință acționează ca probe juridice, dovedind care au fost deciziile și acțiunile întreprinderii la momentul respectiv.
Acestea ajută la urmărirea progresului proiectelor și la asigurarea finalizării la timp a elementelor de acțiune. Acestea oferă, de asemenea, o modalitate prin care persoanele care au lipsit de la ședință să recupereze informații despre deciziile care au fost luate în absența lor. Vă puteți face viața mai ușoară folosind instrumente precum rezumatoarele AI pentru a lua notițe în timpul unei reuniuni, dar asigurați-vă că ați corectat mai întâi aceste notițe înainte de a le preda spre aprobare.
Imagine din Unsplash
Cum să întocmiți un proces-verbal de ședință
Înainte de a începe să luați notițe, trebuie întotdeauna să vă pregătiți bine înainte de ședință. De asemenea, trebuie să aveți o idee despre scopul reuniunii pentru a redacta un proces-verbal eficient. Mai jos vom trece în revistă câteva sfaturi cu privire la ceea ce trebuie să faceți înainte, în timpul și după o reuniune, inclusiv modalități de a economisi timp pe parcursul întregului proces.
1. Pregătirea pentru reuniune
Atunci când aflați data reuniunii, trebuie să începeți să vă pregătiți temeinic. Vorbiți cu conducătorul reuniunii pentru a discuta ce se așteaptă de la dvs.
Examinarea proceselor-verbale ale reuniunilor anterioare
Examinarea proceselor-verbale ale reuniunilor anterioare vă ajută să înțelegeți formatul, stilul și nivelul de detaliu necesar. De asemenea, vă oferă un context pentru discuțiile în curs și vă ajută să identificați orice probleme nerezolvate care ar putea fi abordate.
Revizuirea ordinii de zi a reuniunii
Înainte de a participa la ședință, ar trebui să primiți o agendă. În mod normal, aceasta vă oferă o listă a lucrurilor care urmează să fie discutate. Probabil că veți primi și o prezentare generală sau ordinea lucrurilor care urmează să fie discutate. Studiați-o astfel încât să puteți prezice modul în care va decurge ședința și pregătiți-vă să luați notițe.
Adunați toate documentele de care aveți nevoie
Asigurați-vă că aveți toate documentele necesare, cum ar fi rapoartele, documentele suplimentare și orice materiale furnizate de vorbitori. Având aceste documente la îndemână, veți înțelege mai bine discuțiile și veți lua notițe exacte.
Configurarea dispozitivelor de înregistrare
Înregistrați ședința folosind un dispozitiv de înregistrare sau un smartphone, dacă puteți. Aceasta va acționa ca o soluție de rezervă pentru a vă ajuta să umpleți eventualele goluri atunci când vă transcrieți notele.
2. Ce trebuie să faceți în timpul reuniunii
Consemnarea proceselor-verbale ale unei reuniuni poate fi foarte solicitantă. În special, faceți o transcriere instantanee a ceea ce se spune. Iată procedura care trebuie urmată de la început până la sfârșit.
Înregistrați detaliile cheie
Începeți prin a observa:
- Data și ora
- Locul de desfășurare a reuniunii
- Numele participanților și ale absenților
Toate aceste informații sunt esențiale pentru context și referință.
Documentați toate discuțiile și deciziile
Rețineți esența fiecărei discuții, inclusiv punctele principale, opiniile divergente și orice decizii sau rezoluții. Asigurați-vă că notați toate moțiunile, cine le-a propus și rezultatele. Acest lucru este deosebit de important în cadrul unei reuniuni a consiliului de administrație în care se iau decizii oficiale.
3. Luați notițe eficiente
Folosiți abrevieri sau note stenografice pentru a ține pasul cu discuția. Evitați să fiți prea scurt, deoarece acest lucru vă va afecta fluxul de scriere! Concentrați-vă pe transmiterea mesajelor-cheie și a concluziilor, mai degrabă decât pe încercarea de a reproduce fiecare cuvânt.
În plus, identificați elementele de acțiune și datele scadente. Observați structura reuniunii pentru a vă asigura că toate punctele vitale sunt notate.
Apel nominal și prezentări
Notați apelul nominal, dacă acesta este o parte obișnuită a procedurii de desfășurare a reuniunii. Înregistrați numele tuturor participanților la reuniune și orice prezentări făcute de conducătorul reuniunii.
Puncte de pe ordinea de zi și puncte de discuție
Pe măsură ce ședința avansează, urmăriți îndeaproape ordinea de zi. Înregistrați discuțiile la fiecare punct de pe ordinea de zi, inclusiv punctele de discuție și principalele probleme ridicate. Acest lucru ajută la menținerea unui document clar și organizat pentru procesele-verbale ale reuniunii.
Identificarea punctelor de acțiune și a atribuțiilor
Documentați clar toate punctele de acțiune, inclusiv cine este responsabil pentru fiecare sarcină și data limită. Acest lucru asigură faptul că toți participanții la reuniune își cunosc responsabilitățile.
4. Aranjați-vă notițele după ședință
După terminarea reuniunii, trebuie să începeți să compilați toate documentele astfel încât acestea să fie ușor de vizualizat. Să aruncăm o privire la ceea ce trebuie să faceți.
Transcrieți și organizați toate notițele dvs.
Imediat după întâlnire, transformați notițele într-un document coerent și sistematic. În acest fel, vă veți aminti întotdeauna toate detaliile fără a face greșeli. Atunci când faceți această treabă, pot fi utilizate MS Word sau Google Docs.
Revizuire și revizuire
Pentru a asigura realitatea și inteligibilitatea procesului-verbal, încercați să îl citiți din nou. De asemenea, asigurați-vă că acestea sunt ușor de citit și de înțeles. Acestea nu pot fi prolixe, dar trebuie să includă toate punctele relevante. Prin urmare, examinați orice casete audio disponibile în scopul verificării încrucișate, dacă este necesar.
Încorporați feedback-ul
Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de clarificări, contactați conducătorul reuniunii sau alți participanți. Astfel vă asigurați că procesele-verbale ale reuniunii dvs. sunt exacte și complete.
5. Aprobarea și distribuirea procesului-verbal al reuniunii
După ce ați terminat procesul-verbal al ședinței, trebuie să obțineți aprobarea membrilor consiliului. Acest lucru trebuie să fie făcut înainte de începerea următoarei reuniuni.
Prezentarea procesului-verbal pentru aprobare
Pentru a obține aprobarea procesului-verbal, prezentați-l managerului dvs. sau persoanei care a fost responsabilă de reuniune. Trebuie să faceți acest lucru înainte de următoarea reuniune. Aceasta este o ocazie pentru oameni să sugereze corecții sau completări. Asigurați-vă că procesul-verbal este aprobat înainte de a trece la afaceri noi.
Aprobarea înregistrării
Odată ce procesul-verbal este aprobat, notați acest lucru în noul document cu procesul-verbal al reuniunii. Această înregistrare oficială a aprobării este importantă pentru păstrarea unui istoric precis al reuniunii.
6. Trimiterea procesului-verbal final al reuniunii
Acum, tot ce a mai rămas de făcut este să trimiteți procesele-verbale finalizate către persoanele potrivite!
Împărtășiți cu toți participanții la reuniune
Odată ce ați obținut aprobarea, distribuiți procesul-verbal final tuturor participanților. Acest lucru se poate face prin e-mail, un sistem intern de gestionare a documentelor sau o platformă de partajare online.
Stocarea și arhivarea proceselor-verbale ale reuniunilor
Puteți înregistra procesele-verbale astfel încât acestea să poată fi recuperate cu ușurință ori de câte ori este nevoie, poate sub formă de arhivă digitală sau fișier fizic, în funcție de nevoile organizației dumneavoastră. Acest lucru este important pentru referințe viitoare și pentru conformitate.
Partajare online și stocare în cloud
Utilizarea soluțiilor de stocare în cloud, cum ar fi Google Docs, face ca procesele-verbale ale reuniunilor să fie ușor accesibile tuturor părților relevante. Acest lucru facilitează, de asemenea, actualizările rapide și colaborarea, dacă este necesar.
Întrebări frecvente
Ce ar trebui să includ în notele de ședință?
Notele dvs. de la întâlnire trebuie să includă întotdeauna:
- Data și ora, locația, numele participanților
- Puncte de pe ordinea de zi, un rezumat al principalelor discuții și decizii luate
- Puncte de acțiune, data următoarei reuniuni și ora de încheiere a reuniunii
Procesele-verbale ale reuniunilor ar trebui să fie consemnate textual?
Nu întocmiți procesele-verbale ale reuniunilor ca o înregistrare textuală. În schimb, acestea ar trebui să parafrazeze punctele principale și deciziile luate în timpul reuniunii. Scopul este de a surprinde ceea ce s-a discutat în esență și orice acțiuni care au apărut ca rezultat, dar nu neapărat cu fiecare cuvânt transcris. Acest lucru economisește timp și face ca procesul-verbal să fie mai concis și mai ușor de citit.
Cât de repede ar trebui să întocmesc procesul-verbal după reuniune?
Imediat după reuniune, încercați să pregătiți procesul-verbal. Ar trebui să vă propuneți să faceți acest lucru într-o zi sau două. Acest lucru este important, deoarece vă va ajuta să le mențineți actualizate și exacte. Trebuie să le puteți înmâna cu ușurință participanților, facilitând urmărirea rapidă a punctelor de acțiune.
Există cerințe legale pentru procesele-verbale ale reuniunilor?
Procesele-verbale ale ședințelor pot fi cerute prin lege, în funcție de natura activității dumneavoastră. Uneori, ședințele consiliului de administrație trebuie să țină procese-verbale pentru a respecta normele de guvernanță corporativă. Prin urmare, este important să înțelegeți și să respectați orice regulamente sau obligații legale locale relevante.
Obțineți ajutor pentru transcrierea proceselor-verbale ale ședințelor cu Smodin AI
Transcrierea proceselor-verbale ale ședințelor poate fi o sarcină descurajantă, mai ales dacă ședința este lungă și detaliată. Smodin AI oferă o soluție la această provocare. Instrumentul Summarizer vă poate ajuta să capturați și să organizați cu acuratețe procesele-verbale ale ședințelor. Aceasta funcționează economisindu-vă timp și reducând riscul de erori.
Cu Smodin AI, vă puteți concentra asupra participării la întâlnire, în loc să vă faceți griji că veți pierde detalii importante. Înscrieți-vă astăzi la Smodin pentru a vă face viața puțin mai ușoară!