Senki sem emlékszik egy megbeszélés minden egyes részletére. Sorba állítási jegyzőkönyvek: egy módja annak, hogy minden megvitatott pontot átírjon. Ha az igazgatótanács elnöke vagy a vezetője számára írja az értekezletek jegyzőkönyvét, fontos feladat előtt áll!
Gondoljon erre így. Az ülések jegyzőkönyvei emlékeztetőként szolgálnak a jelenlévő tagok számára. Olyan, mintha jegyzeteket készítenének, de ezeknek részletesnek kell lenniük. Ha bármilyen részletet kihagy (és ez alatt bármelyik részletet értjük), a tagok összezavarodnak, és Ön nem végezte el a munkáját.
Ha szeretné tudni, hogyan kell olyan tárgyalási jegyzőkönyvet írni, amely részletes és hasznos a megbeszélés résztvevői számára, akkor olvassa el alábbi cikkünket. Végigvesszük az összes tippet és trükköt, hogyan használhatja ki legjobban az értekezleten töltött időt, és hogyan írhat olyan jegyzeteket, amelyek tömörek és hasznosak lesznek mindenki számára.
Kép az Unsplashről
Mik azok a jegyzőkönyvek?
Az ülések jegyzőkönyvei átfogó írásos feljegyzést tartalmaznak mindenről, ami az ülésen történt. Tartalmaznak mindent, a megvitatott kulcsfontosságú pontoktól kezdve a kijelölt alkalmazottaknak kijelölt intézkedésekig.
Ezek a dokumentumok több célt is szolgálnak. Gondoljon rájuk úgy, hogy referenciaként szolgálnak a jövőbeli megbeszélésekhez, hogy mindenki elszámoltatható maradjon. Segítenek hivatalos nyilvántartást vezetni szervezeti vagy akár jogi célokra.
A jegyzőkönyvnek világosnak és tömörnek kell lennie. Pontosan tükröznie kell az ülés lényegét. Általában az értekezletek jegyzőkönyveit olyan alkalmazottakra bízzák, mint a titkárok vagy az adminisztratív asszisztensek. A Harvard Business Review szerint a vezetők hetente akár 23 órát is üléseken tölthetnek. Ennélfogva a feljegyzéseket készítő munkatársak valószínűleg ugyanezt teszik.
Ezért fontos, hogy a lehető legrészletesebb legyen, amikor jegyzőkönyvet vesz fel, de ügyeljen arra, hogy ne töltsön túl sok időt az értekezlet olyan részeivel, amelyek nem feltétlenül fontosak.
Kép az Unsplashről
Miért olyan fontosak a tárgyalási jegyzőkönyvek?
Az ülések jegyzőkönyvei kulcsfontosságúak egy vállalkozás működésének fenntartásához, és több oka is van annak, hogy miért fontosak az igazgatósági ülések során.
Ezek hivatalos feljegyzései az ülésen történteknek. A képviselők vissza fognak hivatkozni rájuk, amikor fel kell frissíteniük a memóriájukat. Ezek a jegyzőkönyvek tartalmazzák, hogy ki milyen feladatot kapott, hogy senki ne legyen tisztában azzal, hogy mit várnak el tőle. Néha az értekezleti feljegyzések jogi bizonyítékként szolgálnak, bizonyítva, hogy a vállalkozás milyen döntéseket és intézkedéseket hozott akkoriban.
Segítenek a projektek előrehaladásának nyomon követésében és annak biztosításában, hogy az intézkedési tételek időben befejeződjenek. Emellett lehetőséget biztosítanak arra is, hogy a megbeszélésekről lemaradt személyek bepótolhassák a nélkülük hozott döntéseket. Megkönnyítheti az életét, ha olyan eszközöket használ, mint az AI összefoglalók, hogy jegyzeteket készítsen az értekezleten, de győződjön meg róla, hogy először lektorálja ezeket a jegyzeteket, mielőtt jóváhagyásra leadja őket.
Kép az Unsplashről
Hogyan készítsünk tárgyalási jegyzőkönyvet
Mielőtt elkezdene jegyzetelni, mindig jól fel kell készülnie a megbeszélés előtt. Ahhoz, hogy hatékony tárgyalási jegyzőkönyvet tudjon írni, az értekezlet céljáról is képben kell lennie. Az alábbiakban végigveszünk néhány tippet arra vonatkozóan, hogy mit kell tennie egy megbeszélés előtt, alatt és után, és hogyan takaríthat meg időt az egész folyamat során.
1. Felkészülés a találkozóra
Amikor megtudja a találkozó időpontját, kezdjen el alaposan felkészülni. Beszéljen a találkozó vezetőjével, hogy megbeszéljék, mit várnak el Öntől.
Korábbi ülések jegyzőkönyvének vizsgálata
A korábbi ülések jegyzőkönyveinek áttekintése segít megérteni a szükséges formátumot, stílust és részletességet. Emellett a folyamatban lévő megbeszélések kontextusát is megadja, és segít azonosítani a megoldatlan kérdéseket, amelyekkel foglalkozni kell.
Az ülés napirendjének áttekintése
A találkozó napirendjét a részvétel előtt meg kell kapnia. Ez általában tartalmazza a megvitatandó dolgok listáját. Valószínűleg áttekintést vagy a megvitatandó dolgok sorrendjét is megkapja. Tanulmányozza át, hogy meg tudja jósolni, hogyan fog lezajlani a megbeszélés, és készüljön fel a jegyzetelésre.
Gyűjtse össze a szükséges dokumentumokat
Győződjön meg arról, hogy minden szükséges dokumentum, például a jelentések, kiegészítő dokumentumok és az előadók által biztosított anyagok a rendelkezésére állnak. Ha ezek kéznél vannak, az segíteni fog a megbeszélések megértésében és a pontos jegyzetek elkészítésében.
Felvételi eszközök beállítása
Ha teheti, rögzítse a megbeszélést egy hangrögzítő eszközzel vagy okostelefonnal. Ez a jegyzetek átírása közbeni hiányosságok pótlására szolgál.
2. Mi a teendő a találkozó alatt
Egy megbeszélésről jegyzőkönyvet felvenni nagyon megterhelő lehet. Különösen, hogy az elhangzottak azonnali átiratát készíti el. Itt van az eljárás, amelyet az elejétől a végéig követni kell.
Rekordkulcs részletei
Kezdje azzal, hogy megjegyzi:
- A dátum és az időpont
- Az ülés helyszíne
- A résztvevők és a távolmaradók neve
Mindezek az információk alapvető fontosságúak a kontextus és a hivatkozás szempontjából.
Minden megbeszélés és döntés dokumentálása
Rögzítse az egyes megbeszélések lényegét, beleértve a főbb pontokat, az eltérő véleményeket és az esetleges döntéseket vagy határozatokat. Feltétlenül jegyezze fel az indítványokat, a javaslattevőket és az eredményeket. Ez különösen fontos egy olyan testületi ülésen, ahol hivatalos döntések születnek.
3. Hatékony jegyzetek készítése
Használjon rövidítéseket vagy gyorsírásos jegyzeteket, hogy lépést tartson a vitával. Kerülje a túl rövidséget, mert ez befolyásolja az írás folyását! Koncentráljon a fő üzenetek és következtetések átadására ahelyett, hogy minden szót megpróbálna visszaadni.
Ezen túlmenően határozza meg a cselekvési tételeket és az esedékességi időpontokat. Figyelje meg a megbeszélés szerkezetét, hogy minden lényeges pontot feljegyezzen.
Névsorolvasás és bemutatkozás
Jegyezze meg a névsorolvasást, ha az az ülés menetének rendszeres része. Jegyezze fel az ülésen részt vevők nevét és az ülés vezetője által tartott bemutatkozást.
Napirendi pontok és beszédtémák
Az ülés előrehaladtával kövesse figyelemmel a napirendet. Jegyezze fel az egyes napirendi pontok alatti megbeszéléseket, beleértve a beszédtémákat és a felvetett legfontosabb kérdéseket. Ez segít az értekezlet jegyzőkönyvének áttekinthető és szervezett dokumentumát fenntartani.
Akciópontok és feladatok meghatározása
Dokumentáljon egyértelműen minden cselekvési pontot, beleértve azt is, hogy ki a felelős az egyes feladatokért és az esedékesség dátumát. Ez biztosítja, hogy az értekezlet minden résztvevője tisztában legyen a felelősségi körével.
4. Rendezze a jegyzeteit a megbeszélés után
Ha a megbeszélés befejeződött, el kell kezdenie az összes dokumentum összeállítását, hogy azok könnyen megtekinthetők legyenek. Nézzük meg, mit kell tennie.
Írja át és rendszerezze az összes jegyzetét
Közvetlenül a megbeszélés után alakítsa át a jegyzeteit egy összefüggő és rendszerezett dokumentummá. Így mindig emlékezni fog minden részletre, anélkül, hogy hibákat követne el. E munka elvégzésekor az MS Word vagy a Google Docs használható.
Felülvizsgálat és átdolgozás
A jegyzőkönyv tényszerűségének és érthetőségének biztosítása érdekében próbálja meg újra átolvasni azt. Győződjön meg arról is, hogy könnyen olvashatóak és érthetőek. Nem lehetnek bőbeszédűek, de minden lényeges pontot tartalmazniuk kell. Ezért szükség esetén vizsgálja meg a rendelkezésre álló hangszalagokat az ellenellenőrzés céljából.
Visszajelzések beépítése
Ha bármilyen kérdése van vagy pontosításra van szüksége, forduljon a találkozó vezetőjéhez vagy más résztvevőkhöz. Ez biztosítja, hogy az értekezlet jegyzőkönyve pontos és teljes legyen.
5. Az ülések jegyzőkönyvének jóváhagyása és terjesztése
Miután elkészült az ülés jegyzőkönyve, meg kell szereznie az igazgatótanácsi tagok jóváhagyását. Ezt a következő ülés megkezdése előtt kell megtenni.
Jegyzőkönyvek bemutatása jóváhagyásra
A jegyzőkönyv jóváhagyásához mutassa be azt a vezetőjének vagy annak, aki az értekezletet vezette. Ezt a következő ülés előtt kell megtennie. Ez lehetőséget ad arra, hogy az emberek javításokat vagy kiegészítéseket javasoljanak. Győződjön meg róla, hogy a jegyzőkönyv jóváhagyásra került, mielőtt az új napirendi pontokra térne át.
Felvételi jóváhagyás
A jegyzőkönyv jóváhagyása után ezt fel kell tüntetni az új ülés jegyzőkönyvének dokumentumában. Ez a hivatalos jóváhagyási jegyzőkönyv fontos az ülések pontos történetének megőrzése szempontjából.
6. Küldje ki a záró ülés jegyzőkönyvét
Most már csak annyi van hátra, hogy elküldje a véglegesített tárgyalási jegyzőkönyvet a megfelelő embereknek!
Megosztás a találkozó összes résztvevőjével
A jóváhagyás után ossza ki a végleges jegyzőkönyvet az összes résztvevőnek. Ez történhet e-mailben, egy belső dokumentumkezelő rendszerben vagy egy online megosztási platformon keresztül.
Értekezleti jegyzőkönyvek tárolása és archiválása
A jegyzőkönyvet úgy rögzítheti, hogy szükség esetén könnyen visszakereshető legyen, esetleg digitális archívumként vagy fizikai fájlként, a szervezet igényeinek megfelelően. Ez fontos a későbbi hivatkozás és a megfelelőség szempontjából.
Online megosztás és felhőalapú tárolás
Az olyan felhőalapú tárolási megoldások, mint a Google Dokumentumok használata lehetővé teszi, hogy a megbeszélések jegyzőkönyvei minden érintett fél számára könnyen hozzáférhetőek legyenek. Ez szükség esetén a gyors frissítést és együttműködést is megkönnyíti.
GYIK
Mit írjak bele a megbeszélési jegyzeteimbe?
A megbeszélésről készített jegyzeteinek mindig tartalmazniuk kell:
- Dátum és időpont, helyszín, résztvevők neve
- A napirendi pontok, a legfontosabb megbeszélések összefoglalása és a meghozott határozatok
- Intézkedési pontok, a következő ülés időpontja és az ülés befejezésének időpontja
Az ülések jegyzőkönyvének szó szerinti jegyzőkönyvnek kell lennie?
Ne készítsen szó szerinti jegyzőkönyvet. Ehelyett inkább a fő pontokat és az ülésen hozott döntéseket kell körülírni. A cél az, hogy rögzítse a lényegét a megbeszélésnek és az ennek eredményeként felmerült intézkedéseknek, de nem feltétlenül kell minden egyes szót átírni. Ez időt takarít meg, valamint rövidebbé és olvashatóbbá teszi a jegyzőkönyvet.
Milyen hamar kell elkészíteni a jegyzőkönyvet az ülés után?
Közvetlenül a megbeszélés után próbálja meg elkészíteni a jegyzőkönyvet. Törekedjen arra, hogy ez egy-két napon belül megtörténjen. Ez azért fontos, mert így naprakészek és pontosak maradnak. Könnyen át kell tudnia adni a résztvevőknek, megkönnyítve az intézkedési pontok gyors nyomon követését.
Vannak-e jogi követelmények az ülések jegyzőkönyvére vonatkozóan?
Az üzleti tevékenység jellegétől függően a törvény előírhatja az ülések jegyzőkönyvének elkészítését. A vállalati igazgatósági ülésekről néha jegyzőkönyvet kell vezetni, hogy megfeleljenek a vállalatirányítási szabályoknak. Fontos tehát, hogy megértse és betartsa a vonatkozó helyi szabályzatokat vagy jogi kötelezettségeket.
Segítséget kaphat az ülés jegyzőkönyvének átírásához a Smodin AI segítségével
Az értekezleti jegyzőkönyvek átírása ijesztő feladat lehet, különösen, ha az értekezlet hosszú és részletes. A Smodin AI megoldást kínál erre a kihívásra. Az Summarizer eszköz segíthet az értekezleti jegyzőkönyvek pontos rögzítésében és rendszerezésében. Ez úgy működik, hogy időt takarít meg és csökkenti a hibák kockázatát.
A Smodin AI segítségével Ön a megbeszélésen való részvételre összpontosíthat, nem pedig arra, hogy aggódjon a fontos részletek kihagyása miatt. Iratkozzon fel még ma a Smodinra, hogy egy kicsit könnyebbé tegye az életét!