Niemand kan zich elk detail van een vergadering herinneren. Notulen van vergaderingen in een wachtrij: een manier voor jou om alle besproken punten te transcriberen. Als je notulen schrijft voor de voorzitter van de raad van bestuur of voor je manager, heb je een belangrijke taak voor de boeg!
Zie het als volgt. Notulen van een vergadering zijn een geheugensteuntje voor alle aanwezige leden. Het is net als aantekeningen maken, maar ze moeten gedetailleerd zijn. Als je een detail mist (en dan bedoelen we ook een detail), raken de leden in de war en heb jij je werk niet goed gedaan.
Als je wilt weten hoe je notulen schrijft die gedetailleerd en nuttig zijn voor de deelnemers aan een vergadering, bekijk dan ons artikel hieronder. We bespreken alle tips en trucs om je tijd tijdens de vergadering optimaal te benutten en notulen te maken die beknopt en nuttig zijn voor iedereen.
Afbeelding van Unsplash
Wat zijn notulen?
Notulen van vergaderingen zijn een uitgebreid schriftelijk verslag van alles wat er tijdens een vergadering gebeurt. Ze bevatten alles van de belangrijkste besproken punten tot acties die zijn toegewezen aan een aangewezen medewerker.
Deze documenten dienen meer dan één doel. Zie ze als een referentie voor toekomstige vergaderingen om ervoor te zorgen dat iedereen verantwoordelijk blijft. Ze helpen bij het bijhouden van een officieel verslag voor organisatorische of zelfs juridische doeleinden.
Notulen moeten duidelijk en beknopt zijn. Ze moeten de essentie van de vergadering nauwkeurig weergeven. Gewoonlijk worden notulen van vergaderingen toegewezen aan medewerkers zoals secretaresses of administratieve assistenten. Volgens de Harvard Business Review spenderen leidinggevenden 23 uur per week aan vergaderingen. Daarom zal het personeel dat de notulen maakt waarschijnlijk hetzelfde doen.
Daarom is het essentieel om zo gedetailleerd mogelijk te zijn bij het notuleren, maar zorg ervoor dat je niet te veel tijd besteedt aan delen van de vergadering die misschien niet belangrijk zijn.
Afbeelding van Unsplash
Waarom zijn notulen zo belangrijk?
Notulen zijn cruciaal om een bedrijf goed te laten functioneren en er zijn verschillende redenen waarom ze belangrijk zijn tijdens bestuursvergaderingen.
Ze zijn een officieel verslag van wat er tijdens de vergadering is gebeurd. De leden zullen ze raadplegen als ze hun geheugen moeten opfrissen. In deze notulen staat wie welke taak heeft, zodat niemand onduidelijk is over wat er van hem of haar wordt verwacht. Soms fungeren notulen als wettelijk bewijs, als bewijs van de beslissingen en acties van het bedrijf op dat moment.
Ze helpen bij het bijhouden van de voortgang van projecten en zorgen ervoor dat actiepunten op tijd worden afgerond. Ze bieden ook een manier voor mensen die de vergadering hebben gemist om beslissingen die zonder hen zijn genomen, in te halen. Je kunt je leven makkelijker maken door tools zoals AI-samenvatters te gebruiken om aantekeningen te maken tijdens een vergadering, maar zorg ervoor dat je die aantekeningen eerst proefleest voordat je ze inlevert voor goedkeuring.
Afbeelding van Unsplash
Hoe notulen maken
Voordat je notulen gaat maken, moet je je altijd goed voorbereiden voor de vergadering. Je moet ook een idee hebben van het doel van de vergadering om effectieve notulen te kunnen maken. Hieronder overlopen we enkele tips over wat je moet doen voor, tijdens en na een vergadering, inclusief manieren om tijd te besparen tijdens dit hele proces.
1. Bereid de vergadering voor
Wanneer je de datum van de vergadering weet, moet je je grondig voorbereiden. Bespreek met de leider van de vergadering wat er van je verwacht wordt.
Notulen van vorige vergadering bestuderen
Het bekijken van notulen van eerdere vergaderingen helpt je om de indeling, stijl en mate van detail te begrijpen. Het geeft je ook context voor de lopende discussies en helpt bij het identificeren van onopgeloste kwesties die aangepakt zouden kunnen worden.
De vergaderagenda doornemen
Voordat je de vergadering bijwoont, moet je een agenda krijgen. Hierop staat normaal gesproken een lijst met dingen die besproken moeten worden. Je krijgt waarschijnlijk ook een overzicht of de volgorde van de dingen die besproken gaan worden. Bestudeer het zodat je kunt voorspellen hoe de vergadering zal verlopen en maak aantekeningen.
Verzamel alle documenten die je nodig hebt
Zorg ervoor dat je alle benodigde documenten bij de hand hebt, zoals verslagen, aanvullende documenten en eventuele materialen die door de sprekers zijn verstrekt. Als je deze bij de hand hebt, kun je de discussies beter begrijpen en nauwkeurige aantekeningen maken.
Opnameapparaten instellen
Neem de vergadering op met een opnameapparaat of smartphone als dat mogelijk is. Dit is een noodoplossing om eventuele leemtes op te vullen bij het uitschrijven van je notities.
2. Wat te doen tijdens de vergadering
Het notuleren van een vergadering kan erg inspannend zijn. Je maakt namelijk een directe transcriptie van wat er gezegd wordt. Dit is de procedure die je van begin tot eind moet volgen.
Details opnamesleutel
Begin met opmerken:
- De datum en tijd
- De locatie van de vergadering
- De namen van de aanwezigen en afwezigen
Al deze informatie is cruciaal voor context en referentie.
Documenteer alle discussies en beslissingen
Leg de essentie van elke discussie vast, inclusief de belangrijkste punten, verschillende meningen en eventuele beslissingen of resoluties. Noteer moties, wie ze heeft voorgesteld en wat de uitkomst was. Dit is vooral belangrijk in een bestuursvergadering waar officiële beslissingen worden genomen.
3. Effectieve aantekeningen maken
Gebruik afkortingen of steno-notities om de discussie bij te houden. Vermijd te beknopt te zijn, want dit beïnvloedt je schrijfsnelheid! Concentreer je op het overbrengen van de belangrijkste boodschappen en conclusies in plaats van te proberen elk woord te reproduceren.
Identificeer bovendien actiepunten en deadlines. Observeer de structuur van de vergadering om er zeker van te zijn dat alle belangrijke punten worden genoteerd.
Appèl en inleidingen
Noteer het appèl als dit een vast onderdeel is van de vergaderprocedure. Noteer de namen van alle aanwezigen en eventuele inleidingen door de leider van de vergadering.
Agendapunten en discussiepunten
Volg de agenda op de voet tijdens de vergadering. Noteer discussies onder elk agendapunt, inclusief gespreksonderwerpen en belangrijke kwesties die aan de orde zijn gesteld. Dit helpt om een duidelijk en georganiseerd document voor de vergadernotulen te behouden.
Actiepunten en opdrachten identificeren
Documenteer duidelijk alle actiepunten, inclusief wie verantwoordelijk is voor elke taak en de deadline. Dit zorgt ervoor dat alle deelnemers aan de vergadering hun verantwoordelijkheden kennen.
4. Uw aantekeningen ordenen na de vergadering
Zodra de vergadering is afgelopen, moet je beginnen met het verzamelen van al je documenten zodat ze gemakkelijk te bekijken zijn. Laten we eens kijken wat je moet doen.
Al je notities uitschrijven en organiseren
Maak onmiddellijk na de vergadering een samenhangend en systematisch document van je aantekeningen. Op deze manier zul je altijd alle details onthouden zonder fouten te maken. Voor deze taak kun je MS Word of Google Docs gebruiken.
Beoordelen en herzien
Probeer de notulen nog eens door te lezen om er zeker van te zijn dat ze feitelijk en begrijpelijk zijn. Zorg er ook voor dat ze gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn. Ze mogen niet breedsprakig zijn, maar moeten alle relevante punten bevatten. Bestudeer daarom waar nodig beschikbare geluidsopnames voor kruiscontroles.
Feedback verwerken
Als je vragen hebt of verduidelijkingen nodig hebt, neem dan contact op met de leider van de vergadering of met andere deelnemers. Dit zorgt ervoor dat je notulen accuraat en volledig zijn.
5. Goedkeuren en verspreiden van notulen
Zodra je klaar bent met je notulen, moet je de goedkeuring van de bestuursleden krijgen. Dit moet gebeuren voordat de volgende vergadering begint.
Notulen presenteren ter goedkeuring
Om de notulen goedgekeurd te krijgen, leg je ze voor aan je manager of degene die de vergadering leidde. Je moet dit doen voor de volgende vergadering. Dit is een kans voor mensen om correcties of aanvullingen voor te stellen. Zorg ervoor dat de notulen zijn goedgekeurd voordat je overgaat tot nieuwe zaken.
Goedkeuring opname
Zodra de notulen zijn goedgekeurd, noteer je dit in het nieuwe document voor de notulen van de vergadering. Dit officiële verslag van goedkeuring is belangrijk voor het bijhouden van een nauwkeurige vergadergeschiedenis.
6. Definitieve notulen versturen
Nu hoef je alleen nog maar je definitieve notulen naar de juiste mensen te sturen!
Deel met alle deelnemers aan de vergadering
Zodra je goedkeuring hebt, verspreid je de definitieve notulen naar alle deelnemers. Dit kan via e-mail, een intern documentbeheersysteem of een online uitwisselingsplatform.
Notulen opslaan en archiveren
Je kunt de notulen op zo'n manier vastleggen dat ze gemakkelijk kunnen worden teruggevonden wanneer dat nodig is, misschien als een digitaal archief of een fysiek bestand, afhankelijk van de behoeften van je organisatie. Dit is belangrijk voor toekomstige referentie en naleving.
Online delen en cloudopslag
Het gebruik van cloud-opslagoplossingen zoals Google Docs maakt notulen van vergaderingen eenvoudig toegankelijk voor alle relevante partijen. Dit vergemakkelijkt ook snelle updates en samenwerking indien nodig.
FAQs
Wat moet ik in mijn notities zetten?
Je notities van de vergadering moeten altijd het volgende bevatten:
- Datum en tijd, locatie, namen van deelnemers
- Agendapunten, een samenvatting van belangrijke discussies en genomen beslissingen
- Actiepunten, volgende vergaderdatum en eindtijd van de vergadering
Moeten de notulen van vergaderingen een woordelijk verslag zijn?
Maak van de notulen geen letterlijke weergave. In plaats daarvan moeten ze de belangrijkste punten en beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen parafraseren. Het doel is om vast te leggen wat er in essentie is besproken en welke acties er naar aanleiding daarvan zijn ondernomen, maar niet per se elk woord hoeft te worden getranscribeerd. Dit bespaart tijd en maakt de notulen korter en leesbaarder.
Hoe snel moet ik de notulen voorbereiden na de vergadering?
Probeer net na de vergadering je notulen klaar te hebben. Probeer dit binnen een dag of twee te doen. Dit is belangrijk omdat ze dan up-to-date en accuraat blijven. Je moet ze gemakkelijk aan de deelnemers kunnen geven, zodat actiepunten snel kunnen worden opgevolgd.
Zijn er wettelijke vereisten voor notulen van vergaderingen?
Notulen van vergaderingen kunnen wettelijk verplicht zijn, afhankelijk van de aard van je bedrijf. Bij bestuursvergaderingen moeten soms notulen worden gemaakt om te voldoen aan de regels voor corporate governance. Het is dus belangrijk dat je alle relevante lokale verordeningen of wettelijke verplichtingen begrijpt en naleeft.
Hulp bij het uitschrijven van notulen van vergaderingen met Smodin AI
Het uitschrijven van notulen van vergaderingen kan een lastige taak zijn, vooral als de vergadering lang en gedetailleerd is. Smodin AI biedt een oplossing voor deze uitdaging. De Summarizer tool kan je helpen bij het nauwkeurig vastleggen en organiseren van vergadernotulen. Dit bespaart je tijd en vermindert de kans op fouten.
Met Smodin AI kun je je concentreren op het deelnemen aan de vergadering in plaats van je zorgen te maken over het missen van belangrijke details. Meld je vandaag nog aan bij Smodin om je leven net dat beetje makkelijker te maken!