لا يمكن لأحد أن يتذكر كل التفاصيل من الاجتماع. محاضر الاجتماعات في قائمة الانتظار: طريقة لتدوين جميع النقاط التي تمت مناقشتها. إذا كنت تقوم بكتابة محاضر الاجتماعات لرئيس مجلس الإدارة أو لمديرك، فأمامك مهمة مهمة!
فكر في الأمر على هذا النحو. محاضر الاجتماعات بمثابة تذكير لجميع الأعضاء الحاضرين. إنه مثل تدوين الملاحظات، ولكن يجب أن تكون مفصلة. إذا فاتك أي تفصيل (ونقصد أي تفصيل)، فسوف يرتبك الأعضاء، ولن تكون قد قمت بعملك.
إذا كنت ترغب في معرفة كيفية كتابة محاضر الاجتماعات التي ستكون مفصلة ومفيدة للمشاركين في الاجتماع، فراجع مقالنا أدناه. نتناول جميع النصائح والحيل حول كيفية الاستفادة من وقتك في الاجتماع على أفضل وجه وتدوين الملاحظات التي ستكون موجزة ومفيدة للجميع.
الصورة من Unsplash
ما هي محاضر الاجتماعات؟
محاضر الاجتماعات هي سجل مكتوب شامل لكل ما يحدث خلال الاجتماع. وهي تشمل كل شيء من النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها إلى الإجراءات الموكلة إلى موظف معين.
تخدم هذه الوثائق أكثر من غرض. فكر فيها على أنها توفر مرجعًا لأي اجتماعات مستقبلية للتأكد من بقاء الجميع مسؤولين. فهي تساعد في الحفاظ على سجل رسمي لأغراض تنظيمية أو حتى قانونية.
يجب أن تكون المحاضر واضحة وموجزة. ويجب أن تعكس جوهر الاجتماع بدقة. عادةً ما يتم إسناد محاضر الاجتماعات إلى موظفين مثل السكرتارية أو المساعدين الإداريين. ووفقاً لمجلة هارفارد بيزنس ريفيو، قد يقضي المديرون التنفيذيون 23 ساعة أسبوعياً في الاجتماعات. وبالتالي، من المحتمل أن يقوم الموظفون الذين يدونون الملاحظات بالشيء نفسه.
ولذلك، من الضروري أن تكون مفصلاً قدر الإمكان عند تدوين المحاضر ولكن تأكد من عدم قضاء الكثير من الوقت في أجزاء من الاجتماع قد لا تكون مهمة.
الصورة من Unsplash
ما أهمية محاضر الاجتماعات؟
تُعد محاضر الاجتماعات ضرورية للحفاظ على سير العمل، وهناك العديد من الأسباب التي تجعلها مهمة أثناء اجتماعات مجلس الإدارة.
إنها سجل رسمي لما حدث في الاجتماع. سيرجع الأعضاء إليها عندما يحتاجون إلى تنشيط ذاكرتهم. ستغطي هذه المحاضر من تم تكليفه بأي مهمة حتى لا يكون أحد غير واضح بشأن ما هو متوقع منه. في بعض الأحيان، تعمل مذكرات الاجتماع كدليل قانوني، حيث تثبت ما كانت عليه قرارات وإجراءات العمل في ذلك الوقت.
فهي تساعد في تتبع التقدم المحرز في المشاريع وضمان استكمال بنود العمل في الوقت المحدد. كما أنها توفر وسيلة للأشخاص الذين فاتهم الاجتماع لمتابعة القرارات التي تم اتخاذها بدونها. يمكنك أن تجعل حياتك أسهل باستخدام أدوات مثل ملخصات الذكاء الاصطناعي لتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع، ولكن تأكد من تدقيق تلك الملاحظات أولاً قبل تسليمها للموافقة عليها.
الصورة من Unsplash
كيفية تدوين محاضر الاجتماعات
قبل البدء في تدوين أي ملاحظات، يجب عليك دائمًا الاستعداد جيدًا قبل الاجتماع. تحتاج أيضًا إلى أن تكون لديك فكرة عن الغرض من الاجتماع لتدوين محاضر اجتماعات فعالة. نستعرض فيما يلي بعض النصائح حول ما تحتاج إلى القيام به قبل الاجتماع وأثناءه وبعده، بما في ذلك طرق توفير الوقت خلال هذه العملية برمتها.
1. التحضير للاجتماع
عندما تعرف موعد الاجتماع، يجب أن تبدأ في التحضير له جيداً. تحدث إلى رئيس الاجتماع لمناقشة ما هو متوقع منك.
فحص محاضر الاجتماعات السابقة
تساعدك مراجعة محاضر الاجتماعات السابقة على فهم الشكل والأسلوب ومستوى التفاصيل المطلوبة. كما أنها تمنحك سياقاً للمناقشات الجارية وتساعدك على تحديد أي مسائل عالقة قد تحتاج إلى معالجة.
مراجعة جدول أعمال الاجتماع
يجب أن تحصل على جدول أعمال الاجتماع قبل حضورك. وعادة ما يوفر لك ذلك قائمة بالأشياء التي ستتم مناقشتها. ومن المحتمل أن تحصل أيضًا على نظرة عامة أو ترتيب الأشياء التي ستتم مناقشتها. ادرسها حتى تتمكن من التنبؤ بكيفية سير الاجتماع والاستعداد لتدوين الملاحظات.
اجمع كل المستندات التي تحتاجها
تأكد من حصولك على جميع المستندات اللازمة، مثل التقارير والوثائق التكميلية وأي مواد يقدمها المتحدثون. فوجودها في متناول يدك سيساعدك على فهم المناقشات وتدوين ملاحظات دقيقة.
إعداد أجهزة التسجيل
سجّل الاجتماع باستخدام جهاز تسجيل أو هاتف ذكي إن استطعت. سيكون هذا بمثابة احتياطي للمساعدة في ملء أي فراغات عند تدوين ملاحظاتك.
2. ما يجب القيام به خلال الاجتماع
يمكن أن يكون تدوين محاضر الاجتماعات أمرًا شاقًا للغاية. والجدير بالذكر أنك تقوم بتدوين فوري لما يقال. إليك الإجراء الذي يجب اتباعه من البداية إلى النهاية.
تفاصيل مفتاح السجل
ابدأ بملاحظة:
- التاريخ والوقت
- مكان الاجتماع
- أسماء الحضور والغائبين
كل هذه المعلومات ضرورية للسياق والرجوع إليها.
توثيق جميع المناقشات والقرارات
سجل جوهر كل مناقشة، بما في ذلك النقاط الرئيسية والآراء المختلفة وأي مقررات أو قرارات. تأكد من تدوين أي اقتراحات ومن اقترحها والنتائج. هذا مهم بشكل خاص في اجتماع مجلس الإدارة حيث يتم اتخاذ القرارات الرسمية.
3. تدوين الملاحظات الفعالة
استخدم الاختصارات أو الملاحظات المختصرة لمواكبة المناقشة. تجنب الإيجاز الشديد لأن ذلك سيؤثر على تدفق كتابتك! ركز على توصيل الرسائل والاستنتاجات الرئيسية بدلاً من محاولة تكرار كل كلمة.
علاوة على ذلك، حدد بنود العمل وتواريخ الاستحقاق. راقب هيكل الاجتماع للتأكد من تدوين جميع النقاط الحيوية.
نداء الأسماء والمقدمات
سجّل النداء بالأسماء إذا كان جزءًا معتادًا من إجراءات الاجتماع. سجّل أسماء جميع الحاضرين في الاجتماع وأي مقدمات يقوم بها رئيس الاجتماع.
بنود جدول الأعمال ونقاط النقاش
مع تقدم الاجتماع، تابع جدول الأعمال عن كثب. قم بتسجيل المناقشات تحت كل بند من بنود جدول الأعمال، بما في ذلك نقاط الحوار والقضايا الرئيسية المثارة. يساعد ذلك في الحفاظ على وثيقة واضحة ومنظمة لمحاضر الاجتماع.
تحديد نقاط العمل والتكليفات
قم بتوثيق أي نقاط عمل بوضوح، بما في ذلك المسؤول عن كل مهمة وتاريخ استحقاقها. وهذا يضمن معرفة جميع المشاركين في الاجتماع بمسؤولياتهم.
4. ترتيب ملاحظاتك بعد الاجتماع
بمجرد الانتهاء من الاجتماع، عليك البدء في تجميع جميع مستنداتك حتى يسهل عرضها. دعنا نلقي نظرة على ما يجب عليك فعله.
نسخ جميع ملاحظاتك وتنظيمها
بعد الاجتماع مباشرة، قم بتغيير ملاحظاتك إلى وثيقة متماسكة ومنهجية. بهذه الطريقة، ستتذكر دائمًا جميع التفاصيل دون ارتكاب أي أخطاء. عند القيام بهذه المهمة، يمكن استخدام برنامج MS Word أو محرر مستندات Google.
المراجعة والتنقيح
من أجل التأكد من واقعية المحاضر وقابليتها للفهم، حاول قراءتها مرة أخرى. تأكد أيضًا من سهولة قراءتها وفهمها. لا يمكن أن تكون مسهبة ولكن يجب أن تتضمن جميع النقاط ذات الصلة. لذلك، افحص أي أشرطة صوتية متاحة لأغراض التدقيق عند الضرورة.
دمج الملاحظات
إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى توضيحات، تواصل مع رئيس الاجتماع أو المشاركين الآخرين. يضمن ذلك أن يكون محضر الاجتماع دقيقاً وكاملاً.
5. اعتماد محاضر الاجتماعات وتوزيعها
بمجرد الانتهاء من محضر الاجتماع، عليك الحصول على موافقة أعضاء مجلس الإدارة. يجب أن يتم ذلك قبل بدء الاجتماع التالي.
تقديم المحاضر للموافقة عليها
للحصول على الموافقة على المحضر قم بعرضه على مديرك أو المسؤول عن الاجتماع. عليك القيام بذلك قبل الاجتماع التالي. هذه فرصة للأشخاص لاقتراح التصحيحات أو الإضافات. تأكد من الموافقة على المحضر قبل الانتقال إلى الأعمال الجديدة.
الموافقة على التسجيل
بمجرد الموافقة على المحضر، قم بتدوين ذلك في وثيقة محضر الاجتماع الجديد. هذا السجل الرسمي للموافقة مهم للحفاظ على سجل دقيق للاجتماع.
6. إرسال المحضر النهائي للاجتماع
الآن، كل ما تبقى الآن هو إرسال محضر الاجتماع النهائي إلى الأشخاص المناسبين!
المشاركة مع جميع المشاركين في الاجتماع
بمجرد الحصول على الموافقة، قم بتوزيع المحضر النهائي على جميع المشاركين. يمكن القيام بذلك عبر البريد الإلكتروني، أو نظام إدارة المستندات الداخلي، أو منصة مشاركة عبر الإنترنت.
تخزين وأرشفة محاضر الاجتماعات
يمكنك تسجيل المحاضر بطريقة يمكن استرجاعها بسهولة عند الحاجة، ربما كأرشيف رقمي أو ملف مادي وفقًا لاحتياجات مؤسستك. وهذا أمر مهم للرجوع إليها والامتثال لها في المستقبل.
المشاركة عبر الإنترنت والتخزين السحابي
يؤدي استخدام حلول التخزين السحابي مثل محرر مستندات Google إلى سهولة الوصول إلى محاضر الاجتماعات لجميع الأطراف المعنية. كما يسهل ذلك أيضاً إجراء تحديثات سريعة والتعاون عند الحاجة.
الأسئلة الشائعة
ما الذي يجب أن أدرجه في ملاحظات الاجتماع؟
يجب أن تتضمن ملاحظاتك من الاجتماع دائماً ما يلي:
- التاريخ والوقت، والمكان، وأسماء الحاضرين
- بنود جدول الأعمال وملخص المناقشات الرئيسية والقرارات المتخذة
- بنود العمل وموعد الاجتماع المقبل ووقت انتهاء الاجتماع
هل يجب أن تكون محاضر الاجتماعات محاضر حرفية؟
لا تجعل محاضر الاجتماعات محاضر حرفية. وبدلاً من ذلك، يجب إعادة صياغة النقاط الرئيسية والقرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع. الهدف هو تسجيل ما تمت مناقشته من حيث الجوهر وأي إجراءات نشأت نتيجة لذلك، ولكن ليس بالضرورة أن يتم تدوين كل كلمة. وهذا يوفر الوقت ويجعل المحضر أكثر إيجازاً وسهولة في القراءة.
متى يجب إعداد المحضر بعد الاجتماع؟
بعد الاجتماع مباشرة، حاول أن تكون محاضرك جاهزة. يجب أن تهدف إلى القيام بذلك في غضون يوم أو يومين. هذا أمر مهم لأنه سيساعد على إبقائها محدثة ودقيقة. يجب أن تكون قادرًا على إعطائها بسهولة للمشاركين، مما يسهل المتابعة السريعة لنقاط العمل.
هل هناك متطلبات قانونية لمحاضر الاجتماعات؟
قد تكون محاضر الاجتماعات مطلوبة بموجب القانون، اعتماداً على طبيعة عملك. يجب أن تحتفظ اجتماعات مجلس إدارة الشركات في بعض الأحيان بمحاضر للوفاء بقواعد حوكمة الشركات. لذلك من المهم أن تفهم وتمتثل لأي لوائح محلية أو التزامات قانونية ذات صلة.
احصل على مساعدة في تدوين محاضر الاجتماعات باستخدام Smodin AI
قد يكون تدوين محاضر الاجتماعات مهمة شاقة، خاصةً إذا كان الاجتماع طويلاً ومفصلاً. يقدم Smodin AI حلاً لهذا التحدي. يمكن أن تساعدك أداة التلخيص في تدوين محاضر الاجتماعات وتنظيمها بدقة. تعمل هذه الأداة على توفير الوقت وتقليل مخاطر الأخطاء.
مع تطبيق Smodin AI، يمكنك التركيز على المشاركة في الاجتماع بدلاً من القلق بشأن تفويت التفاصيل المهمة. اشترك في Smodin اليوم لتجعل حياتك أسهل قليلاً!