วิธีการเขียนรายงานการประชุม

ไม่มีใครสามารถจดจำรายละเอียดทุกอย่างจากการประชุมได้ จัดคิวบันทึกการประชุม: วิธีหนึ่งที่ให้คุณจดบันทึกทุกประเด็นที่หารือกัน หากคุณกำลังเขียนบันทึกการประชุมสำหรับประธานคณะกรรมการหรือผู้จัดการ คุณมีงานสำคัญรออยู่ข้างหน้า!

ลองคิดแบบนี้ดูสิ บันทึกการประชุมเป็นเหมือนเครื่องเตือนใจสำหรับสมาชิกทุกคนที่เข้าร่วมประชุม เหมือนกับการจดบันทึก แต่ต้องมีรายละเอียดครบถ้วน ถ้าคุณพลาดรายละเอียดใด ๆ (และเราหมายถึงพลาดจริงๆ) สมาชิกจะสับสน และคุณจะทำงานไม่สำเร็จ

If you want to know how to write meeting minutes that will be detailed and helpful for the participants of a meeting, then check out our article below. We go through all the tips and tricks of how to best take advantage of your time ใน the meeting and take down notes that will be concise and helpful for everyone.

รูปภาพจาก Unsplash

บันทึกการประชุมคืออะไร?

รายงานการประชุมคือบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ครอบคลุมทุกสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่ประเด็นสำคัญที่หารือกันไปจนถึงการดำเนินการที่มอบหมายให้กับพนักงานที่ได้รับมอบหมาย

เอกสารเหล่านี้มีวัตถุประสงค์มากกว่าหนึ่งประการ เปรียบเสมือนเป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับการประชุมครั้งต่อไป เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนยังคงมีความรับผิดชอบ เอกสารเหล่านี้ช่วยเก็บรักษาบันทึกอย่างเป็นทางการสำหรับวัตถุประสงค์ด้านองค์กรหรือแม้แต่ทางกฎหมาย

Minutes should be clear and concise. They need to reflect the essence of the meeting accurately. Usually, meeting minutes are assigned to employees like secretaries or administrative assistants. According to the Harvard Business Review, executives may spend 23 hours a week ใน meetings. Hence, the staff that is taking notes will probably do the same.

ดังนั้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องให้รายละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะทำได้เมื่อจดบันทึก แต่ต้องแน่ใจว่าคุณไม่ได้ใช้เวลามากเกินไปกับส่วนต่างๆ ของการประชุมที่อาจไม่สำคัญ

รูปภาพจาก Unsplash

เหตุใดบันทึกการประชุมจึงมีความสำคัญมาก?

บันทึกการประชุมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินธุรกิจ และมีหลายเหตุผลว่าทำไมบันทึกการประชุมจึงมีความสำคัญในระหว่างการประชุมคณะกรรมการ

They’re an official record of what happened ใน the meeting. Members will refer back to them when they need to jog their memory. These minutes will cover who is assigned to what task so no one is unclear about what’s expected of them. Sometimes, meeting notes act as legal evidence, proving what the business’s decisions and actions were at the time.

They help in tracking the progress of projects and ensuring that action items are completed on time. They also provide a way for people who missed the meeting to catch up on decisions that were made without them. You can make your life easier by using tools like AI summarizers to take notes during a meeting but ensure you proofread those notes first before handing them ใน for approval.

รูปภาพจาก Unsplash

วิธีการจดบันทึกการประชุม

ก่อนเริ่มจดบันทึกใดๆ คุณควรเตรียมตัวให้ดีก่อนการประชุมเสมอ นอกจากนี้ คุณยังต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมเพื่อจดบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องทำก่อน ระหว่าง และหลังการประชุม รวมถึงวิธีประหยัดเวลาในขั้นตอนทั้งหมดนี้

1. เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุม

เมื่อคุณทราบวันประชุมแล้ว คุณควรเริ่มเตรียมตัวให้พร้อมอย่างละเอียด พูดคุยกับหัวหน้าการประชุมเพื่อหารือถึงสิ่งที่คาดหวังจากคุณ

ตรวจสอบรายงานการประชุมครั้งก่อน

การตรวจสอบบันทึกการประชุมครั้งก่อนๆ จะช่วยให้คุณเข้าใจรูปแบบ ลีลา และระดับของรายละเอียดที่จำเป็น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเข้าใจบริบทของการอภิปรายที่กำลังดำเนินอยู่ และช่วยระบุปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขที่อาจต้องได้รับการแก้ไข

ทบทวนวาระการประชุม

คุณควรได้รับวาระการประชุมก่อนเข้าร่วม ซึ่งปกติแล้วจะเป็นรายการสิ่งที่ต้องพูดคุยกัน นอกจากนี้ คุณยังจะได้เห็นภาพรวมหรือลำดับของสิ่งที่จะพูดคุยกันด้วย ศึกษาวาระการประชุมเพื่อคาดการณ์ว่าการประชุมจะดำเนินไปอย่างไร และเตรียมพร้อมที่จะจดบันทึก

รวบรวมเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด เช่น รายงาน เอกสารประกอบ และเอกสารประกอบอื่นๆ ที่วิทยากรจัดเตรียมไว้ให้ การมีเอกสารเหล่านี้ไว้จะช่วยให้คุณเข้าใจการอภิปรายและจดบันทึกได้อย่างถูกต้อง

ตั้งค่าอุปกรณ์บันทึก

Record the meeting using either a recording device or a smartphone if you can. This will act as a fallback to assist ใน filling any voids when transcribing your notes.

2. สิ่งที่ควรทำระหว่างการประชุม

การจดบันทึกการประชุมอาจเป็นเรื่องที่ต้องใช้ความพยายามอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณกำลังบันทึกสิ่งที่กำลังพูดอยู่ทันที นี่คือขั้นตอนที่ควรปฏิบัติตามตั้งแต่ต้นจนจบ

รายละเอียดสำคัญของบันทึก

เริ่มต้นจากการสังเกต:

• วันที่และเวลา
• สถานที่จัดประชุม
• ชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ไม่เข้าร่วมประชุม

ข้อมูลทั้งหมดนี้มีความสำคัญต่อบริบทและการอ้างอิง

บันทึกการสนทนาและการตัดสินใจทั้งหมด

Capture the essence of each discussion, including the main points, differing opinions, and any decisions or resolutions. Be sure to note any motions, who proposed them, and the outcomes. This is particularly important ใน a board meeting where official decisions are made.

3. จดบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพ

ใช้คำย่อหรือบันทึกย่อเพื่อให้ทันกับการสนทนา หลีกเลี่ยงการใช้คำที่สั้นเกินไป เพราะจะ ส่งผลต่อการเขียนของคุณ ! เน้นการถ่ายทอดใจความสำคัญและบทสรุป แทนที่จะพยายามเรียบเรียงทุกคำ

นอกจากนี้ ให้ระบุรายการดำเนินการและวันครบกำหนด สังเกตโครงสร้างการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจดบันทึกประเด็นสำคัญทั้งหมด

การเรียกชื่อและการแนะนำตัว

จดบันทึกการเรียกชื่อผู้เข้าร่วมประชุมหากเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการประชุมปกติ บันทึกชื่อผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนและคำแนะนำใดๆ ที่หัวหน้าการประชุมได้กล่าวไว้

หัวข้อวาระการประชุมและประเด็นสำคัญ

ขณะที่การประชุมดำเนินไป ให้ติดตามวาระการประชุมอย่างใกล้ชิด บันทึกการอภิปรายในแต่ละวาระการประชุม รวมถึงประเด็นสำคัญและประเด็นที่ถูกหยิบยกขึ้นมา วิธีนี้จะช่วยให้บันทึกการประชุมมีความชัดเจนและเป็นระเบียบ

ระบุจุดดำเนินการและการมอบหมาย

จัดทำเอกสารแสดงจุดดำเนินการต่างๆ ให้ชัดเจน รวมถึงระบุผู้รับผิดชอบงานแต่ละงานและวันครบกำหนด เพื่อให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนทราบถึงความรับผิดชอบของตนเอง

4. จัดเรียงบันทึกของคุณหลังการประชุม

เมื่อการประชุมเสร็จสิ้น คุณต้องเริ่มรวบรวมเอกสารทั้งหมดเพื่อให้ดูได้ง่าย มาดูกันว่าคุณควรทำอะไรบ้าง

ถอดความและจัดระเบียบบันทึกทั้งหมดของคุณ

ทันทีหลังการประชุม ให้เปลี่ยนบันทึกของคุณให้เป็นเอกสารที่เชื่อมโยงและเป็นระบบ วิธีนี้จะช่วยให้คุณจดจำรายละเอียดทั้งหมดได้เสมอโดยไม่เกิดข้อผิดพลาด ขณะทำงานนี้ คุณสามารถใช้ MS Word หรือ Google Docs ได้

ทบทวนและแก้ไข

เพื่อให้มั่นใจว่าบันทึกการประชุมถูกต้องตามข้อเท็จจริงและเข้าใจง่าย โปรดพยายามอ่านซ้ำอีกครั้ง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกการประชุมอ่านและเข้าใจง่าย ไม่ควรเขียนยาวเกินไป แต่ควรครอบคลุมประเด็นสำคัญทั้งหมด ดังนั้น ควรตรวจสอบเทปบันทึกเสียงที่มีอยู่เพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหากจำเป็น

รวมข้อเสนอแนะ

หากมีข้อสงสัยหรือต้องการคำชี้แจง โปรดติดต่อหัวหน้าการประชุมหรือผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกการประชุมของคุณถูกต้องและครบถ้วน

5. อนุมัติและแจกจ่ายบันทึกการประชุม

เมื่อบันทึกการประชุมเสร็จสิ้นแล้ว คุณต้องได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการ ซึ่งต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อนเริ่มการประชุมครั้งต่อไป

การนำเสนอรายงานการประชุมเพื่ออนุมัติ

To get the minutes approved present them to your manager or whoever was ใน charge of the meeting. You need to do this before the next meeting. This is an opportunity for people to suggest corrections or additions. Ensure that the minutes are approved before proceeding to new business.

การอนุมัติการบันทึก

Once the minutes are approved, note this ใน the new meeting minutes document. This official record of approval is important for maintaining accurate meeting history.

6. ส่งรายงานการประชุมครั้งสุดท้าย

ตอนนี้สิ่งที่เหลืออยู่คือการส่งบันทึกการประชุมขั้นสุดท้ายของคุณให้กับบุคคลที่เหมาะสม!

แบ่งปันกับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน

เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ให้แจกจ่ายรายงานสรุปการประชุมให้ผู้เข้าร่วมทุกคน ซึ่งสามารถดำเนินการได้ทางอีเมล ระบบจัดการเอกสารภายใน หรือแพลตฟอร์มแชร์ออนไลน์

จัดเก็บและเก็บถาวรบันทึกการประชุม

You may record the minutes ใน a way that they can be easily retrieved whenever needed, perhaps as a digital archive or physical file according to your organization’s needs. This is important for future reference and compliance.

การแชร์ออนไลน์และการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์

การใช้โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์อย่าง Google Docs ช่วยให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าถึงบันทึกการประชุมได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังช่วยให้อัปเดตและทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วหากจำเป็น

รับความช่วยเหลือในการถอดความบันทึกการประชุมด้วย Smodin AI

การถอดความบันทึกการประชุมอาจเป็นงานที่น่ากังวล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมนั้นยาวนานและมีรายละเอียดมาก Smodin AI ขอนำเสนอทางออกสำหรับความท้าทายนี้ เครื่องมือ Summarizer ช่วยให้คุณบันทึกและจัดระเบียบบันทึกการประชุมได้อย่างแม่นยำ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาด

With Smodin AI, you can focus on participating ใน the meeting rather than worrying about missing important details. Sign up to Smodin today to make your life that little bit easier!

คำถามที่พบบ่อย

What should I include ใน my meeting notes?

บันทึกการประชุมของคุณต้องประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้เสมอ:

• วันที่และเวลา สถานที่ ชื่อผู้เข้าร่วมประชุม
• หัวข้อวาระการประชุม สรุปการหารือที่สำคัญ และการตัดสินใจที่เกิดขึ้น
• รายการดำเนินการ วันประชุมครั้งต่อไป และเวลาสิ้นสุดการประชุม

บันทึกการประชุมควรเป็นบันทึกคำต่อคำหรือไม่?

Don’t make meeting minutes a verbatim record. Instead, they should paraphrase the main points and decisions taken during the meeting. The aim is to capture what was discussed ใน essence and any actions that arose as a result, but not necessarily with every word transcribed. This saves time and makes the minutes briefer and more readable.

ฉันควรเตรียมบันทึกการประชุมเร็วเพียงใดหลังการประชุม?

หลังการประชุม ควรเตรียมรายงานการประชุมให้พร้อมภายในหนึ่งหรือสองวัน สำคัญมากเพราะจะช่วยให้รายงานเป็นปัจจุบันและถูกต้องแม่นยำ จำเป็นต้องสามารถส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้สามารถติดตามความคืบหน้าของการประชุมได้อย่างรวดเร็ว

มีข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับบันทึกการประชุมหรือไม่?

กฎหมายอาจกำหนดให้ต้องมีบันทึกการประชุม ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจของคุณ บางครั้งการประชุมคณะกรรมการบริษัทต้องบันทึกการประชุมเพื่อให้เป็นไปตามกฎการกำกับดูแลกิจการที่ดี ดังนั้น สิ่งสำคัญคือคุณต้องเข้าใจและปฏิบัติตามกฎหมายท้องถิ่นหรือข้อผูกพันทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง