วิธีการเขียนบันทึกการประชุม

ไม่มีใครสามารถจดจำรายละเอียดการประชุมได้ทั้งหมด การบันทึกการประชุมแบบคิว: วิธีหนึ่งที่ให้คุณจดบันทึกประเด็นที่หารือกันทั้งหมด หากคุณกำลังเขียนบันทึกการประชุมสำหรับประธานคณะกรรมการหรือผู้จัดการ คุณมีงานสำคัญรออยู่ข้างหน้า!

ลองคิดดูแบบนี้ บันทึกการประชุมทำหน้าที่เตือนให้สมาชิกทุกคนที่เข้าร่วมประชุมทราบ ซึ่งก็เหมือนกับการจดบันทึก แต่ต้องมีรายละเอียดครบถ้วน หากคุณลืมรายละเอียดใด ๆ (และเราหมายถึงรายละเอียดใด ๆ ก็ตาม) สมาชิกจะสับสน และคุณจะทำหน้าที่ของตนเองไม่สำเร็จ

หากคุณต้องการทราบวิธีการเขียนบันทึกการประชุมที่มีรายละเอียดและเป็นประโยชน์ต่อผู้เข้าร่วมประชุม โปรดอ่านบทความด้านล่าง เราจะแนะนำเคล็ดลับและกลเม็ดต่างๆ เกี่ยวกับวิธีการใช้เวลาในที่ประชุมให้เกิดประโยชน์สูงสุด และจดบันทึกให้กระชับและเป็นประโยชน์ต่อทุกคน

ภาพจาก Unsplash

บันทึกการประชุมคืออะไร?

บันทึกการประชุมเป็นบันทึกโดยละเอียดเกี่ยวกับทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุม ซึ่งรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่ประเด็นสำคัญที่หารือกันไปจนถึงการดำเนินการที่มอบหมายให้กับพนักงานที่ได้รับมอบหมาย

เอกสารเหล่านี้มีวัตถุประสงค์มากกว่าหนึ่งประการ ถือเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการประชุมในอนาคตเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะรับผิดชอบร่วมกัน เอกสารเหล่านี้ช่วยรักษาบันทึกอย่างเป็นทางการสำหรับวัตถุประสงค์ด้านองค์กรหรือแม้แต่ด้านกฎหมาย

บันทึกการประชุมควรมีความชัดเจนและกระชับ และต้องสะท้อนถึงสาระสำคัญของการประชุมได้อย่างถูกต้อง โดยปกติแล้ว บันทึกการประชุมจะถูกมอบหมายให้กับพนักงาน เช่น เลขานุการหรือผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ตามรายงานของ Harvard Business Review ผู้บริหารอาจใช้เวลา 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุม ดังนั้น พนักงานที่จดบันทึกก็มักจะทำเช่นเดียวกัน

ดังนั้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องให้รายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เมื่อจดบันทึก แต่ต้องแน่ใจว่าคุณไม่ได้ใช้เวลามากเกินไปกับส่วนต่างๆ ของการประชุมที่อาจไม่สำคัญ

ภาพจาก Unsplash

เหตุใดบันทึกการประชุมจึงสำคัญมาก?

บันทึกการประชุมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินธุรกิจ และมีเหตุผลหลายประการที่ทำให้บันทึกการประชุมมีความสำคัญในระหว่างการประชุมคณะกรรมการ

บันทึกการประชุมเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการซึ่งบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในที่ประชุม สมาชิกสามารถเรียกดูบันทึกดังกล่าวได้เมื่อต้องการเรียกความจำกลับคืนมา บันทึกการประชุมจะครอบคลุมถึงผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ใด เพื่อไม่ให้ใครไม่ทราบว่ามีความคาดหวังอะไรจากพวกเขา บางครั้ง บันทึกการประชุมจะทำหน้าที่เป็นหลักฐานทางกฎหมายที่พิสูจน์ได้ว่าธุรกิจตัดสินใจและดำเนินการอย่างไรในขณะนั้น

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยในการติดตามความคืบหน้าของโครงการและให้แน่ใจว่ารายการดำเนินการต่างๆ จะเสร็จสิ้นตรงเวลา นอกจากนี้ เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยให้ผู้ที่พลาดการประชุมสามารถติดตามการตัดสินใจที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้เข้าร่วมการประชุมได้ คุณสามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นได้โดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น AI summarizer เพื่อจดบันทึกระหว่างการประชุม แต่ให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจทานบันทึกเหล่านั้นก่อนส่งเพื่ออนุมัติ

ภาพจาก Unsplash

วิธีการจดบันทึกการประชุม

ก่อนที่คุณจะเริ่มจดบันทึกใดๆ คุณควรเตรียมตัวให้ดีก่อนการประชุม นอกจากนี้ คุณยังต้องทราบวัตถุประสงค์ของการประชุมเพื่อจดบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิผล ด้านล่างนี้ เราจะแนะนำเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องทำก่อน ระหว่าง และหลังการประชุม รวมถึงวิธีประหยัดเวลาในระหว่างขั้นตอนทั้งหมดนี้

1. การเตรียมตัวสำหรับการประชุม

เมื่อคุณทราบวันประชุมแล้ว คุณควรเริ่มเตรียมตัวให้พร้อม พูดคุยกับหัวหน้าการประชุมเพื่อหารือถึงสิ่งที่คาดหวังจากคุณ

ตรวจสอบบันทึกการประชุมครั้งก่อน

การตรวจสอบบันทึกการประชุมครั้งก่อนๆ จะช่วยให้คุณเข้าใจรูปแบบ สไตล์ และระดับของรายละเอียดที่จำเป็น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเข้าใจบริบทสำหรับการอภิปรายที่กำลังดำเนินอยู่ และช่วยระบุปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขซึ่งอาจต้องได้รับการแก้ไข

ทบทวนวาระการประชุม

คุณควรได้รับวาระการประชุมก่อนเข้าร่วม โดยปกติแล้ววาระการประชุมนี้จะมีรายการสิ่งที่ต้องหารือ นอกจากนี้ คุณยังจะได้รับภาพรวมหรือลำดับของสิ่งที่ต้องหารือด้วย ศึกษาวาระการประชุมเพื่อที่คุณจะได้คาดการณ์ว่าการประชุมจะดำเนินไปอย่างไร และเตรียมจดบันทึก

รวบรวมเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการ

ตรวจสอบว่าคุณมีเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด เช่น รายงาน เอกสารประกอบ และเอกสารอื่นๆ ที่วิทยากรจัดเตรียมไว้ให้ การมีเอกสารเหล่านี้ไว้ใกล้ตัวจะช่วยให้คุณเข้าใจการอภิปรายและจดบันทึกได้อย่างถูกต้อง

ตั้งค่าอุปกรณ์บันทึก

บันทึกการประชุมโดยใช้เครื่องบันทึกหรือสมาร์ทโฟนหากทำได้ อุปกรณ์นี้จะทำหน้าที่เป็นตัวสำรองเพื่อช่วยเติมเต็มช่องว่างเมื่อถอดเสียงบันทึกของคุณ

2. สิ่งที่ควรทำในระหว่างการประชุม

การจดบันทึกการประชุมอาจเป็นเรื่องที่ต้องใช้ความพยายามอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การจดบันทึกสิ่งที่พูดในทันที นี่คือขั้นตอนที่ควรปฏิบัติตามตั้งแต่ต้นจนจบ

บันทึกรายละเอียดสำคัญ

เริ่มต้นจากการสังเกต:

• วันที่และเวลา
• สถานที่จัดประชุม
• ชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ไม่เข้าร่วมประชุม

ข้อมูลทั้งหมดนี้มีความสำคัญต่อบริบทและการอ้างอิง

บันทึกการอภิปรายและการตัดสินใจทั้งหมด

บันทึกสาระสำคัญของการอภิปรายแต่ละครั้ง รวมถึงประเด็นหลัก ความคิดเห็นที่แตกต่าง และการตัดสินใจหรือมติใดๆ อย่าลืมจดบันทึกข้อเสนอ ใครเป็นผู้เสนอ และผลลัพธ์ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการประชุมคณะกรรมการที่มีการตัดสินใจอย่างเป็นทางการ

3. จดบันทึกอย่างมีประสิทธิผล

ใช้คำย่อหรือข้อความสั้นๆ เพื่อให้ทันต่อการสนทนา หลีกเลี่ยงการใช้คำสั้นเกินไปเพราะจะ ส่งผลต่อการเขียนของคุณ ! เน้นที่การถ่ายทอดข้อความสำคัญและข้อสรุปแทนที่จะพยายามถ่ายทอดทุกคำ

นอกจากนี้ ให้ระบุรายการดำเนินการและวันที่ครบกำหนด สังเกตโครงสร้างการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าจดบันทึกประเด็นสำคัญทั้งหมดไว้

การเรียกชื่อและการแนะนำตัว

จดบันทึกชื่อผู้เข้าร่วมประชุมหากเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการประชุมปกติ บันทึกชื่อผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดและการแนะนำตัวของหัวหน้าการประชุม

หัวข้อวาระและประเด็นสำคัญในการพูดคุย

ติดตามวาระการประชุมอย่างใกล้ชิดขณะการประชุม จดบันทึกการอภิปรายในแต่ละวาระการประชุม รวมถึงประเด็นสำคัญที่นำมาหารือ วิธีนี้จะช่วยให้เอกสารบันทึกการประชุมมีความชัดเจนและเป็นระเบียบ

ระบุจุดดำเนินการและการมอบหมาย

จัดทำเอกสารเกี่ยวกับจุดดำเนินการต่างๆ ให้ชัดเจน รวมถึงผู้ที่รับผิดชอบงานแต่ละงานและวันครบกำหนด เพื่อให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนทราบถึงความรับผิดชอบของตนเอง

4. จัดเรียงบันทึกของคุณหลังการประชุม

เมื่อการประชุมเสร็จสิ้น คุณต้องเริ่มรวบรวมเอกสารทั้งหมดของคุณเพื่อให้ง่ายต่อการดู มาดูกันว่าคุณควรทำอะไรบ้าง

ถอดเสียงและจัดระเบียบบันทึกทั้งหมดของคุณ

ทันทีหลังการประชุม ให้เปลี่ยนบันทึกของคุณให้เป็นเอกสารที่มีความสอดคล้องและเป็นระบบ วิธีนี้จะช่วยให้คุณจำรายละเอียดทั้งหมดได้เสมอโดยไม่เกิดข้อผิดพลาด เมื่อทำสิ่งนี้ อาจใช้ MS Word หรือ Google Docs

การตรวจสอบและแก้ไข

เพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกดังกล่าวเป็นข้อเท็จจริงและเข้าใจได้ ให้ลองอ่านบันทึกดังกล่าวอีกครั้ง นอกจากนี้ ให้แน่ใจว่าบันทึกดังกล่าวอ่านและเข้าใจได้ง่าย บันทึกดังกล่าวไม่ควรมีรายละเอียดมากมาย แต่ต้องรวมประเด็นที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ดังนั้น ควรตรวจสอบเทปเสียงที่มีอยู่เพื่อตรวจสอบย้อนกลับหากจำเป็น

รวมข้อเสนอแนะ

หากคุณมีคำถามหรือต้องการคำชี้แจง โปรดติดต่อหัวหน้าการประชุมหรือผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ วิธีนี้จะช่วยให้บันทึกการประชุมของคุณถูกต้องและสมบูรณ์

5. อนุมัติและแจกจ่ายบันทึกการประชุม

เมื่อคุณบันทึกการประชุมเสร็จแล้ว คุณต้องได้รับการอนุมัติจากสมาชิกคณะกรรมการ ซึ่งต้องดำเนินการนี้ก่อนที่จะเริ่มการประชุมครั้งต่อไป

การนำเสนอบันทึกการประชุมเพื่ออนุมัติ

หากต้องการให้มีการอนุมัติบันทึกการประชุม ให้ส่งบันทึกการประชุมดังกล่าวให้ผู้จัดการหรือผู้รับผิดชอบการประชุมทราบ คุณต้องดำเนินการนี้ก่อนการประชุมครั้งต่อไป ซึ่งเป็นโอกาสให้ผู้เข้าร่วมเสนอแนะแนวทางแก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกการประชุมได้รับการอนุมัติก่อนดำเนินการเรื่องใหม่

การอนุมัติการบันทึก

เมื่ออนุมัติบันทึกการประชุมแล้ว ให้จดบันทึกนี้ไว้ในเอกสารบันทึกการประชุมฉบับใหม่ บันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการนี้มีความสำคัญในการรักษาประวัติการประชุมที่ถูกต้อง

6. ส่งบันทึกการประชุมครั้งสุดท้าย

ตอนนี้สิ่งที่เหลืออยู่คือการส่งบันทึกการประชุมขั้นสุดท้ายของคุณให้กับบุคคลที่เหมาะสม!

แบ่งปันกับผู้เข้าร่วมการประชุมทั้งหมด

เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ให้แจกจ่ายรายงานสรุปการประชุมให้ผู้เข้าร่วมทุกคนทราบ สามารถทำได้ทางอีเมล ระบบจัดการเอกสารภายใน หรือแพลตฟอร์มแชร์ออนไลน์

จัดเก็บและเก็บถาวรบันทึกการประชุม

คุณสามารถบันทึกรายละเอียดการประชุมในลักษณะที่สามารถเรียกดูได้ง่ายเมื่อจำเป็น อาจเป็นไฟล์ดิจิทัลหรือไฟล์ทางกายภาพตามความต้องการขององค์กรของคุณ ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการอ้างอิงและการปฏิบัติตามในอนาคต

การแชร์ออนไลน์และการเก็บข้อมูลบนคลาวด์

การใช้โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Google Docs ทำให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงบันทึกการประชุมได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถอัปเดตและทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วหากจำเป็น

คำถามที่พบบ่อย

ฉันควรใส่อะไรลงในบันทึกการประชุมของฉัน?

บันทึกของคุณจากการประชุมต้องประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้เสมอ:

• วันที่และเวลา สถานที่ ชื่อผู้เข้าร่วมประชุม
• หัวข้อวาระการประชุม สรุปการหารือที่สำคัญ และการตัดสินใจที่เกิดขึ้น
• รายการการดำเนินการ วันประชุมครั้งต่อไป และเวลาสิ้นสุดการประชุม

บันทึกการประชุมควรเป็นบันทึกคำต่อคำหรือไม่?

อย่าบันทึกการประชุมเป็นบันทึกคำต่อคำ แต่ควร สรุปประเด็นหลัก และการตัดสินใจที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุม เป้าหมายคือบันทึกสิ่งที่หารือกันในสาระสำคัญและการดำเนินการใดๆ ที่เกิดขึ้นจากการประชุม แต่ไม่จำเป็นต้องบันทึกทุกคำที่บันทึกไว้ วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาและทำให้บันทึกสั้นลงและอ่านง่ายขึ้น

ฉันควรเตรียมบันทึกการประชุมหลังการประชุมเร็วเพียงใด?

หลังจากการประชุมเสร็จสิ้น ให้พยายามจัดทำบันทึกการประชุมให้เสร็จภายในหนึ่งหรือสองวัน ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะช่วยให้บันทึกการประชุมเป็นปัจจุบันและถูกต้องแม่นยำ คุณต้องสามารถส่งบันทึกการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะทำให้ติดตามผลการดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว

มีข้อกำหนดทางกฎหมายเกี่ยวกับบันทึกการประชุมหรือไม่?

กฎหมายอาจกำหนดให้ต้องบันทึกการประชุม ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจของคุณ การประชุมคณะกรรมการบริษัทบางครั้งต้องบันทึกการประชุมเพื่อให้เป็นไปตามกฎการกำกับดูแลกิจการ ดังนั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องเข้าใจและปฏิบัติตามกฎหมายท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องหรือภาระผูกพันทางกฎหมาย

รับความช่วยเหลือในการถอดเสียงบันทึกการประชุมด้วย Smodin AI

การถอดเสียงบันทึกการประชุมอาจเป็นงานที่น่ากังวล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมนั้นยาวและมีรายละเอียดมาก Smodin AI นำเสนอวิธีแก้ปัญหานี้ เครื่องมือ Summarizer ช่วยให้คุณบันทึกและจัดระเบียบบันทึกการประชุมได้อย่างแม่นยำ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด

ด้วย Smodin AI คุณสามารถมุ่งเน้นที่การเข้าร่วมประชุมได้อย่างเต็มที่ แทนที่จะกังวลว่าจะพลาดรายละเอียดสำคัญ ลงทะเบียน Smodin วันนี้ เพื่อให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นอีกนิด!