Cómo redactar actas de reuniones

Nadie puede recordar todos los detalles de una reunión. Cola acta de reunión: una forma de transcribir todos los puntos tratados. Si tienes que redactar un acta de reunión para el presidente del consejo de administración o para tu jefe, tienes una importante tarea por delante.

Piénselo así. Las actas de las reuniones sirven de recordatorio para todos los miembros presentes. Es como tomar notas, pero deben ser detalladas. Si se te escapa algún detalle (y nos referimos a cualquier detalle), los miembros se confundirán y tú no habrás hecho tu trabajo.

Si quieres saber cómo redactar actas de reunión que sean detalladas y útiles para los participantes en una reunión, echa un vistazo a nuestro artículo a continuación. Repasamos todos los consejos y trucos para aprovechar mejor el tiempo en la reunión y tomar notas que sean concisas y útiles para todos.

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What Are Meeting Minutes?

Las actas de reunión son un registro escrito exhaustivo de todo lo que ocurre durante una reunión. Incluyen desde los puntos clave debatidos hasta las acciones asignadas a un empleado designado.

Estos documentos sirven para más de un propósito. Piensa en ellos como una referencia para cualquier reunión futura, para asegurarte de que todos rinden cuentas. Ayudan a mantener un registro oficial a efectos organizativos o incluso legales.

Las actas deben ser claras y concisas. Deben reflejar con precisión la esencia de la reunión. Normalmente, las actas de las reuniones se asignan a empleados como secretarios o auxiliares administrativos. Según la Harvard Business Review, los ejecutivos pueden pasar 23 horas a la semana en reuniones. De ahí que el personal que toma notas probablemente haga lo mismo.

Por lo tanto, es esencial ser lo más detallista posible a la hora de levantar acta, pero asegurándose de no dedicar demasiado tiempo a partes de la reunión que pueden no ser importantes.

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Why Are Meeting Minutes So Important?

Las actas de las reuniones son cruciales para que una empresa siga funcionando y hay varias razones por las que son importantes durante las reuniones del consejo de administración.

Son un registro oficial de lo ocurrido en la reunión. Los miembros las consultarán cuando necesiten refrescar la memoria. En ellas se indicará a quién se asigna cada tarea, para que nadie tenga dudas sobre lo que se espera de él. A veces, las notas de las reuniones actúan como pruebas legales, demostrando cuáles fueron las decisiones y acciones de la empresa en ese momento.

Ayudan a seguir el progreso de los proyectos y a garantizar que las acciones se lleven a cabo a tiempo. Además, permiten a los asistentes ponerse al día sobre las decisiones que se tomaron sin ellos. Puedes facilitarte la vida utilizando herramientas como los resumidores de IA para tomar notas durante una reunión, pero asegúrate de corregirlas antes de entregarlas para su aprobación.

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Cómo levantar acta de una reunión

Antes de empezar a tomar notas, siempre hay que prepararse bien antes de la reunión. También es necesario tener una idea del objetivo de la reunión para redactar un acta eficaz. A continuación te damos algunos consejos sobre lo que tienes que hacer antes, durante y después de una reunión, así como sobre cómo ahorrar tiempo durante todo el proceso.

1. Preparar la reunión

Cuando sepas la fecha de la reunión, debes empezar a prepararte a conciencia. Habla con el responsable de la reunión para saber qué se espera de ti.

Examine Previous Meeting Minutes

Revisar las actas de reuniones anteriores le ayudará a comprender el formato, el estilo y el nivel de detalle requeridos. También te da un contexto para las discusiones en curso y te ayuda a identificar cualquier asunto sin resolver que pueda abordarse.

Review the Meeting Agenda

Antes de asistir a la reunión, debe recibir el orden del día. Normalmente le darán una lista de los temas que se van a tratar. Es probable que también te den un resumen o el orden de los temas que se van a tratar. Estúdialo para poder predecir cómo se desarrollará la reunión y prepárate para tomar notas.

Gather All the Documents You Need

Asegúrese de que dispone de todos los documentos necesarios, como informes, documentos complementarios y cualquier material proporcionado por los ponentes. Tenerlos a mano le ayudará a entender los debates y a tomar notas precisas.

Set Up Recording Devices

Si puedes, graba la reunión con un dispositivo de grabación o con un smartphone. Esto te servirá de apoyo a la hora de transcribir tus notas.

2. Qué hacer durante la reunión

Levantar acta de una reunión puede ser muy exigente. Se trata, sobre todo, de una transcripción instantánea de lo que se dice. Este es el procedimiento que debe seguirse de principio a fin.

Record Key Details

Begin by noting:

• The date and time
• Lugar de la reunión
• The names of attendees and absentees

Toda esta información es crucial para el contexto y la referencia.

Documentar todos los debates y decisiones

Recoge lo esencial de cada debate, incluidos los puntos principales, las opiniones divergentes y cualquier decisión o resolución. Asegúrate de anotar todas las mociones, quién las propuso y los resultados. Esto es especialmente importante en una reunión del consejo de administración en la que se toman decisiones oficiales.

3. Take Effective Notes

Utiliza abreviaturas o notas taquigráficas para seguir el ritmo de la discusión. Evite ser demasiado breve, ya que afectará a la fluidez de su redacción. Concéntrese en transmitir los mensajes clave y las conclusiones en lugar de intentar reproducir cada palabra.

Además, identifica los puntos de acción y las fechas de vencimiento. Observa la estructura de la reunión para asegurarte de que se anotan todos los puntos vitales.

Roll Call and Introductions

Anota el paso de lista si forma parte del procedimiento habitual de la reunión. Registra los nombres de todos los asistentes a la reunión y las presentaciones realizadas por el responsable de la reunión.

Puntos del orden del día y temas de debate

A medida que avance la reunión, sigue atentamente el orden del día. Registra los debates de cada punto del orden del día, incluidos los temas de discusión y las cuestiones clave planteadas. Esto ayuda a mantener un documento claro y organizado para las actas de la reunión.

Identificar los puntos de acción y las asignaciones

Documente claramente los puntos de acción, incluyendo quién es responsable de cada tarea y la fecha de vencimiento. Esto garantiza que todos los participantes en la reunión conozcan sus responsabilidades.

4. Organice sus notas después de la reunión

Una vez terminada la reunión, tienes que empezar a recopilar todos los documentos para que sean fáciles de consultar. Veamos lo que debes hacer.

Transcribe and Organize All Your Notes

Inmediatamente después de la reunión, convierte tus notas en un documento coherente y sistemático. De este modo, recordarás siempre todos los detalles sin cometer errores. Al hacer este trabajo, se puede utilizar MS Word o Google Docs.

Review and Revise

Para garantizar la veracidad y comprensibilidad de las actas, intente leerlas de nuevo. Asegúrese también de que son fáciles de leer y comprender. No pueden ser prolijas, pero deben incluir todos los puntos relevantes. Por lo tanto, examine las cintas de audio disponibles para cotejarlas cuando sea necesario.

Incorporate Feedback

Si tiene alguna duda o necesita alguna aclaración, póngase en contacto con el responsable de la reunión o con otros participantes. Así te aseguras de que las actas de la reunión sean precisas y completas.

5. Approve and Distribute Meeting Minutes

Una vez que hayas terminado el acta de la reunión, tienes que conseguir la aprobación de los miembros de la junta. Esto debe hacerse antes de que empiece la siguiente reunión.

Presenting Minutes for Approval

Para que las actas sean aprobadas, preséntalas a tu jefe o a quien estuviera a cargo de la reunión. Debes hacerlo antes de la siguiente reunión. Esta es una oportunidad para que la gente sugiera correcciones o adiciones. Asegúrate de que las actas se aprueban antes de pasar a los nuevos asuntos.

Recording Approval

Una vez aprobadas las actas, anótelo en el nuevo documento de actas de la reunión. Este registro oficial de aprobación es importante para mantener un historial preciso de las reuniones.

6. Send Out Final Meeting Minutes

Ahora sólo queda enviar las actas finalizadas a las personas adecuadas.

Compartir con todos los participantes en la reunión

Una vez obtenida la aprobación, distribuye el acta final a todos los participantes. Esto puede hacerse por correo electrónico, un sistema interno de gestión de documentos o una plataforma de intercambio en línea.

Almacenar y archivar las actas de las reuniones

Puede registrar las actas de forma que puedan recuperarse fácilmente siempre que sea necesario, quizá como archivo digital o archivo físico según las necesidades de su organización. Esto es importante para futuras referencias y para el cumplimiento de las normas.

Compartir en línea y almacenamiento en la nube

El uso de soluciones de almacenamiento en la nube como Google Docs permite que todas las partes interesadas puedan acceder fácilmente a las actas de las reuniones. Esto también facilita las actualizaciones rápidas y la colaboración en caso necesario.

Obtenga ayuda para transcribir actas de reuniones con Smodin AI

Transcribir las actas de una reunión puede ser una tarea ardua, sobre todo si la reunión es larga y detallada. Smodin AI ofrece una solución a este reto. La herramienta Summarizer puede ayudarle a capturar y organizar con precisión las actas de las reuniones. De este modo, ahorrará tiempo y reducirá el riesgo de errores.

Con Smodin AI, podrá centrarse en participar en la reunión en lugar de preocuparse por perderse detalles importantes. Regístrese en Smodin hoy mismo para hacer su vida un poco más fácil.

Preguntas frecuentes

¿Qué debo incluir en mis notas de reunión?

Tus notas de la reunión deben incluir siempre:

• Fecha y hora, lugar, nombres de los asistentes
• Puntos del orden del día, resumen de los principales debates y decisiones adoptadas
• Puntos de acción, fecha de la próxima reunión y hora de finalización de la reunión.

¿Las actas de las reuniones deben ser literales?

Las actas de las reuniones no deben ser literales. En su lugar, deben parafrasear los puntos principales y las decisiones tomadas durante la reunión. El objetivo es recoger lo que se debatió en esencia y las acciones que se derivaron de ello, pero sin transcribir necesariamente cada palabra. Esto ahorra tiempo y hace que las actas sean más breves y legibles.

¿Cuándo debo preparar el acta después de la reunión?

Justo después de la reunión, procura tener listas las actas. Procure hacerlo en uno o dos días. Esto es importante porque te ayudará a mantenerlas actualizadas y precisas. Además, debes poder entregarlas fácilmente a los participantes, lo que facilitará un seguimiento rápido de los puntos de acción.

¿Existen requisitos legales para las actas de las reuniones?

Las actas de las reuniones pueden ser obligatorias por ley, dependiendo de la naturaleza de su empresa. En ocasiones, los consejos de administración de las empresas deben redactar actas para cumplir las normas de gobierno corporativo. Por eso es importante que conozcas y cumplas los estatutos o las obligaciones legales locales.