Ingen kan komma ihåg varenda detalj från ett möte. Köa mötesprotokoll: ett sätt för dig att skriva ner alla punkter som diskuterats. Om du ska skriva mötesprotokoll åt styrelseordföranden eller din chef har du en viktig uppgift framför dig!
Tänk på det så här. Mötesprotokoll fungerar som en påminnelse för alla närvarande medlemmar. Det är som att föra anteckningar, men de måste vara detaljerade. Om du missar någon detalj (och då menar vi någon) kommer medlemmarna att bli förvirrade och du har inte gjort ditt jobb.
Om du vill veta hur du skriver mötesprotokoll som är detaljerade och till hjälp för deltagarna i ett möte, kolla in vår artikel nedan. Vi går igenom alla tips och tricks för hur du bäst utnyttjar din tid på mötet och gör anteckningar som blir kortfattade och användbara för alla.
Bild från Unsplash
Vad är ett mötesprotokoll?
Ett mötesprotokoll är en omfattande skriftlig redogörelse för allt som händer under ett möte. De innehåller allt från de viktigaste punkterna som diskuterats till åtgärder som tilldelats en utpekad medarbetare.
Dessa dokument tjänar mer än ett syfte. Tänk på dem som en referens för framtida möten för att se till att alla håller sig ansvariga. De hjälper till att upprätthålla ett officiellt register för organisatoriska eller till och med juridiska ändamål.
Protokollen ska vara klara och koncisa. De måste återspegla kärnan i mötet på ett korrekt sätt. Vanligtvis tilldelas mötesprotokoll till anställda som sekreterare eller administrativa assistenter. Enligt Harvard Business Review kan chefer tillbringa 23 timmar i veckan på möten. Därför kommer den personal som för anteckningar förmodligen att göra detsamma.
Därför är det viktigt att vara så detaljerad som möjligt när du för protokoll, men se till att du inte lägger för mycket tid på delar av mötet som kanske inte är så viktiga.
Bild från Unsplash
Varför är mötesprotokoll så viktiga?
Mötesprotokoll är avgörande för att ett företag ska fungera och det finns flera skäl till varför de är viktiga under styrelsemöten.
De är en officiell redogörelse för vad som hände under mötet. Medlemmarna kommer att hänvisa till dem när de behöver friska upp minnet. I protokollet anges vem som har tilldelats vilken uppgift så att ingen är oklar över vad som förväntas av dem. Ibland fungerar mötesanteckningar som juridisk bevisning och bevisar vilka beslut och åtgärder som företaget vidtog vid den aktuella tidpunkten.
De hjälper till att spåra hur projekten fortskrider och ser till att åtgärdsförslagen slutförs i tid. De ger också ett sätt för personer som missade mötet att komma ikapp beslut som fattades utan dem. Du kan göra ditt liv enklare genom att använda verktyg som AI-sammanfattare för att ta anteckningar under ett möte, men se till att du korrekturläser dessa anteckningar först innan du lämnar in dem för godkännande.
Bild från Unsplash
Hur man tar mötesprotokoll
Innan du börjar föra anteckningar bör du alltid förbereda dig i god tid före mötet. Du måste också ha en uppfattning om mötets syfte för att kunna skriva ett effektivt mötesprotokoll. Nedan går vi igenom några tips på vad du behöver göra före, under och efter ett möte, inklusive sätt att spara tid under hela processen.
1. Förbered dig för mötet
När du får reda på datumet för mötet bör du börja förbereda dig ordentligt. Prata med mötesledaren för att diskutera vad som förväntas av dig.
Granska tidigare mötesprotokoll
Genom att granska tidigare mötesprotokoll kan du förstå vilket format, vilken stil och vilken detaljnivå som krävs. Det ger dig också ett sammanhang för de pågående diskussionerna och hjälper dig att identifiera eventuella olösta frågor som kan tas upp.
Gå igenom mötesagendan
Du bör få en dagordning för mötet innan du deltar. Den innehåller normalt en lista över de saker som ska diskuteras. Du får sannolikt också en översikt över eller ordning på de saker som kommer att diskuteras. Studera den så att du kan förutse hur mötet kommer att gå och gör dig redo att föra anteckningar.
Samla in alla dokument du behöver
Se till att du har alla nödvändiga dokument, t.ex. rapporter, kompletterande dokument och annat material som talarna tillhandahåller. Att ha dessa till hands hjälper dig att förstå diskussionerna och göra korrekta anteckningar.
Ställ in inspelningsenheter
Spela in mötet med hjälp av antingen en inspelningsenhet eller en smartphone om du kan. Detta kommer att fungera som en reserv för att hjälpa till att fylla eventuella tomrum när du transkriberar dina anteckningar.
2. Vad du ska göra under mötet
Att skriva protokoll från ett möte kan vara mycket krävande. Framför allt gör du en omedelbar transkription av vad som sägs. Här är proceduren som bör följas från början till slut.
Registrera viktiga detaljer
Börja med att notera:
- Datum och tid
- Platsen för mötet
- Namn på deltagare och frånvarande
All denna information är viktig för sammanhang och referens.
Dokumentera alla diskussioner och beslut
Fånga kärnan i varje diskussion, inklusive huvudpunkterna, olika åsikter och eventuella beslut eller resolutioner. Se till att notera eventuella motioner, vem som lade fram dem och resultatet. Detta är särskilt viktigt vid ett styrelsemöte där officiella beslut fattas.
3. Gör effektiva anteckningar
Använd förkortningar eller stenografiska anteckningar för att hålla jämna steg med diskussionen. Undvik att vara för kortfattad eftersom det påverkar ditt skrivflöde! Koncentrera dig på att få fram de viktigaste budskapen och slutsatserna snarare än att försöka återge varje ord.
Identifiera dessutom åtgärdspunkter och förfallodatum. Observera mötesstrukturen för att se till att alla viktiga punkter noteras.
Upprop och presentationer
Notera namnuppropet om det är en regelbunden del av mötesförfarandet. Anteckna namnen på alla mötesdeltagare och eventuella presentationer som görs av mötesledaren.
Dagordningspunkter och diskussionsämnen
Följ dagordningen noga under mötets gång. Anteckna diskussionerna under varje punkt på dagordningen, inklusive diskussionspunkter och viktiga frågor som tas upp. Detta bidrar till att hålla mötesprotokollet tydligt och organiserat.
Identifiera åtgärdspunkter och uppdrag
Dokumentera tydligt alla åtgärdspunkter, inklusive vem som är ansvarig för varje uppgift och förfallodatum. På så sätt säkerställs att alla mötesdeltagare vet vad de har för ansvar.
4. Ordna dina anteckningar efter mötet
När mötet är avslutat måste du börja sammanställa alla dina dokument så att de är lätta att se. Låt oss ta en titt på vad du bör göra.
Transkribera och organisera alla dina anteckningar
Omedelbart efter mötet ska du omvandla dina anteckningar till ett sammanhängande och systematiskt dokument. På så sätt kommer du alltid att komma ihåg alla detaljer utan att göra några misstag. När du gör det här jobbet kan MS Word eller Google Docs användas.
Granskning och revidering
För att säkerställa att protokollet är sakligt och begripligt bör du försöka läsa igenom det igen. Se också till att de är lätta att läsa och förstå. De får inte vara långrandiga men måste innehålla alla relevanta punkter. Undersök därför vid behov eventuella ljudband för dubbelkontroll.
Införliva feedback
Om du har några frågor eller behöver förtydliganden, kontakta mötesledaren eller andra deltagare. På så sätt säkerställer du att ditt mötesprotokoll är korrekt och fullständigt.
5. Godkännande och distribution av mötesprotokoll
När du är klar med mötesprotokollet måste du få det godkänt av styrelseledamöterna. Detta måste göras innan nästa möte börjar.
Föredragning av protokoll för godkännande
För att få protokollet godkänt ska du presentera det för din chef eller den som ansvarade för mötet. Du måste göra detta före nästa möte. Detta är en möjlighet för deltagarna att föreslå korrigeringar eller tillägg. Se till att protokollet är godkänt innan du går vidare till nya frågor.
Godkännande av inspelning
När protokollet har godkänts noterar du detta i det nya dokumentet för mötesprotokollet. Detta officiella godkännande är viktigt för att upprätthålla en korrekt möteshistorik.
6. Skicka ut slutligt mötesprotokoll
Nu återstår bara att skicka ut ditt färdiga mötesprotokoll till rätt personer!
Dela med alla mötesdeltagare
När du har fått godkännande ska du skicka ut det slutliga protokollet till alla deltagare. Detta kan göras via e-post, ett internt dokumenthanteringssystem eller en plattform för delning online.
Förvara och arkivera mötesprotokoll
Du kan föra protokollet på ett sätt som gör att det lätt kan hämtas när det behövs, kanske som ett digitalt arkiv eller en fysisk fil beroende på organisationens behov. Detta är viktigt för framtida referens och efterlevnad.
Online-delning och molnlagring
Genom att använda molnlagringslösningar som Google Docs blir mötesprotokollen lättillgängliga för alla berörda parter. Detta underlättar också snabba uppdateringar och samarbete vid behov.
Vanliga frågor
Vad ska jag ta med i mina mötesanteckningar?
Dina anteckningar från mötet måste alltid innehålla:
- Datum och tid, plats, namn på deltagarna
- Punkter på dagordningen, en sammanfattning av viktiga diskussioner och beslut som fattats
- Åtgärdspunkter, datum för nästa möte och sluttid för mötet
Bör mötesprotokoll vara en ordagrann redogörelse?
Gör inte mötesprotokollet till ett ordagrant referat. Istället ska det vara en parafras av huvudpunkterna och de beslut som fattats under mötet. Syftet är att fånga vad som diskuterades i huvudsak och eventuella åtgärder som följde av detta, men inte nödvändigtvis att varje ord ska skrivas ut. Detta sparar tid och gör protokollet mer kortfattat och lättläst.
Hur snart efter mötet bör jag förbereda protokollet?
Strax efter mötet ska du försöka få protokollet klart. Du bör sträva efter att göra detta inom en dag eller två. Detta är viktigt eftersom det hjälper till att hålla dem uppdaterade och korrekta. Du måste enkelt kunna ge dem till deltagarna, vilket underlättar en snabb uppföljning av åtgärdspunkterna.
Finns det lagkrav på mötesprotokoll?
Mötesprotokoll kan krävas enligt lag, beroende på vilken typ av verksamhet du bedriver. Bolagsstyrelsemöten måste ibland protokollföras för att uppfylla reglerna för bolagsstyrning. Det är därför viktigt att du förstår och följer alla relevanta lokala stadgar eller rättsliga skyldigheter.
Få hjälp med att transkribera mötesprotokoll med Smodin AI
Att transkribera mötesprotokoll kan vara en skrämmande uppgift, särskilt om mötet är långt och detaljerat. Smodin AI erbjuder en lösning på denna utmaning. Summarizer-verktyget kan hjälpa dig att fånga och organisera mötesprotokoll på ett korrekt sätt. Detta fungerar genom att spara tid och minska risken för fel.
Med Smodin AI kan du fokusera på att delta i mötet i stället för att oroa dig för att missa viktiga detaljer. Registrera dig på Smodin idag för att göra ditt liv lite enklare!